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01/03/2024. 14:57:51

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Además de usar IA, puedes automatizar

Raro es el día que los informativos no le dedican unos minutos; las inteligencias artificiales han crecido enormemente en potencia en los últimos años. Su aplicación parece ser una imposición, al igual que ocurriera hace años con Internet, cuando se propagaba esa famosa premisa: “si no estás en la Red, no existes”. Pero cuidado, no corramos, antes de lanzarnos a usar una tecnología, es necesario saber cómo aprovecharla y adaptarla a nuestras necesidades.

Hemos pasado de programas que podían ofrecer un reto bastante decente al jugar contra ellos, por ejemplo, al ajedrez, a software capaz de crear imágenes impresionantes en base únicamente a una breve descripción. Al igual, disponemos ahora de chatbots con los que poder conversar sobre cualquier tema y asistentes virtuales que te pueden recomendar restaurantes con espectaculares cartas sin gluten en Almería.

Pero ¿podemos usarlas para todo? ¿Podemos encargarle parte de nuestro trabajo a programas de IA?

Estas son cuestiones que me planteaban algunos profesionales de la generación X (década de los 70 y del Baby Boom), que poco tienen que ver con la generación Y o la Z, puros nativos digitales. Y ante la confusión que puede generar tanto el desconocimiento como el exceso de información hoy día, he decidido aclarar aspectos básicos de la Inteligencia Artificiarl y además, recomendar otras prácticas que siendo anteriores a estas, siguen siendo la clave para ahorrar tiempo y esfuerzo en los despachos: la automatización.

Las herramientas de IA pueden ayudarnos con recursos que podamos necesitar, como redactar un comunicado, generar una imagen de portada, planificar un viaje, realizar comparativas para un estudio, aportar datos estadísticos… Aunque también podemos pedir consejo sobre un tema que debamos exponer e incluso te puede ayudar a escribir un informe completo. Ahora bien, es más que preciso que si le confías a tu app de IA una de estas tareas, corrobores la información de fuentes que sean fidedignas. Recordemos que las herramientas no piensan, ni hacen magia: recaban información de cientos de miles de sitios web, sin verificar la veracidad de sus contenidos.

Recientes artículos de periódicos conocidos, generados con procesadores de IA que no habían sido validados como debiera, constata un hecho cada vez más cierto: se están usando las IAs para tareas que no les corresponden. Y mientras la legislación llega y no llega, seguiremos asistiendo a publicaciones de imágenes o textos sin certificar que sean veraces. Las IA tienen mucho potencial y pueden ser tremendamente útiles, sin duda, pero no son infalibles y tienen errores.

Si lo que quieres es ganar tiempo, tengo una propuesta nada original, pero muy válida: automatizar tareas que realices de forma repetitiva o con cierta periodicidad. Esta, que es una práctica ya antigua (como sabemos, una década es hablar de prehistoria en tecnología), sigue siendo una de las mayores ventajas que nos ofrece la informática y la programación.

Las herramientas de automatización están diseñadas y probadas para realizar tareas muy concretas, son más seguras y fiables.

El paso previo para elegir una herramienta de automatización u otra es identificar el tipo de tareas que podrías delegar. Reflexiona sobre el tiempo que le dedicas a las denominadas tareas “robatiempo”, esas que podría hacer otra persona por ti o mismamente una aplicación. Seguro que tienes claro a cuáles debes dedicar personalmente tu esfuerzo y conocimientos. Así que una manera de conseguir centrarte más en ellas, puede ser disponer de apoyo digital.

Y ¿qué podemos automatizar?

En un despacho resultará muy útil una herramienta colaborativa que de forma automática pueda asignar tareas a cada miembro del equipo según sus competencias, clasificar información, programar reuniones, establecer un seguimiento con hitos sobre el progreso de un caso, generar informes periódicos… Y por supuesto, las automatizaciones digitales pueden ser grandes aliadas en tareas de marketing y comunicación para responder ciertos correos electrónicos o mensajes en otros soportes (whastapp, chats…), activar campañas de e-mailing…

Los técnicos tenemos muy clara una cuestión: toda innovación bien aplicada y adaptada a las necesidades de cada profesional, supondrá una ventaja competitiva. En ningún caso el no usarlas debe suponer una razón para sentir ansiedad, hay que ir paso a paso. Un mal uso de IA o de automatizaciones digitales puede ser peligroso, y en el mejor de los casos, supondría una pérdida de tiempo si no están al servicio de nuestros objetivos.

Por concluir, distingamos y veamos qué necesitas antes de correr a preguntar a Chat GPT. Si buscas flexibilidad y creatividad para crear algún recurso, una IA te puede ir muy bien. Recuerda que tendrás que hacer algo de trabajo posterior para asegurarte de que tienes lo que realmente quieres y es fiable. Sin embargo, si lo que necesitas es sistematizar tareas repetitivas y tediosas para salvar tiempo, las automatizaciones te irán mucho mejor. Además, en estas puedes implementar también inteligencia artificial.

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