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27/02/2024. 17:30:51

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Certificados digitales en materia de Compliance

Si Compliance es sinónimo de seguridad, y sobre todo de control, me parece lógico que se entienda dentro del ámbito del mismo lo relativo a protocolos de uso en los certificados digitales. Digo esto porque a menudo nos plantean los empresarios cómo controlar la utilización de dichos certificados en los ordenadores de la empresa sin que los controles supongan un obstáculo en la operatividad de la misma.

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Como siempre decimos,  la lógica y adaptación a laorganización ha de ser la protagonista, pero si hemos de dar una respuesta rápida , los 5 consejos que no pueden faltar para ello son:

1) Elaborar listado de ordenadores (previamente inventariado) que tienen instalado dicho certificado y personas que tienen acceso a las claves.

2) Guardar copia de seguridad del certificado para el caso de avería el ordenador donde esté instalado.

3) Cautelas en cuanto a las contraseñas, como puede ser la conservación en caja fuerte en caso de que se contengan en formato papel, existiendo listado de quién tiene acceso al documento, así como cambiar  dichas contraseñas con una periodicidad no inferior a la semana.

4) Advertencia de separación de funciones distinguiendo entre administrador del sistema, operador del sistema y auditor del mismo.

5) Controlar la caducidad de los certificados.

Recordamos que para la firma de facturas electrónicas, la Agencia Tributaria acepta el uso de cualquier certificado electrónico reconocido. Esto incluye los certificados de persona jurídica de ámbito tributario hasta su caducidad, los nuevos certificados de representación, y de persona física emitidos por la FNMT – RCM. Esto es sólo un ejemplo de que el control del certificado es materia de Compliance, porque de no controlar quién firma esas facturas o quién tiene acceso a dicha firma, podemos correr el riesgo de emisión de facturas falsas, entreotras muchas otras cosas.

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