Que sí, entiendo perfectamente que padezcas “pereza digital”, al igual que nos puede costar renovar un documento oficial o pedir cita para una revisión médica rutinaria.
A menudo nos cuesta enfrentarnos a tareas y gestiones que son necesarias, pero que preferimos evitar o posponer, ¿verdad? Y a veces, el tiempo que dedicamos a darle vueltas es superior al que necesitamos realmente para resolver estas cuestiones. Sin embargo, en cuanto a temas tecnológicos, no me cabe duda de que en más de una ocasión has renunciado por desconocimiento. Por esta razón, creo que este artículo te va a interesar. Te voy a dar las claves para que puedas superar la pereza digital, ¿sabes cómo? Mostrándote los beneficios que las tecnologías tienen para ti y para tu empresa.
Para comenzar me gustaría que te formularas las siguientes preguntas
¿Qué te supuso “dejar para más tarde” esa revisión dental que decidiste demorar?
¿Y la revisión del coche que pospusiste?
En el mejor de los casos conllevaría alguna caries más y alguna pieza más deteriorada, pero esas demoras pueden desembocar en problemas más graves que a su vez, conllevan más gastos. Ni te cuento si tienes que acudir de urgencias en alguno de los casos mencionados.
Con la digitalización ocurre lo mismo. Al principio de la era Internet podíamos hacernos los locos, sobre todo si tampoco nos atraía el nuevo canal como medio de comunicación. Pero con los años, somos conscientes de la necesidad de estar conectados, porque no estar localizable profesionalmente en la Red hoy en día, conlleva pérdidas. Y si hablamos de realizar gestiones para nuestro trabajo, también estaremos malgastando tiempo.
La cuestión es que, si ya sabemos que las tecnologías pueden ayudarnos a captar más clientes, tener más proyectos y ganar tiempo ¿qué nos pasa?
Básicamente se trata de dos aspectos sencillos: uno da título a este artículo, la pereza, relacionada con el miedo que nos da acometer una tarea necesaria. Y el otro es la
la pérdida de dinero que conlleva no ser más proactivo.
En cualquier caso, estoy hablando de procrastinación, y en tecnologías, se da mucho en profesionales del sector jurídico.
En varias ocasiones he tildado a la procrastinación como la insidiosa enemiga de la informática para todos aquellos que no son informáticos, claro. Seguir demorando una adaptación al medio digital con las consecuencias que tiene, no tiene sentido. Máxime cuando contemplas cómo algunos colegas de profesión están gozando de sus beneficios. Ahí está implícita una de las buenas razones para coger al toro tecnológico por los cuernos: la competencia la usa como factor diferencial.
¿Existes en el entorno digital?
Mi primera recomendación es hacerte visible en Internet. Lo ideal es disponer de un espacio web propio, para lo que tendrías que delegar en profesionales. Pero en su defecto, puedes hacer algo sencillo: comienza dando de alta tu negocio en el perfil de empresa de Google, tan sólo necesitas vincular una cuenta de correo electrónico y no tiene coste alguno. De este modo, además de aparecer comercialmente en el buscador, facilitarás tus datos de contacto y tu ubicación para que los clientes lleguen fácilmente a tu despacho. Si te atreves a dar un paso más, puedes dar más servicios a través del mismo entorno de Google empresa.
Podemos temer a los cambios y cuando se trata de cuestiones que afectan a la empresa, más, pero no puedes quedarte atrás. La realidad nos muestra que cada vez más negocios que no han querido dar el paso digital, han terminado echando el cierre.
En este mundo hiperconectado tenemos que estar disponibles a golpe de clic. No podemos ser “invisibles” porque hasta los que te contrataron hace años, si quieren volver a hacerlo, dudarán de que sigas activo si no te encuentran en su navegador.
Archivador digital
Con acciones como la que te he recomendado puedes ir saliendo de la pereza digital. El siguiente paso es tener todo siempre a mano. ¿Te imaginas comentando a un colega o cliente que has perdido un expediente por una inesperada inundación en tu despacho? Ese argumento hoy no tiene sentido. El hecho de poder disponer de cualquier documento estés donde estés, es una razón insuperable para echar mano de la digitalización. Acostúmbrate a organizar carpetas y nombrar los archivos de forma intuitiva, así tan sólo necesitarás usar el buscador para encontrarlo en segundos. ¿Cuándo puedes tardar en buscar un papel de hace 4 años en tu oficina? ¿te lo ha pedido un buen cliente?
Si cuentas con tu archivo digital podrás darle respuesta, aunque estés de camino a los juzgados de la Cochinchina.
Superado esto, si quieres dar un paso más, apuesta por una nube a medida. No sólo ganarás espacio online para almacenar y tener todo a buen recaudo, sino que también facilita el trabajo colaborativo con tu equipo.
Las buenas noticias son que de la pereza se puede salir. Unas noticias aún mejores es que las ventajas que trae actualizarnos digitalmente son enormes. ¿La mejor noticia? Que podemos delegar esta digitalización en manos de expertos que nos pueden ayudar a conseguir todas estas ventajas con el mínimo esfuerzo por nuestra parte.
Más y mejor con la digitalización
Acabamos de sumar otra gran razón para digitalizarnos: completa accesibilidad, seguridad y capacidad de recuperación de nuestra documentación. Lo mejor es que hay más y mejor en relación con la gestión del tiempo: esas horas que nos faltan al día, las podemos recuperar. ¿Cómo? Utilizando software de gestión.
Te recomiendo que te confíes en un experto informático que analice el tipo de trabajo que acometéis en tu oficina. Con esa información, podrás optar por una herramienta que evite los procedimientos repetitivos. Una suite informática garantiza la mejora en la eficiencia, ya que te permiten resolver en segundos cuestiones que a menudo resultan tediosas y largas. Si además, el teletrabajo ya es una realidad para ti, te va a facilitar el que puedas operar como si estuvieras en la oficina física.
Los diferentes SaaS («Software as a Service» o software como servicio) y la nube se han convertido en poderosas armas para reducir los “tiempos muertos”. Aunque esto no es todo, además del ahorro en tiempo/ dinero, implementar herramientas de gestión en la empresa es una buena forma de asegurar su adaptación y perdurabilidad futura.
Imprescindibles tecnológicos.
¿Cuál es el siguiente paso?
Una vez convencido de que, si no estás y no usas el entorno digital, estás perdiendo, lo siguiente es plantearte cómo abordar estas 3 medidas que te he propuesto. Lo más tranquilizador es que siempre podrás delegar para que tú sólo tengas que adaptarte con facilidad y empezar a aprovechar tus dispositivos digitales como soportes de tu trabajo.
Mi última recomendación: ¡empieza ya!
Tu mejor arma contra la pereza digital es información y la proactividad.
