LegalToday

Por y para profesionales del Derecho

Portal jurídico de Aranzadi, por y para profesionales del Derecho

28/03/2024. 16:12:51

LegalToday

Por y para profesionales del Derecho

La intervención notarial de pólizas (y autorización de otros instrumentos públicos) mediante videoconferencia

Notario
Doctor en Derecho y en CC.EE. y Empresariales

Como todos sabemos vivimos unas circunstancias excepcionales- Estamos en un Estado de Alarma declarado por el Gobierno (Real Decreto 463/2020, de 14 de marzo, modificado por el Real Decreto 463/2020, de 18 de marzo), y confirmado y prorrogado sucesivamente por el Congreso de los Diputados. Como consecuencia de ello se establecen limitaciones deambulatorias de los ciudadanos en general y su confinamiento en sus hogares salvo excepciones. A esto hay que añadir que, en determinados supuestos, bien por estar afectados por el COVID19 o por ser personas de alto riesgo, aun cuando pudieran salir de casa, tampoco deben hacerlo. Y ello sin olvidar, la tragedia de los que están ingresados en un hospital consecuencia de la enfermedad.

Smartphone con imagen de una pieza de puzzle con la palabra Law

Por otra parte, la Instrucción de la Dirección General (DG) de Seguridad Jurídica y Fe Pública (Ministerio de Justicia) de 15 de marzo de 2020 ha establecido en su disp. 1ª, como no podía ser menos que “el servicio público notarial es un servicio público de interés general cuya prestación ha de quedar garantizada en todo el territorio nacional… Además, añade en su disp. 2ª: “Dadas las restricciones a la libertad deambulatoria establecidas en el Real Decreto 463/2020, de 14 de marzo, por el que se declara el estado de alarma, solo será obligatorio atender aquellas actuaciones de carácter urgente, así como las que determine el Gobierno. El notario se abstendrá de citar a interesados para actuaciones que no revistan dicho carácter.”

“En todo caso, el interesado que considere urgente una actuación notarial deberá contactar por teléfono o en lo posible presentar telemáticamente un escrito […] en el que deberá indicar sus datos de identificación, incluido teléfono, así como la actuación notarial demandada”. “El encargo telefónico, que deberá utilizarse sólo para aquellas personas que carezcan de medios telemáticos”. A su vez la actuación notarial se desarrollará exclusivamente en la oficina notarial.

De acuerdo con la Instrucción de la Dirección General de Seguridad Jurídica y de Pública, de 30 de marzo de 2020, sobre fijación de servicios notariales esenciales tras la publicación del Real Decreto Ley 10/2020, de 29 de marzo, “deben ser definidos, con carácter restringido, los servicios notariales esenciales, como aquellos servicios mínimos básicos para el mantenimiento y desarrollo imprescindible de la actividad económica, societaria y financiera, así como cualquier otro necesario para evitar daños patrimoniales graves e irreparables”.

Por tanto, permítaseme que de lo dicho concluya que todas las Notarías están abiertas (salvo enfermedad del Notario o cuarentena por estarlo algún empleado), perfectamente accesibles por correo electrónico, medio telemático obligatorio, además de por teléfono y con horarios al público reducidos para evitar desplazamientos de nuestro personal.

Ante estas circunstancias, el del Ministro de Justicia, para resolver el otorgamiento de instrumentos públicos en esta situación de confinamiento solicitó un informe al Consejo General del Notariado (CGN) sobre posibles soluciones para la intervención de las pólizas bancarias y la autorización de otros instrumentos notariales.

No hay que olvidar el altísimo nivel tecnológico del Notariado con una plataforma telemática exclusiva –el Sistema Integrado de Gestión Notarial (SIGNO), un mismo sistema de firma electrónica cualificada y avanzada, así como de sello de tiempo cualificado y avanzado, de forma que el Consejo General del Notariado es el único en España, junto con el Ministerio de Interior (DNI electrónico 3.0) que dispone de sistemas homologados a nivel europeo de firma electrónica en la nube, cumpliendo con el Reglamento (UE) 910/2014, de 23 de julio, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior (también conocido como Reglamento EID@S) – Res. del Centro Criptológico Nacional (BOE de 19 de febrero de 2020)-. Por otra parte, el Notariado está interconectado con el 81.52% de los 7.851 municipios que hay en España, con todas las Administraciones Públicas (estatal y autonómica), con todas las Administraciones Tributarias (20, incluyendo la AEAT, las quince de las CC.AA. y las cuatro forales), con órganos constitucionales como el Consejo General del Poder Judicial, Tribunal de Cuentas, Fiscalía General del Estado, con los órganos jurisdiccionales, Fiscalías Especiales Antidroga, Anticorrupción y de Delitos Económicos y Monetarios, así como con las diferentes Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado, incluyendo el Centro Nacional de Inteligencia. También está interconectado con los registros de la propiedad, mercantil y de bienes muebles, si bien a los solos supuestos de presentación telemática ya que los Registros NO han cumplido lo dispuesto en el art. 107.1 de la Ley 24/2001. Y tales sistemas telemáticos han sido, por ejemplo, auditados por el Centro Criptológico Nacional.

