El artículo 1216 del Código Civil define el documento público como aquél autorizado por un Notario o empleado público competente, con las solemnidades requeridas por la ley.
La tipología de documento público es muy variada: por su origen, por sus efectos… Una nueva categorización es la relativa a su formato: en soporte papel o electrónico.
Las solemnidades requeridas por la ley para que el documento sea considerado como público han cambiado con el paso del tiempo, pues el legislador se adapta a las nuevas necesidades que presenta a la realidad social.
Entrada la era de la informática, con la Ley 24/2001, de 27 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social, se introdujo el llamado “instrumento público electrónico” modificando la Ley del Notariado de 1862 y estableciendo que “Los instrumentos públicos a que se refiere el artículo 17 de esta Ley, no perderán dicho carácter por el sólo hecho de estar redactados en soporte electrónico con la firma electrónica avanzada del Notario …”.
Con la aprobación de dicha ley, se convirtió en frecuente la presentación telemática en los Registros de la Propiedad de instrumentos públicos electrónicos autorizados por los Notarios españoles. Se puede decir que, desde entonces, tanto los Registradores como los Notarios disponen de firma electrónica avanzada, trabajan con soportes electrónicos y se comunican de manera telemática.
Con posterioridad, se han ido aprobando muchas otras leyes, destacando la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos y la Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia. Con mayor o menor trascendencia práctica, se fueron introduciendo modificaciones para dotar al conjunto de la Administración de mecanismos electrónicos para mejorar su eficiencia y reducir costes. Con ello llegamos a la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, que generaliza el uso de documento público electrónico administrativo.
Desde un punto de vista del día a día de un operador jurídico, nos encontramos básicamente con la siguiente tipología de documentación pública electrónica:
– Documento público electrónico: Es aquél que se mantiene en formato electrónico y que, generalmente, se conserva en los correspondientes registros de que deben de disponer las distintas autoridades. Se trata de un fichero informático que ha sido firmado por la autoridad competente y que incorpora, además del contenido ostensible, otros datos informáticos –los llamados metadatos- que proporcionan información acerca del propio documento. Su firma es electrónica y avanzada, y la fecha de su expedición se toma del momento de la firma. Como ejemplos: la inscripción o la nota de despacho firmada electrónicamente por el Registrador de la Propiedad, el Decreto firmado electrónicamente por el Letrado de la Administración de Justicia, la diligencia de embargo firmada por el funcionario de la Seguridad Social o de la A.E.A.T, o una Sentencia firmada electrónicamente por un Juez o Magistrado.
– Traslado a papel de documento público electrónico: Se trata de la impresión en papel del documento anterior. Los documentos electrónicos públicos acostumbran a llevar un Código Seguro de Verificación (C.S.V.) o un Código de Validación Electrónico (C.V.E.) así como la dirección web donde verificar ese código. La verificación es indispensable, porque lo realmente válido y auténtico no es el papel en sí, sino el documento electrónico verificado. Por ello, a la hora de imprimir o fotocopiar se debe ser muy cauteloso para que el C.S.V. sea legible. Un ejemplo sería la certificación catastral descriptiva y gráfica: a simple vista se aprecia una certificación como las de toda la vida, con la única diferencia de que la firma ya no es manual sino electrónica. Pero si se accede a la página web del Catastro y se verifica el documento mediante su C.S.V, se obtendrá una copia electrónica de la certificación donde se podrá observar que esa certificación con ese C.S.V. lleva aparejados muchísimos metadatos, como el GML de la representación gráfica georreferenciada de la parcela.
– Copia electrónica de un documento público electrónico: La reproducción en formato electrónico del documento electrónico conservado en los Registros de las autoridades da lugar a su copia electrónica. Las copias electrónicas incorporan los metadatos que acreditan su condición de copia.
– Copia electrónica de documento público en formato papel: En este caso, el documento público deberá ser previamente digitalizado y esa copia será en formato electrónico. El funcionario que la expida debe indicar su condición de copia y tendrá la misma validez y eficacia que el documento original. Destaca el caso de las copias electrónicas de las escrituras notariales. Las matrices de los Notarios son, hoy en día, en formato papel. Ya desde la entrada en vigor de la Ley de 2001 notarías y registros funcionan con esas copias electrónicas. El sistema de comunicación existente entre ambos cuerpos permite enviarlas y recibirlas de forma segura, identificar al Notario firmante e igualmente diferenciar su carácter de copias electrónicas simples o auténticas, con los efectos que les son propios.
A la vista de la evolución legislativa, no cabe duda de que el documento electrónico, tanto público como privado, ha venido para quedarse y que los operadores jurídicos tendremos que familiarizarnos con la consulta de los metadatos que incorporan, con certificados de confianza, y, sobre todo, con su verificación, a los efectos de comprobar su procedencia, autoría y contenido, todo para cumplir lo que ya preveía el artículo 1216 de nuestro Código Civil, esto es, que sea autorizado empleado público competente, con las solemnidades requeridas por la ley.
