Muchos profesionales de la abogacía sufren estrés ocasionado por los plazos procesales que han de cumplir, por las visitas inesperadas al despacho, las interrupciones, llamadas de teléfono, correos electrónicos, etc., por lo que aprovechar el tiempo y sacar el máximo rendimiento, es un ejercicio imprescindible para los profesionales de la abogacía, pues, insisto, nuestra profesión está sujeta a responder en plazo las múltiples tareas y nuestro ejercicio aborda retos muy importantes.
Pero ¿invertimos bien el tiempo? Todo es cuestión de prioridades.
Los expertos en gestión del tiempo han ido estableciendo algunos tips y principios a los que podemos acudir para organizarnos correctamente y para optimizar el tiempo, lo que sin duda favorecerá reducir ese estrés y alcanzar nuestros objetivos, y con ello la satisfacción personal y el éxito profesional.
Para ello, se requiere de un sistema preciso de trabajo que permita alcanzar la concentración para poder progresar. Entre los mismos podemos valernos de los siguientes:
1) Anotar todas las tareas pendientes
En mi caso, lo primero que hago nada más me siento en la mesa del despacho a primera hora de la mañana, es anotar en un cuaderno todas las tareas que tengo pendiente para ese día para así poder visualizar mejor los objetivos que he de cumplir.
Aquí la toma de decisión juega un papel importante, pues debemos determinar qué tareas corren mayor urgencia o tienen una mayor dificultad.
2) Organizar en la agenda todos esos asuntos
Normalmente, clasifico los asuntos de mayor a menor dificultad para ir haciéndolos ordenadamente y asignando tiempos a cada uno, es decir, hay que priorizar, poniendo en último lugar las llamadas telefónicas que tenga que hacer durante el día, enviar correos electrónicos, así como las salidas externas para realizar algunos trámites. Además, hay que tener en cuenta que, generalmente, en las primeras horas de la jornada laboral es donde se rinde más (ojo, cada persona tiene un ritmo biológico, dependerá del mismo para establecer las horas de mayor rendimiento).
En relación a las salidas (ir al Juzgado, a la Notaría…) normalmente las planifico para hacerlas todas en un mismo día para no tener que salir fuera del despacho todos los días y perder tiempo en otras tareas que requieran mayor dedicación.
Asimismo, hay que tener en cuenta que, bajo ninguna circunstancia, hay que hacer dos tareas a la vez, pues esto ocasionaría un colapso entre ambas y, con ello, no se haría ninguna de las dos adecuadamente, haciéndonos cometer errores.
A estos dos primeros tips les dedico unos 10 minutos para poder organizar el día correctamente.
3) No procrastines
Dejar las tareas pendientes para otro día y hacer otras que resulten más amenas o agradables es uno de los ladrones del tiempo. Hay que saber dividir y organizar el tiempo en función de los quehaceres principales. Asimismo, si no has finalizado una tarea, no comiences una nueva, excepto en el caso de que el asunto sea urgente.
4) Orden
Aunque parezca mentira, el orden es una cuestión muy importante en los profesionales de la abogacía. Una mesa despejada y ordenada es sinónimo de una mente focalizada. Por lo que cada día, al final de la jornada, hay que recoger y organizar la mesa de trabajo para que al día siguiente no se pierda tiempo en tener que hacerlo y estar concentrados en las tareas que tengamos asignadas ese día para comenzar de forma inmediata.
5) Evita las interrupciones
Cuando estamos enfocados en un asunto importante que requiere que estemos más centrados, es importante, por ejemplo, cerrar la puerta del despacho durante el tiempo que necesitemos para evitar interrupciones que puedan afectar a nuestra concentración, o incluso desconectar el teléfono y cerrar el correo electrónico para no distraernos y estar orientados solamente en el objetivo que pretendemos conseguir, pues el cliente y los plazos no esperan.
6) Desconecta
Dicho lo anterior, es importante poder desconectar hablando con otros compañeros que estén también descansando, tomar el desayuno o simplemente levantarte del asiento para estirar las piernas durante cinco minutos.
Se sabe que una vez pasados 45 minutos, se pierde efectividad y es en ese momento cuando debemos tomarnos un descanso.
Existen muchos otros mecanismos que pueden llegar a funcionar para gestionar el tiempo, como por ejemplo, las agendas tecnológicas o aplicaciones móviles para organizar las tareas.
No olvidemos que todo aquello que se puede medir, como el tiempo, puede mejorar.
7) Flexibilidad
Señalar que todos estos tips son recomendaciones que me han servicio a mí personalmente, con independencia de que cada persona pueda aplicar los que crea más convenientes. Cada uno de nosotros tenemos un ritmo de vida diferente y dependiendo de muchos factores externos a una persona u otra le valdrá otra serie de mecanismos para gestionar el tiempo que pueden no ser estos.
En función de cómo administres tu tiempo cada día en el despacho, triunfarás o fracasarás.
