Una vieja nueva historia: Es para todos conocido que, en su momento, la aparición del papel representó una revolución tecnológica que permitió una fácil obtención, manejo y transmisión de la información, a través de un soporte material idóneo para conservar el conocimiento, registrar acuerdos, acontecimientos y otorgar validez jurídica y/o probatoria, a las declaraciones de voluntad manifestadas por las personas.
No obstante, junto a las indudables ventajas que el documento en papel supuso frente a los soportes anteriormente utilizados (lajas de piedra, láminas de arcilla, papiros, pergaminos de piel, etc), también surgieron importantes desafíos en cuanto a la forma de gestionar, clasificar y organizar la información, así como la necesidad de adoptar medidas de seguridad para garantizar su integridad, disponibilidad y preservación a largo plazo.
El viejo proverbio señala que "no hay nada nuevo bajo el sol" y, efectivamente, esta misma historia se repite con el advenimiento de las tecnologías que permiten la creación de documentos en formato electrónico, y/o la digitalización de la información a partir de documentos originalmente elaborados en papel.
De esta manera, junto con las ventajas y facilidades que se derivan de lo digital, en cuanto a la indexación, transmisión y tratamiento de la información, surgen importantes problemas que afectan la gestión, conservación y disponibilidad de la información incorporada en el soporte electrónico.
Documentos electrónicos en las relaciones entre ciudadanos y AA.PP.
Las repercusiones de la era digital también alcanzan el tratamiento de los documentos en el ámbito de las Administración Públicas, a través de sus servicios telemáticos.
En este sentido, la implantación de mecanismos de relación entre los ciudadanos y las Administraciones Públicas a través de medios electrónicos, en virtud de la Ley 11/2007 (LAECSP), ha derivado en el incremento del flujo y creación de documentos electrónicos y en los procesos de digitalización de documentos originados en papel.
Dentro de este contexto, el Esquema Nacional de Seguridad (RD 3/2010) y Esquema Nacional de Interoperabilidad (RD 4/2010), vienen a establecer condiciones para garantizar el adecuado nivel de seguridad, interoperabilidad técnica, semántica y organizativa de los sistemas y aplicaciones utilizadas.
En particular, se establecen un conjunto de criterios y recomendaciones en materia de seguridad, conservación y normalización que deberán ser tenidos en cuenta por las Administraciones Públicas, para la toma de decisiones tecnológicas que garanticen la interoperabilidad (técnica, semántica y organizativa), entre éstas y con los ciudadanos, así como la seguridad de los documentos electrónicos almacenados en sus sistemas de información.
De esta manera, se procura el ejercicio efectivo de derechos y el cumplimiento de deberes a través del acceso electrónico a los servicios públicos, en condiciones que permitan satisfacer el principio de neutralidad tecnológica, preservando el conocimiento generado y asegurando un acceso a la información transparente, controlado, seguro y responsable.
Asimismo, la custodia de los documentos electrónicos en el sector público, conlleva la necesaria implantación de medidas de seguridad (jurídicas, técnicas y organizativas), a fin de preservar, por periodos prolongados, la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de la información incorporada a los mismos, incluyendo la referente a los certificados y firmas necesarios para dar fe de su identidad o del tiempo de su creación.
En virtud de lo anterior, dentro de muchos estándares adoptados para el diseño y gestión de sistemas de custodia de documentos electrónicos, el Modelo OAIS (Open Archive Information System), constituye en una notable referencia, desarrollado por el Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS) y estandarizado en la ISO 14721:2003.
Dicho Modelo Conceptual divide el sistema de custodia en un conjunto de procesos (ingesta, almacenamiento, administración, gestión de datos, preservación, acceso), que tienen por objeto la conservación, a largo plazo, de los documentos electrónicos.
En cualquier caso, será necesario implantar una gestión eficaz de los documentos, a partir de procedimientos o mecanismos que avalen: la correcta incorporación de metadatos para clasificar la información y contextualizar los contenidos custodiados, mecanismos de búsqueda eficaces, disponer de un modelo de datos que agrupe contenidos y metadatos como una única entidad, presentación de la información a los usuarios evitando su modificación, implantación de mecanismos de preservación y actualización de la información.
En definitiva, para enfrentar los desafíos derivados de la gestión y custodia de los documentos electrónicos, no basta sólo con la adopción de una solución tecnológica que se ajuste a los requerimientos técnicos establecidos en la norma, sino que es indispensable, llevar a cabo una gestión complementaria e integral del cumplimiento de los diversos requisitos (jurídicos, técnicos y organizativos), que de forma transversal o específica, pudieran afectar a la Administración Pública, como organización que presta servicios al ciudadano, y a los procesos involucrados en el tratamiento de su información.