Hay, además, a los efectos de estas reflexiones. dos antecedentes legislativos que no podemos olvidar:

1.- La Directiva (UE) 2019/1151 del Parlamento Europeo y del Consejo de 20 de junio de 2019, por la que se modifica la Directiva (UE) 2017/1132 en lo que respecta a la utilización de herramientas y procesos digitales en el ámbito del Derecho de sociedades. De acuerdo con la nueva redacción del artículo 13 octies Directiva (UE) 2017/1132: “1. Los Estados miembros se asegurarán de que la constitución en línea de sociedades pueda llevarse a cabo íntegramente en línea sin necesidad de que los solicitantes comparezcan en persona ante cualquier autoridad o persona u organismo habilitado en virtud del Derecho nacional para tratar cualquier aspecto de la constitución en línea de sociedades, incluido el otorgamiento de la escritura de constitución de una sociedad […] “2. Los Estados miembros establecerán normas detalladas para la constitución en línea de sociedades […]”. “4. Las normas a que se refiere el apartado 2 también podrán disponer, en particular, lo siguiente: […]

c) la función del notario o de cualquier otra persona u organismo habilitado en virtud del Derecho nacional para tratar cualquier aspecto de la constitución en línea de una sociedad […]”.

Dado que de acuerdo con el art. 2.1 de la Directiva (UE) 2019/1151 por la que se modifica la Directiva (UE) 2017/1132, “los Estados miembros pondrán en vigor las disposiciones legales, reglamentarias y administrativas necesarias para dar cumplimiento a la presente Directiva a más tardar el 1 de agosto de 2021”, es bastante lógico pensar que el Notariado tenga preparadas las aplicaciones informáticas en espera de la transposición que haga el Estado español de la Directiva europea (y en coordinación con otros Notariados europeos).

2.- Además, el art. 40.1 del RDLey 8/2020, de 17 de marzo (modificado por RDLey 11/2020, de 31 de marzo), establece que “aunque los estatutos no lo hubieran previsto, durante el periodo de alarma, las sesiones de los órganos de gobierno y de administración de las asociaciones, de las sociedades civiles y mercantiles, del consejo rector de las sociedades cooperativas y del patronato de las fundaciones podrán celebrarse por videoconferencia o por conferencia telefónica múltiple […]” Y el núm. 7 establece: “El notario que fuera requerido para que asista a una junta general de socios y levante acta de la reunión podrá utilizar medios de comunicación a distancia en tiempo real que garanticen adecuadamente el cumplimiento de la función notarial”.

Por tanto, ante la existencia de un problema (confinamiento y limitación de deambulación de los ciudadanos) y la existencia de soluciones técnicas, algunas contrastadas, era lógica la petición por el Gobierno de posibles soluciones, aplicables a las pólizas bancarias, pero también a otros instrumentos públicos: testamentos, poderes, incluidos los procesales y su revocación, constitución de sociedades y otros actos sociales… Esto exige la redefinición del requisito de inmediación, de la forma de identificación de los otorgantes y la de firma del instrumento público exigen modificar la Ley del Notariado y el Reglamento Notarial.

Dado que la mayoría de los ciudadanos tienen un teléfono “inteligente” (smartphone), tablet, u ordenador cuál podría ser el procedimiento.

1.- Hoy en la página web del Notariado (www.notariado.org), ya existe en la página de inicio un enlace en el que aparece: ¿Va a contratar un préstamo hipotecario? Elija notario (en todos los idiomas). Esta aplicación tiene por objeto la libre elección de Notario en el ámbito de LCCI y permite con su DNI localizar la operación financiera, ahora el préstamo hipotecario, pero podrían ser también las pólizas bancarias.

Se podría crear un nuevo enlace en la página web del Notariado o una sede electrónica específica (un “portal del ciudadano”) que obviamente se integrará en SIGNO para que el ciudadano pueda ejercer su derecho a la libre elección de Notario. Dado el conjunto de aplicaciones que tiene el Notariado tenemos las bases para hacerlo.

