LegalToday

Por y para profesionales del Derecho

Portal jurídico de Aranzadi, por y para profesionales del Derecho

07/02/2023. 11:52:12

LegalToday

Por y para profesionales del Derecho

La gestión documental: el reino del sentido común

La información que el abogado debe manejar para gestionar los asuntos de sus clientes y su propio despacho puede haber llegado a él oralmente o por escrito, y dentro de esta segunda categoría, puede contenerse en soportes digitales o en papel. Sin orden, esta información no será útil. La gestión documental pretende organizar la información y lograr así que sea fácilmente accesible, que esté segura y que esté completa. Es así una de las primeras necesidades a las que un despacho debe hacer frente.

Varios gráficos

En el pasado, el abogado vivía habitualmente entre montones de papel que resultaba necesario archivar y almacenar; la irrupción de internet y de la documentación digital ha complicado aún más las cosas. Han aumentado las puertas de entrada de la información y se han diversificado también sus soportes. Es tanta la cantidad de información que llega a nuestras manos que, en ocasiones, resulta casi imposible administrarla. En este contexto, la fijación de una política de gestión documental pasa por dar respuesta a cuatro preguntas básicas: a) qué información es necesario gestionar; b) qué tipo de «plataforma» y procesos se utilizará para su gestión y qué procesos se utilizarán para su gestión; c) quiénes serán responsables del proyecto; y d) en qué momento y con qué plazos se acometerá este.

Factores como el presupuesto, el personal y el equipo disponible van a ser claves para dar respuesta a estas preguntas. La buena noticia es que lo que antes era con toda seguridad un proyecto complejo (de casi inevitable subcontratación) y costoso, hoy es posible realizarlo de forma artesana, con herramientas de entorno web y sin necesidad de tener enormes conocimientos técnicos.

La mala noticia es que los problemas que suelen aflorar al acometer un proyecto de este tipo siguen siendo los mismos y que aún ocurre que hasta que los tenemos encima, no los vemos. Así, se sigue pensando con frecuencia que basta con tener una buena plataforma (hardware y software adecuados) y correctos procesos para garantizar la gestión eficiente de la documentación, pero la realidad demuestra que la piedra angular son las personas y que, si no contamos con su apoyo, involucración y comprensión del proyecto, este no funcionará. La formación y la comunicación deben ser las espinas dorsales de una buena gestión documental. Hay que formar a quienes vayan tengan que generar contenidos, a quienes vaya a archivarlos y los que necesiten buscarlos. Además, hay que comunicar de forma adecuada las ventajas del proyecto.

Nuestros profesionales no deberían poder acogerse a argumentos como las posibles fugas masivas de información («si las cosas son fácilmente comprensibles y accesibles, se encuentra todo mejor y, en consecuencia, es mayor el riesgo de fuga» del know-how del despacho), ni asustarse porque al ceder su conocimiento al resto podrían desprenderse de todo o parte de su poder, ni perder más que ganar porque el sistema que se establezca sea demasiado complejo o exija dedicarle tanto tiempo que el retorno obtenido no compense la inversión realizada.

Pero ¿existe alguna forma de evitar que ocurra lo anterior? Está claro que sí. En mi experiencia, la fase clave es la de fijación de los requerimientos. La ayuda de un tercero, un consultor experto, puede ser útil, pero al final, los deberes hay que hacerlos en casa.

Puede ayudar el establecimiento de políticas de retribución que beneficien al que comparte su conocimiento. Para ello será necesario fijar criterios de medición como, por ejemplo, el número de descargas de un determinado documento o los votos que obtenga o la cantidad de documentos que aporte un determinado profesional a la base de modelos y experiencias.

Además, como antídoto a los miedos a ceder conocimiento, tendremos que comunicar con claridad las responsabilidades de quien protagoniza una fuga de información y tener claras todas las cuestiones relativas a la seguridad de la información (quién, cuándo y a qué accede cada persona).

Pero, sobre todo, es conveniente dejar que el sentido común sea quien gobierne el proyecto, no busquemos la perfección, sino la funcionalidad. Es importante que el proyecto tenga objetivos alcanzables, posibles. Si los logramos, fijamos otros más ambiciosos. Ya se sabe que «lo mejor es enemigo de lo bueno».

Si le ha interesado este texto, puede leerlo, junto con otros en

Valora este contenido.

Puntuación:

Sé el primero en puntuar este contenido.