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13/07/2024. 04:55:58

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El Knowledge Management y la protección de datos, dos caras de la misma moneda

David Baquero Pérez

colaborador de Legal Today

David Baquero
abogado colaborador de Legal Today

El Knowledge Management debe establecer los parámetros de vigilancia sobre la información. Cada modelo trae implícitos sus propios mecanismos de seguridad. El autor analiza los dos sistemas paradigmáticos y señala algunas medidas que se derivan de ellos.

Cuando se habla de Knowledge Management (KM) se tiende a pensar exclusivamente en procesos que facilitan rentabilizar la información adquirida por un despacho. Si bien esta perspectiva no es equivocada, tampoco agota la totalidad de facetas que este concepto implica.

El KM es visto como una especie de substituto cibernético del bibliotecario medieval que organizaba con devoción los textos monásticos. En cierta forma, esta idea no es falsa, pero sí incompleta. Para seguir con el símil, el KM debe ser un monje al estilo de Jorge de Burgos, guardián de la biblioteca, en la inolvidable novela de Umberto Eco, "el Nombre de la Rosa", es decir: sistemático en la catalogación, e implacable con los extraños que pretenden saber más de lo que les conveniente.

Pero ¿qué medidas se deben tomar para proteger nuestro Know How? Ciertamente no las que tomó de Burgos, pero ese es otro asunto. Retomando el argumento, diremos que no es factible hablar de reglas genéricas, dado que el KM debe ser el producto de la práctica legal a la que debe servir.

Cada sistema de KM requiere una protección acorde con los parámetros técnicos elegidos para administrar el Know How. Cuando, por ejemplo, un despacho desarrolla de manera masiva un área del derecho, tiende a adoptar métodos de codificación, creando enormes bases de datos. La información, por lo tanto, permanece almacenada en equipos informáticos, de manera que pueda ser usada por los profesionales las veces que haga falta. Las firmas que se decantan por prácticas extensivas basan su rentabilidad en la sistematización de procesos, lo que les permite delegar gran parte del trabajo en abogados jóvenes (con remuneraciones más bajas).

Con un planteamiento así, la salvaguarda de los datos tiene mucho más que ver con medidas a nivel del sistema, como: Firewalls, filtros, contraseñas, etc. Un ejemplo que ilustra esta categoría sería el de los cobros de carteras hipotecarias, donde los modelos de demanda, las bases de datos y los programas de actualización de deuda, son las joyas de la corona, ya que sobre ellos recae la rentabilidad de la firma.

Una de las consecuencias de trabajar en gran cantidad de casos similares (y, por tanto, optar por el modelo de codificación) es que el despacho ocupa a un mayor número de profesionales. Esto implica que la protección del Know How requiere mayor inversión en material informático. También, son sitios donde la rotación de personal es muy común, debido a que imperan políticas de "Up-or-Out" (o asciendes o te vas) muy estrictas. En estos casos los departamentos de RRHH deben estar en perfecta sincronía con la división de sistemas, alertando sobre posibles despidos. La salida de un profesional es uno de los momentos de mayor tensión y donde se presentan mayores incentivos para que las personas se apropien de información sensible.

En los casos donde se aplican estrategias que tienden a favorecer el modelo Person to Person (P2P) (donde el sistema intenta, más que empacar y catalogar pedazos de información, poner en contacto a los profesionales idóneos en cada una de las materias relacionadas con un caso determinado), el KM debe centrarse en los profesionales. Por tanto, las cláusulas de confidencialidad deben estar al orden del día, así como las barreras que impiden la contratación de los abogados involucrados por parte de bufetes competidores. Es el caso de las llamadas boutiques de abogados, las cuales deben abordar asuntos que podríamos denominar de "página en blanco", ya que son encargos sobre los cuales existe poco conocimiento previo debido su complejidad.

En la práctica diaria es imposible encontrar despachos que encajen perfectamente en cualquiera de estos dos modelos, pero corresponde a los encargados de establecer las políticas de KM determinar en que parte de espectro se ubica la firma. Las medidas de protección de la información dependerán directamente de la práctica que lleve cada despacho.

En definitiva, unos deberán proteger sus tesoros tras pasadizos secretos, mientras otros se decantarán -como de Burgos- por silenciar a los que saben demasiado… pero ese es otro asunto.

 

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