En cuanto al uso de una videoconferencia no tiene muchos misterios para nosotros (ni para casi nadie), de hecho, ya se utilizan para los plenos del Consejo General del Notariado, de su Comisión Permanente y para las Juntas Directivas de los Colegios Notariales. Cualquiera que sea el sistema ya lo tenemos en funcionamiento hace tiempo.

El elemento esencial para garantizar la seguridad jurídica del procedimiento es que esté integrado en la sede notarial obligatoria para todos y cada uno de los Notarios por la Ley 24/2001.

2.- Una vez que se haya accedido por cualquiera de los procedimientos apuntados, el sistema avisará al Notario designado por el ciudadano para que fije día y hora de la videoconferencia con el ciudadano (poniéndose de acuerdo por e mail por teléfono) y podrá acceder a la póliza bancaria que habrá subido la entidad de crédito (y si se trata de otro instrumento notarial, de los datos para poder redactarlo). Por ello, una vez más, cualquier sistema que se utilice debe estar residenciado en los servidores propios del Notariado para dotar el procedimiento de toda la seguridad que la sede electrónica notarial comporta.  

El Notario debe actuar como “administrador”, esto es, quien fija el momento de la videoconferencia y la controla. Le remitirá un enlace al otorgante por e mail o por SMS para que con sólo pincharlo pueda acceder a la videoconferencia (todos los sistemas que conozco al pinchar ese enlace se descarga la aplicación concreta que permite hacer uso de cámara, micrófono y altavoz del equipo elegido y cualquiera que sea el sistema operativo del mismo).

3.- En cuanto a la identificación de los otorgantes podría tener lugar de varias formas: desde luego mediante visualización de la cara y de su DNI físico a través de la cámara. Pero esto no es suficiente. Ese DNI se contrastaría con la base de datos del Notariado que por obligación de la Ley de Prevención del Blanqueo de Capitales y Financiación del Terrorismo debemos tener, escaneando y conservando al menos durante 10 años los documentos identificativos de los otorgantes (creo que tenemos escaneados más de 17 millones de DNIs). Y, ahora, además, podemos, en su caso, contrastarlo con la base de datos del Ministerio del Interior (base de datos de DNI) en virtud de un acuerdo suscrito hace tiempo. También hay que tener en cuenta que en muchos casos los firmantes serán clientes habituales del Notario y que éste los identificará fácilmente.

Y entiendo que, ante cualquier duda del Notario, no se continuará por este procedimiento y este exigirá el otorgamiento en su presencia física (o de otro Notario). La prestación del servicio notarial es obligatoria pero un sistema excepcional no podrá serlo.

4.- La póliza o, si se aplica a otros actos y negocios jurídicos, la escritura, estará a la vista en la pantalla por todos los que intervengan en la videoconferencia. El Notario la leerá y explicará y los comparecientes deberán manifestar su consentimiento.

5.- Y llegamos a la fase del otorgamiento (firma). Aquí lo lógico es que se utilice la firma electrónica que todos los españoles tenemos incorporada a nuestro DNI que quedaría incluso incorporada al documento junto con la Firma Electrónica Reconocida del Notario (FEREN).

Quedaría por resolver los supuestos de aquellos (muchos) que no se saben la clave de su firma electrónica y la de los extranjeros, sean o no residentes, que no la tengan. Aquí cabe desde la sede electrónica notarial se le podría expedir una firma electrónica “temporal”, para ese acto concreto (no olvidemos que ANCERT es una agencia de certificación). Esto es lo que ocurre ahora, por ejemplo, con la AEAT, que, tras identificarte, te remite un código a tu teléfono móvil, que tecleas en su sede electrónica (en este caso sería en la Notarial) y que es la forma de firmar y aceptar.

Y, por supuesto, siempre quedará la manifestación del Notario, que está dotado de Fe Pública, que acreditará que se ha consentido.

Es obvio que la intervención y autorización notarial ampliando conceptualmente un principio esencial de la fe pública como es el de inmediación (presencia física “personal” de los otorgantes ante el Notario) es un cambio muy importante. Pero convendremos que las circunstancias actuales son excepcionales y “a grandes males, grandes remedios”. En todo caso, será, si efectivamente se aprueba, un sistema excepcional; lo normal será seguir acudiendo a las Notarías. A la vista de los resultados, si este sistema ve la luz, el tiempo diría a qué otros instrumentos públicos notariales podrían aplicarse.

 

La intervención notarial de pólizas (y autorización de otros instrumentos públicos) mediante videoconferencia.

BIB 202011082
Ubaldo, Nieto Carol. Notario. Doctor en Derecho y en CC.EE y Empresariales
Publicación:
Aranzadi digital num.1/2020
Editorial Aranzadi, S.A.U.

Valora este contenido.

Puntuación:

Sé el primero en puntuar este contenido.