Una de las nuevas tecnologías que, con gran éxito, estamos comenzando a aplicar en despachos de abogados son las soluciones de automatización robótica de procesos, las RPA. Estas soluciones consisten en trasladar tareas tediosas y repetitivas o de gran volumen y poco valor que tradicionalmente realizan las personas, a mecanismos automatizados total o parcialmente. En este artículo se repasarán algunos de los proyectos en los cuales hemos trabajado haciendo hincapié en los beneficios que aportan y la manera de abordar proyectos de esta índole.
Las aplicaciones del RPA a la abogacía son muy diversas, pero los casos que me gustaría destacar se relacionan con las áreas de:
i) Demandadas colectivas de hipotecas y entregas de vivienda a cuenta. Automatización de toda la recolección de datos de los demandantes, filtrando en base a criterios preestablecidos y generando un único expediente jurídico, para monitorizar la evolución de la demanda.
ii) Bastanteo de poderes para entidades financieras. Extracción de datos vía OCR (optical character recognition) de las diferentes escrituras notariales, para poder crear un documento final que valide los poderes concedidos por un poderdante a un apoderado.
iii Demandadas masivas por vulneración de la propiedad intelectual. Robotización de la creación de las demandas individualizadas, incluyendo historial de comunicados y adjuntando pruebas, para una posterior subida a las plataformas "Lexnet" y "eJusticia". La subida de la demanda es asistida, para adaptar el robot a eventuales cambios en estas plataformas.
iv) Gestión masiva de correos electrónicos recibidos por el departamento de asesoría jurídica de un banco. Diseño de un sistema cognitivo de lectura de correos (incluye OCR) y posterior toma de acciones, en base a parámetros establecidos por los abogados, como ejemplos: reenvío, devolución, contestación automática vía plantillas, entre otros.
v) Generación de un proceso asistido de robotización, para la presentación mensual de miles de instancias fiscales en la Agencia Tributaria.
vi) Creación de un chatbot interno para consultores y abogados especializados en asesoramiento laboral.
Para que se entiendan en toda su dimensión, los proyectos de RPA deben tener asociado un análisis exhaustivo del retorno de la inversión, que permita comparar el antes y el después, e incluya todos los gastos asociados al proyecto. Entre otros muchos datos, deben analizarse el lugar de almacenamiento y vía de extracción del dato, la homogeneidad del dato, el personal involucrado, el tiempo medio dedicado a cada tarea o el número de interacciones y visualización final.
El principal impacto de la implantación del RPA reside en liberar profesionales de tareas repetitivas para que puedan centrarse en tareas de mayor valor añadido, pero también hay que destacar el potencial incremento de la eficiencia de un proceso, permitiendo por ejemplo aumentar el volumen de clientes atendidos (entre un 10% y un 15% anual) sin tener que contratar más recursos para ello y ofreciendo un servicio más preciso. Los ahorros de tiempo se sitúan en un rango del 40% al 60%, que se unen al ahorro inherente al coste de oportunidad que suponía no poder hacer otros trabajos de mayor valor legal.
Es importante resaltar la importancia del aumento de la productividad gracias a la optimización del tiempo, la coherencia y estandarización de respuestas generadas y una mejor gestión del riesgo de incumplimiento. Asimismo, todo lo anterior aporta un incremento de la satisfacción laboral, porque el empleado se siente involucrado en tareas más relevantes y dinámicas y puede conciliar mejor los picos de trabajo.
Otros beneficios reseñables son que el RPA ayuda a eliminar el error humano que, en el caso de las tareas repetitivas, está establecido entre un 5% y un 10%, y que en ocasiones estos procesos de automatización pueden ayudar indirectamente a eliminar silos de información que se generan a veces entre los socios.
Sobre cómo llevar a cabo un proceso de RPA
Es fundamental advertir que un proyecto de RPA no consiste en la implantación de un software común por parte de un proveedor y al margen de la organización. En un proyecto de RPA se analizarán, modificarán y hasta eliminarán algunos procesos y será necesario tener en cuenta la gestión del cambio involucrando desde los socios hasta el personal administrativo.
Para seleccionar el mejor ámbito de aplicación, en nuestra experiencia lo más recomendable es enfocarse en los procesos principales del despacho, que estén estandarizados y con alto volumen de repeticiones. En base a esto, se debe trabajar con una priorización según una serie de criterios preestablecidos y tratar de llevar a cabo una prueba de concepto con datos reales.
Tras esta primera fase, es recomendable trabajar con una metodología agile y sprints de desarrollo de no más de dos semanas, para que el despacho pueda ver avances en un breve intervalo de tiempo. Es muy importante gestionar las expectativas y mantener una monitorización adecuada, para mantener el proyecto en la vía adecuada. Podemos constatar que los beneficios del RPA se suelen notar rápidamente y que los abogados, después de trabajar un caso concreto, normalmente desean continuar con la transformación digital de todos sus procesos de negocio.
En cuanto al equipo de trabajo, lo idóneo es que, por parte del despacho, el proyecto este esponsorizado por un profesional senior y que el liderazgo del proyecto se asigne a un experto de negocio, más operativo y que fomente la colaboración del resto de la organización. En el lado de desarrollo se debe contar con un perfil consultivo de negocio y otro técnico que se preocupe de la ejecución.
Finalmente, es importante dotar al despacho de un cuadro de mando que muestre a todos los implicados el rendimiento del proyecto y dónde puede estar atascado. Esta información es esencial, pues sirve para asegurar la mejora continua del proceso y permite llevar un control sobre el ahorro generado y la productividad.
El RPA por tanto es una realidad que permite a los abogados centrarse en tareas de mayor valor y mejorar la rentabilidad del despacho. La tecnología no resuelve problemas por sí sola, es necesario involucrar a la organización, analizar procesos y establecer mecanismos para el fácil seguimiento de resultados, que permitirán que los profesionales sigan abrazando la iniciativa. Con estos ingredientes, el proyecto tendrá gran parte del camino hecho para convertirse en un éxito.
