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07/07/2020. 15:30:57

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Blog Compliance – RIBAS Y ASOCIADOS

Sobre la necesidad de prohibir el uso personal del correo electrónico corporativo

abogado
Ribas y Asociados
Xavier.ribas

E-mail

Desde la última versión de normas de uso de los recursos TIC corporativos (Normas TIC) que redactamos en el despacho ha habido cuatro novedades importantes:

  • Se ha generalizado el uso de los smartphones y de aplicaciones como Whatsapp por parte de usuarios de todas las edades y niveles.
  • En las empresas se tolera un uso moderado de los smartphones personales, existiendo libertad para utilizarlos en determinadas horas a lo largo de la jornada.
  • La reforma del Código Penal y los programas de compliance han introducido la exigencia de un mayor control.
  • El Tribunal Europeo de Derechos Humanos ha avalado el control de la empresa sobre el correo electrónico de sus trabajadores.

La concurrencia de estas circunstancias permite llegar a las siguientes conclusiones:

  • Pasar una jornada laboral sin utilizar el mail corporativo para temas personales ha dejado de ser una conducta heroica, como alegaba el Tribunal Supremo en 2007, ya que el usuario dispone de su smartphone para poder enviar y recibir mensajes personales.
  • Prohibir el uso personal del mail corporativo ya no supone un drama para el usuario, puesto que no lo incomunica de su entorno personal y familiar.
  • La dedicación exclusiva del mail de la empresa a finalidades estrictamente laborales desvanece la posibilidad de que el usuario pueda tener una expectativa de intimidad en los mensajes enviados o recibidos.
  • El control del correo electrónico corporativo no sólo es legítimo sino también necesario para evitar la comisión de delitos.

En algunas empresas se había dado cierta libertad en el uso de los recursos TIC corporativos con el fin de ofrecer una imagen de modernidad. Sin embargo, esta política ha quedado superada por las exigencias de control introducidas en los programas de Compliance por las reformas del Código Penal de 2010 y 2015.

La evolución jurisprudencial del control del correo electrónico y la actualización de nuestro modelo de normas TIC ha sido, de forma resumida, la siguiente:

Durante todos estos años hemos estado recomendando un protocolo muy estricto para el control y la inspección del correo electrónico corporativo dado que, aunque la empresa prohibía el uso personal del mismo, en la práctica lo toleraba, generando el riesgo de que hubiese mensajes personales en los buzones a inspeccionar.

Este protocolo, que detallamos en el Curso de Compliance de Thomson Reuters Aranzadi, no sería necesario si la empresa prohibiese de manera absoluta el uso personal del correo electrónico corporativo, estableciese los correspondientes controles de forensic readiness sobre el mismo y advirtiese sobre su existencia.

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