¿Qué le parecería si en lugar de tener que esperar una media de dos meses para constituir una sociedad, pudiera realizar todos los trámites necesarios en tan sólo 24 horas? ¿Y si además, para no tener que acudir al Registro Mercantil, a Hacienda y al Catastro, pudiera realizar todas esas farragosas gestiones en ese mismo día, a modo de ventanilla única, en el despacho del notario? Pues dicho y hecho; lo que hace unos años sonaba a ciencia ficción, es hoy una realidad gracias al esfuerzo de modernización que el Notariado inició en el año 2000.
La actualización tecnológica del colectivo notarial le ha convertido en uno de los más activos en el proceso de implantación de la denominada Administración Electrónica. Su principal herramienta es la Agencia Notarial de Certificación (ANCERT), creada por el Consejo con, entre otros, los siguientes objetivos: dinamizar la implantación de la firma electrónica dentro del colectivo y el desarrollo de nuevas aplicaciones y herramientas telemáticas que utilizan los notarios para su servicio a la sociedad.
Ambos objetivos se complementan, ya que en los últimos años han sido numerosas las aplicaciones para cuya utilización se requiere la Firma Electrónica Reconocida Notarial (en adelante Feren). Así, en la actualidad ya hay un veintena de servicios donde es obligatorio el uso de la Feren, que asegura la integridad de los datos, la autenticidad del origen y, consecuentemente, el no repudio. Desde 2003 la práctica totalidad de notarios de España (cerca de 3.000, repartidos entre los 17 Colegios Notariales existentes) han ido implementando la Feren.
Como es sabido, la firma electrónica permite a un persona "firmar" documentos por vía on line. La firma electrónica reconocida se genera mediante certificados notariales personales, a través de los que se garantiza la identidad del suscriptor del certificado. Dicha firma ha sido generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma, que posee con relación a los datos consignados en forma electrónica, el mismo valor que la firma manuscrita de los documentos consignados en papel.
Y si de dar fe se trata, de la importancia de su utilización la ofrece el siguiente dato: sólo para el envío de copias de las escrituras a los registros, el conjunto de los notarios españoles usan la firma electrónica una media de 300.000 veces al mes.
Llegados a este punto, es momento de conocer cuáles son los principales servicios telemáticos que los notarios ponen a disposición de las personas físicas y jurídicas. Tal y como informa el Consejo General del Notariado, los principales son:
- Información estadística de utilidad a las Administraciones a través del Índice Único Electrónico Notarial que recoge y archiva la información de todas las escrituras públicas.
- Solicitud y gestión de préstamos hipotecarios y personales en colaboración con más de 20 bancos y cajas de ahorros.
- Solicitud del NIF provisional y de la denominación social de una empresa.
- Presentación, solicitud de información y pago de diversos tributos.
- Consulta del Catastro y obtención de certificaciones catastrales y remisión de cambios de titularidad.
- Presentación de copias de las escrituras en los registros.
- Publicación en la web notarial del archivo electrónico de bases de concursos (ABACO).
- Solicitud del certificado de últimas voluntades y seguros de vida o la notificación de partes testamentarios y actas de abintestatos.
Para realizar la mayoría de estos trámites se requiere el uso de la Feren, mediante la que el notario puede tramitar la copia autorizada electrónica notarial, que tiene idéntica validez legal que la copia autorizada notarial en papel. Dichas copias han conllevado una enorme agilización del tráfico jurídico, ya que es posible remitirlas telemáticamente a otros funcionarios y entidades autorizadas. Veamos ahora algunos ejemplos de tramitaciones que usted puede realizar on line desde una notaría
Constituir una sociedad en 24 horas
Hoy en cualquier notaría española, gracias a la innovación tecnológica del Notariado es posible constituir una empresa por vía telemática en 24 horas. Es lo que de forma coloquial se ha venido a conocer como Constitución Express de sociedades. Eso sí, nos referimos a los trámites necesarios para crear una Sociedad Limitada (SL); una Sociedad Limitada Nueva Empresa (SLNE) o una Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL). Por tanto, esta posibilidad se enmarca en el ámbito de la creación de pequeñas y medianas empresas, ya que no es posible utilizar esta tramitación telemática para otras formas jurídicas (sociedades anónimas, sociedades civiles, laborales, cooperativas, etc.) Además del enorme ahorro de tiempo, el emprendedor obtiene el asesoramiento imparcial del notario, que es en última instancia quien realiza de forma telemática, si el ciudadano lo desea, las gestiones asociadas a la creación de la sociedad.
