En el post anterior examinamos aquellas situaciones, vinculadas a nuestra intervención en una videoconferencia, que pueden provocar un cierto malestar en el profesional, y que discurren desde la mera incomodidad hasta un estrés negativo. Conocidas las situaciones “patológicas”, hoy dedicaremos nuestro post a aportar algunas recomendaciones para superarlas, máxime teniendo en cuenta la importancia que está cobrando no sólo la comunicación por videoconferencia, sino igualmente los juicios telemáticos o virtuales.
Para ello, hemos de partir de la base de que, para superar la complejidad de esta nueva forma de comunicación, hemos de trabajar en, al menos, tres campos:
1.- Habilidades
2.- Aprendizaje
3.- Planificación
1.- Habilidades
En cuanto a las habilidades, hemos de ser conscientes que para afrontar un juicio virtual tendremos que emplear algunas competencias que no empleamos habitualmente. Entre las mismas podemos destacar la atención plena, el autocontrol, la paciencia, la comunicación, etc., si bien hemos de subrayar la importancia de dos habilidades que serán claves en este proceso y que habremos de fortalecer: la adaptabilidad y la competencia tecnológica.
La adaptabilidad: es la capacidad para adaptarse y amoldarse de forma flexible a los cambios derivados de un nuevo escenario complejo, y ello a través de la modificación de nuestra conducta con la finalidad de lograr un objetivo concreto en dicho contexto. Para ello, hemos de ser conscientes de la realidad del cambio que supone la nueva comunicación digital, y de la necesidad de ser flexibles a fin de dar respuesta a estas circunstancias cambiantes, saliendo de nuestra zona de confort y, tras renunciar a estados precedentes, involucrarnos en dicho cambio.
La competencia tecnológica: los conocimientos tecnológicos permitirán al abogado identificar las herramientas adecuadas y utilizarlas para mejorar la gestión de los procesos de comunicación en los que interviene el sistema de videoconferencia. Dichos conocimientos incluyen la preparación de todos los aspectos técnicos antes de comenzar la sesión, la gestión y conocimiento adecuado del programa o software a emplear, el uso del sonido (micrófono y auriculares), uso de la cámara, iluminación y solución de problemas técnicos.
2.- Aprendizaje
Disponiendo de dichas habilidades, será preciso incorporar a nuestra rutina un aprendizaje continuado del desarrollo de los juicios virtuales, para lo cual será esencial familiarizarnos con el uso de plataformas de comunicación, tanto en nuestra interacción diaria (entre compañeros, clientes, etc.), como a nivel privado, y con ello me refiero a grabarnos a nosotros mismos en un entorno seguro (en una plataforma), y observarnos posteriormente para ir detectando todos aquellos aspectos a corregir.
Por otro lado, será esencial ver juicios virtuales para observar el proceso que se sigue y otras particularidades vinculadas al proceso de comunicación de todos los intervinientes.
Finalmente, ya la vista del incremento de información sobre esta materia, será esencial leer artículos, ver webinars y, en definitiva, formarse en esta materia.
3.- Planificación
Cuando hablamos de planificación, nos estamos refiriendo a disponer de un control absoluto de aquellos aspectos organizativos, técnicos y de comunicación, cuyo dominio será fundamental para afrontar la práctica exitosa de nuestra intervención en el entorno digital.
A continuación, de forma muy resumida, destacaremos los aspectos que serán claves a los efectos indicados.
Organizativos
La mesa preparada: durante un juicio telemático no está autorizado levantarse y desaparecer de la pantalla, salvo que excepcionalmente el juez lo autorice. Por ello será clave que en la mesa se encuentre todo el material que vamos a emplear durante el juicio debidamente organizado.
Documentos: es igualmente recomendable disponer preparados digitalmente aquellos documentos que tengamos que aportar o exhibir durante el juicio.
Preparación del entorno: dichos aspectos organizativos los trataremos en los dos apartados que siguen.
Técnicos
Revisar la conexión a internet: para evitar problemas como consecuencia de una conexión deficiente, es fundamental comprobar la conexión a internet antes de comenzar la videoconferencia.
Funcionamiento general del equipo: es recomendable comprobar que el equipo tenga conexión a red o batería suficiente y que el micro y la cámara funcionen correctamente.
Cierre de programas y aplicaciones abiertos: unos minutos antes de poner en marcha la sesión de videoconferencia o antes de entrar en la sala virtual, hay que cerrar todos los programas o aplicaciones abiertos. Una videoconferencia exige muchos recursos, por lo que es conveniente que toda la capacidad de nuestro equipo se concentre en la sesión telemática. Además, de este modo evitamos compartir información privada con los asistentes a la reunión virtual.
Probar el vídeo y el audio: antes de iniciar la sesión es muy recomendable probar el software de la videoconferencia sobre todo si es la primera vez que se utiliza. La mayoría de sistemas de videoconferencia tienen una función de prueba o test en el menú de ajustes.
Iluminación: la luz es muy importante para cualquier videollamada, siendo su objetivo facilitar que el rostro se vea y distinga a la máxima perfección. Además, si no se nos ve, la atención se disipa. Por ello, hemos de emplear buenas iluminaciones que igualen la luz que recibe el rostro y no creen contrastes entre zonas iluminadas y zonas de oscuridad.
Sonido: es recomendable emplear auriculares no solo para garantizar la confidencialidad, sino porque la calidad del sonido es mucho mayor y se evitan reverberaciones. Es muy importante silenciar el micrófono cuando no hablemos.
Comunicación
La imagen que transmitimos: presencia y vestuario: la regla es emplear el mismo vestuario que llevamos cuando nos encontramos en una intervención presencial en sala.
El entorno: el entorno, es decir, el espacio físico en el desarrollamos la conferencia, representa nuestro lugar de trabajo, por lo que lo ideal es encontrar un ambiente que transmita profesionalidad, es decir, que sea silencioso, y con un fondo, a ser posible, neutro y sin distracciones.
El encuadre: entendemos por encuadre el fragmento del espacio que capta el objetivo de una cámara y, por extensión, el plano mismo obtenido a través de dicho objetivo. En los juicios telemáticos será fundamental que nos encontremos bien encuadrados para que nuestro mensaje se comunique correctamente. Lo ideal es un plano medio, es decir, aquel en el encuadre iría desde la cabeza hasta la cintura del sujeto.
Comida y bebida: la bebida y, por supuesto, la comida deben excluirse, si bien consideramos que, al igual que en sala de vistas presencial, una botella de agua está permitida. Ante la duda, es mejor preguntar.
Podemos concluir afirmando que el cambio que se avecina como consecuencia de la implementación preferente de los juicios telemáticos va a requerir de los abogados litigantes un notable esfuerzo para adaptarse a este nuevo entorno; no obstante, mejorando en habilidades, siguiendo un aprendizaje y planificando las intervenciones, superaremos las dificultades.
