- Cristina Retana, directora de Contenidos e Innovación de Aranzadi LA LEY, recomienda comenzar por tareas recurrentes, medibles y de bajo riesgo que permitan liberar tiempo
- La segunda edición del Programa de Digitalización de Despachos aborda el uso práctico de la inteligencia artificial, la protección de los datos y los criterios para elegir herramientas tecnológicas
¿Qué lleva a un profesional de la abogacía a dedicar parte de su tiempo a aprender a digitalizar su despacho? ¿Qué tienen en común quienes están sentados en esta sala? La respuesta podría resumirse en una palabra: inquietud.
Así lo puso de manifiesto Gregorio García, director general del Ilustre Colegio de la Abogacía de Madrid (ICAM), ayer durante la inauguración de la segunda edición del Programa de Digitalización de Despachos, una iniciativa impulsada por la Fundación ICAM Cortina y la Cámara de Comercio. En un momento en el que, como señaló, «no estamos en una época de cambios, sino en un cambio de época», García destacó la importancia de que los profesionales mantengan viva esa inquietud por aprender y adaptarse a una transformación tecnológica que avanza a gran velocidad.
Una transformación que ya está modificando el trabajo cotidiano de los despachos y que plantea nuevas cuestiones: qué tareas se pueden automatizar, cuáles deben permanecer bajo supervisión del profesional y cómo incorporar estas herramientas sin comprometer la información de los clientes.
Sobre estas cuestiones giró la mesa redonda, en la que participaron Cristina Retana, directora de Contenidos e Innovación de Aranzadi LA LEY; María José González, responsable de Mercado Legal de Lefebvre; Ana Vives, directora de Contenidos e Innovación de Tirant lo Blanch; y Joaquín Cartagena, coordinador del programa Digitaliza tu Despacho. El debate lo moderó Elena Pérez, coordinadora de Emprendimiento de la Cámara de Comercio de Madrid.
¿Por dónde se empieza a digitalizar un despacho?
Elena Pérez comenzó con una frase contundente: «La digitalización de los despachos ya no es una opción: es una necesidad». Por su parte, Joaquín Cartagena abrió el debate sobre cómo la IA agéntica, capaz de ejecutar procesos con un mayor grado de autonomía, está protagonizando buena parte de la conversación tecnológica.
En este contexto, Cristina Retana puso el foco en las posibilidades de la inteligencia artificial para los pequeños despachos y recordó que muchas herramientas utilizadas habitualmente por los profesionales ya incorporan funcionalidades de IA.
Desde la gestión de expedientes hasta la investigación jurídica, estas soluciones permiten automatizar tareas que consumen buena parte de la jornada de los profesionales. También pueden automatizarse recordatorios de cobro, comunicaciones con clientes y determinadas tareas administrativas.
Para Retana, la clave está en identificar qué necesita realmente cada despacho, sin asumir que la transformación digital exige grandes inversiones o la incorporación inmediata de las tecnologías más avanzadas.
En este sentido, recomendó comenzar por actividades recurrentes, fáciles de estandarizar y de bajo riesgo, cuyos resultados puedan medirse. «Lo importante es no pensar en todo, sino centrarse en algo concreto», explicó. Una posibilidad es seleccionar tres tareas que consuman demasiado tiempo, establecer prioridades y probar soluciones antes de extender su utilización.
La experta también insistió en que digitalizar no consiste únicamente en automatizar los procedimientos existentes, sino en revisar si pueden realizarse de una manera más eficiente. Para ello, consideró fundamental implicar a los profesionales que desempeñan esas funciones y analizar cómo puede cambiar su forma de trabajar.
Entre las aplicaciones prácticas destacó la revisión de contratos, donde la inteligencia artificial puede detectar errores en la numeración de cláusulas, referencias internas, fechas o anexos. También señaló las ventajas de las herramientas de investigación jurídica, capaces de facilitar la búsqueda de jurisprudencia, resumir resoluciones extensas y localizar información relevante.
En cualquier caso, hizo hincapié en la importancia de verificar las fuentes y mantener la supervisión del abogado, especialmente cuando los resultados pueden afectar a decisiones jurídicas.
La confidencialidad, una línea roja
La protección de la información fue otro de los asuntos centrales de la mesa redonda. Retana advirtió sobre los riesgos de introducir documentación profesional en herramientas generalistas de inteligencia artificial sin conocer previamente sus condiciones de uso.
La ausencia de datos personales no significa necesariamente que un documento pueda compartirse sin riesgos, ya que puede contener información confidencial o estratégica de un cliente.
Por ello, recomendó comprobar si los contenidos introducidos pueden utilizarse para entrenar modelos, dónde se almacenan los datos y qué terceros podrían acceder a ellos. Estas precauciones resultan especialmente relevantes cuando se emplean versiones gratuitas o cuentas personales de asistentes de inteligencia artificial.
La directora de Contenidos e Innovación de Aranzadi LA LEY explicó que actualmente existen soluciones profesionales con garantías contractuales específicas y entornos protegidos en la nube, por lo que no siempre es necesario disponer de servidores propios para trabajar con seguridad.
Asimismo, recordó que el país de origen de un proveedor tecnológico no determina necesariamente la ubicación de sus servidores. Lo importante es conocer las condiciones concretas del servicio, las posibles transferencias internacionales de información y las medidas de protección aplicadas.
Una hoja de ruta adaptada a cada despacho
La mesa también abordó las obligaciones derivadas del Reglamento europeo de Inteligencia Artificial, la formación de los profesionales y la necesidad de establecer criterios internos para un uso responsable de estas herramientas.
El resto de participantes incidieron en la importancia de la alfabetización en inteligencia artificial, así como en la necesidad de conocer las responsabilidades que corresponden a los despachos como usuarios de estas tecnologías, mantener la supervisión humana y preservar el criterio jurídico como elemento esencial del ejercicio profesional.
Joaquín Cartagena, coordinador del programa, subrayó la importancia de evaluar el grado de madurez digital de cada despacho y de diseñar una hoja de ruta ajustada a sus necesidades y recursos.
Este es precisamente uno de los objetivos de la segunda edición del Programa de Digitalización de Despachos, que busca ofrecer a los participantes herramientas prácticas para avanzar en su transformación tecnológica.
La necesidad de adaptar la digitalización a la realidad de los pequeños despachos fue una de las ideas compartidas durante la jornada. A diferencia de los grandes bufetes, muchos de estos profesionales no cuentan con departamentos tecnológicos especializados y deben asumir personalmente las decisiones relacionadas con la incorporación de nuevas herramientas.
Una realidad que refuerza el mensaje trasladado por Cristina Retana durante la jornada: la transformación digital no tiene por qué comenzar con una gran inversión, sino con la identificación de una necesidad concreta y la elección de una herramienta que permita ahorrar tiempo sin perder el control sobre el trabajo ni sobre la información del cliente.