Tal y como informa el Consejo General del Notariado, el notario "se encarga de solicitar la denominación social al Registro Mercantil Central; de obtener el CIF provisional de la Agencia Tributaria; de presentar la copia electrónica autorizada de la escritura pública para su inscripción en los registros mercantiles y, en su caso, en el registro de la propiedad y, de liquidar, el Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados".
Por último, esta novedosa fórmula lleva aparejada una reducción de los gastos tanto notariales como registrales. Para una Sociedad Limitada, con carácter general se aplicarán los siguientes aranceles notariales y registrales: 150 euros para la notaría y 100 para el registrador, que será de 60 y 40 euros respectivamente si la SL se constituye con un capital inferior a 3.100 euros. Además, la inscripción en el Boletín Oficial del Registro Mercantil no estará sujeta a tasas.
Certificado de últimas voluntades
Los herederos o legatarios pueden requerir en la notaría una copia del último testamento otorgado por el fallecido, sin necesidad de tener que acudir al registro. Dicha gestión es posible gracias al acuerdo suscrito en 2008 entre ANCERT y el Ministerio de Justicia. El trámite es también en este caso muy sencillo. El notario solicitará al interesado el certificado de defunción y en ese mismo acto enviará con firma electrónica un formulario cumplimentado al Registro General de Actos de Última Voluntad. A partir de ese momento y en un plazo máximo de diez días, el Registro expedirá un certificado en el que consten, en caso de que existan, los testamentos otorgados por esa persona. Eso sí, para que tenga validez el notario tendrá que trasladar a papel el referido certificado para poderlo incorporar a la escritura de adjudicación o partición de herencia. En este mismo trámite es posible solicitar también el certificado de seguros de vida, en el que se recogen las pólizas de cobertura contratadas por el fallecido.
Liquidación on line del IIVTNU y del IBI
Desde finales de 2010 los ciudadanos pueden consultar y en su caso liquidar de forma telemática dos impuestos muy habituales, como son el Impuesto sobre el Incremento de Valor de los Terrenos de Naturaleza Urbana (IIVTNU), más conocido como plusvalía, y el Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI). Dichas liquidaciones son posibles gracias al convenio de colaboración suscrito en octubre de 2010 entre ANCERT y Business Área TAO de T- Systems, responsable de la administración de los impuestos de los cerca de 1.500 ayuntamientos españoles. El abono se realiza desde la propia notaría mediante la firma electrónica notarial incorporada en las transacciones telemáticas.
Certificados notariales personal y corportativo
También es posible obtener certificados notariales de carácter personal o corporativo. El primero es emitido a la persona física, para lo que se requiere la identificación y autenticación ante el notario, que en este caso interviene como autoridad ante ANCERT. Obtenerlo es muy sencillo: el notario le solicitará el documento nacional de identidad o documento análogo, así como la documentación que acredite el atributo que usted desee incluir en el certificado, tales como titulación académica, pertenencia a un colegio profesional, estado civil etc. En cuanto al certificado corporativo, el procedimiento es muy similar, si bien la documentación que se debe presentar es en buena lógica más amplia (escritura original de constitución, acreditación del atributo del solicitante y escritura de donde se derive la representación de éste, etc.). El coste del certificado corporativo es de 140 euros por los 120 del personal.
Las actuaciones notariales vía on line no se circunscriben a la realización de trámites con los clientes. De la necesidad de obtener los mayores grados de confidencialidad y seguridad en las transacciones electrónicas entre notarías y de éstas con otras entidades públicas (Administraciones Públicas) y privadas (entidades financieras principalmente) nació la Red Privada Notarial (RENO), implantada por ANCERT, que interconecta los casi 3.000 despachos notariales. Funciona a modo de Intranet, de modo que no hace uso de los entornos telemáticos públicos como Internet, garantizando así la seguridad y la confidencialidad. Si ha sido una realidad es en gran parte gracias al proyecto SIGNO (Sistema Integrado de Gestión del Notariado), que ha dotado a todas las notarías de una estructura tecnológica uniforme en la que se integran todas las aplicaciones notariales.
Como se ha podido comprobar, el notario del siglo XXI es ya hoy una realidad que gracias a las nuevas tecnologías está logrando sacudirse numerosas limitaciones que eran inherentes al ejercicio de su profesión.
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