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28/01/2023. 11:01:36

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La gestión al servicio de la calidad y la eficacia

Departamento Documental de Thomson Reuters Jurisoft

La gestión del despacho influye en la calidad y eficacia del servicio que el abogado presta a sus clientes. Ordenar la documentación relativa a cada caso, informar puntualmente de las gestiones que le conciernen y estar al día de las novedades legislativas, así como de las últimas sentencias que sientan un precedente, contribuyen a aumentar su credibilidad profesional y la posibilidad de alcanzar un resultado satisfactorio para el cliente.

Tres personas reunidas

El trabajo del abogado consiste básicamente en la prestación de servicio a sus clientes, por lo que debe considerar principios tan básicos como los de organización, competencia, seriedad y confianza. Quizá son estos últimos los más determinantes, puesto que el cliente traslada la seriedad o seguridad que desprende un despacho a los abogados y demás personas que trabajan con él.

Existen muchas fórmulas para gestionar un despacho con eficacia, pero todas ellas coinciden en unas premisas comunes que aseguran una administración diligente y eficaz.

En primer lugar, cabe destacar que las bases de una buena gestión se asientan desde el momento de la apertura del despacho y se reflejan a lo largo de toda su existencia, tanto en su funcionamiento interno como en el externo, es decir, en su relación con los clientes. Respecto a éstos, es imprescindible cultivar la atención personalizada, ya desde la primera consulta, así como en todo el procedimiento que pueda derivarse de aquella.

La relación entre el cliente y el abogado se inicia con la primera consulta, que normalmente se concierta por teléfono. Por ello, una de las normas que ayudarán a que el cliente se sienta satisfactoriamente atendido es el cumplimiento puntual de la visita concertada que, en la medida de lo posible, debe fijarse a la mayor brevedad.

La primera consulta tiene que convertirse en una conversación formal, que transmita al cliente credibilidad, conocimiento de la situación o del problema expuesto y, ante todo, un consejo exacto sobre la posibilidad o imposibilidad de ganar el caso.

Por otra parte, en la primera visita del cliente, el letrado deberá tener en cuenta tres cuestiones básicas que le ayudarán en la resolución del asunto encomendado:

  • Documentación que aporte el cliente, o que sea necesario recabar para fundamentar la pretensión que corresponda.
  • Capacidad de análisis para enfocar los hechos desde un determinado punto de vista jurídico.
  • Coste económico de los trámites a realizar, tanto de los iniciales como de aquellos que sean obligados posteriormente. Acordando en su caso, la provisión de fondos que el cliente deberá entregar al abogado a cuenta de la minuta definitiva, y que variará en función del procedimiento a seguir y los gastos que origine la posible intervención del procurador.

Una de esas fórmulas que mencionaba antes y que van a garantizar la eficacia en la administración de los asuntos que los clientes encomiendan al abogado, pasa por disponer de un programa de gestión que como Infolex, software de Gestión Jurídica, incluya una agenda que controle los plazos con absoluta seguridad, avisando al abogado automáticamente de su vencimiento, que le recuerde los señalamientos, las reuniones, citas…etc, pudiendo sincronizarla con cualquier dispositivo móvil. Contribuyendo sin lugar a dudas, a que el abogado aumente su credibilidad profesional y la posibilidad de alcanzar un resultado satisfactorio para su cliente.

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