“Y ante este caos, ¿cómo me puedes decir que me organice?”. Esta es la típica pregunta que me espeta un cliente desesperado cuando entro en su despacho y le hablo de organización. Ante todo los colores. ¿Colores?
Si usted tiene hijos se habrá dado cuenta de que clasifican sus trabajos escolares en carpetas de colores según las materias. Utilizan también etiquetas de colores y formas para clasificar. ¿Por qué no hacer lo mismo? Identifique a cada cliente con un color y cada materia con una forma. Combine ambos métodos. ¿Una perogrullada? Hágalo y comprobará cuanto tiempo ahorra buscando el expediente x que siempre se pierde.
¿No le gustan los colores?, ¿cree que es poco serio? Pues elija etiquetas de distintas formas, juegue con las tipografías de los nombres de los expedientes… Hay mil maneras de poner en orden los papeles. No se olvide de hacer una lista en la cual se correspondan los nombres con las formas, colores o lo que usted elija para recordar su sistema de clasificación. Extienda el método a sus colaboradores y unifique criterios en el despacho.
Si quiere dar un paso más, invierta en tecnología. Actualmente, existen magníficas herramientas para la gestión de la documentación, de manejo sencillo y asequibles. Adquiera a su vez un escáner y digitalice la información. Una vez terminado un expediente, podrá prescindir del papel y la información del caso estará guardada y no ocupará espacio. Guarde una copia de seguridad de los archivos en otro lugar. Esto le ayudará en caso de que sus instalaciones sufran algún accidente (incendios, robos, etc.)
La organización del espacio donde se trabaja es fundamental para el rendimiento profesional. ¿Quién no se desespera cuando entra en su despacho un lunes y encuentra su mesa llena de papeles?
Otra apreciación: cuando recibe a un cliente en su despacho, lleno de documentación, ¿Qué cree que piensa el cliente? Algunos profesionales dicen: "pensará que soy muy bueno pues tengo mucho trabajo". No, el cliente piensa justo lo contrario: "¿Cómo se va a ocupar bien de mi caso si tiene tanto trabajo?"
Recuerde que las percepciones transforman la realidad.
Muchas veces nos empeñamos en adoptar métodos complejos para resolver problemas relativamente sencillos pero que nos quitan mucho tiempo y nos dan quebraderos de cabeza. Ponga orden en su lugar de trabajo y empezará a ser más eficiente. Se lo garantizo.
Publicado en La Tribuna del Derecho
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socia de Barton Consultants, SL, consultora de marketing y organización para despachos de abogados (www.burton-consultants.com)