Gestión del conocimiento

IV. Visión a largo y hoja de ruta para crear gestión documental

Mariano Siminiani,
miembro de TopTen Business Experts

Visión a largo plazo

Pero la dirección de la empresa no se debe conformar con el enfoque expuesto hasta ahora, sino que puede y debe conseguir una visión más amplia, más de largo plazo de lo que puede  mejorar la empresa con la gestión documental. Por ejemplo, con la gestión documental:

• Daremos un buen soporte a la gestión del conocimiento en la empresa.
• Impulsaremos la comunicación en la empresa
• Mejoraremos los procesos de negocio porque sus acciones irán acompañadas de los documentos oportunos.
• Reutilizaremos los documentos realizados que hayan demostrado ser eficaces.
• Será mucho más fácil conocer lo realizado por otros departamentos o equipos
• Se podrán encontrar muchas aplicaciones de la gestión documental para apoyar a los procedimientos verticales ya existentes

Si unimos a estas consideraciones unidas la viabilidad y al coste previsto de la gestión documental estaremos en condiciones de tomar la decisión correcta respecto de si nos conviene acometer su implantación en la empresa.

Misión y objetivo para la gestión documental

La gestión documental se puede implantar delegando su creación y gestión en un equipo horizontal, con la misión de crear en la empresa una cultura corporativa de gestión documental para alcanzar los beneficios que se han descrito para la empresa y para las personas, y el objetivo de crear y explotar el sistema de gestión documental

Hoja de ruta

Para que el equipo cree la hoja de ruta correspondiente l e será útil considerar las siguientes líneas de acción:

• Diseñar y planificar el proyecto de gestión documental,
• Determinar qué documentos concretos se se necesita tratar
• Diseñar, planificar y organizar la captura masiva inicial, con escáner para los documentos en papel y clarificando la copia de los documentos en disco,
• Diseñar, planificar y realizar las operaciones permanentes de alma cenamiento, uso de documentos, así como las de mantenimiento, seguridad ante causas de pérdida, y preservación de la privacidad de los documentos tratados,
• Gestionar la medición de costes, indicadores y beneficios del sistema de gestión documental

Estas funciones, junto con otras necesarias para la empresa, pueden ser útiles para determinar el perfil apropiado de las personas que formen el equipo de gestión documental.

Indicadores y metas

La labor de este equipo se debe reflejar en la evolución de indicadores como pueden ser:

• el porcentaje de documentos de la empresa incluidos en la gestión documental,
• el número y calidad de los metadatos incorporados a todos los documentos,
• el grado de utilización de los documentos digitalizados,
• la mejora del conocimiento corporativo por la mayor facilidad de acceso a los documentos,
• la ganancia de la empresa por la reducción de gastos y tiempo,
• y el grado de satisfacción de las personas por la simplificación de sus trabajos de búsqueda y manejo de documentos.

La dirección de la empresa puede establecer valores en las medidas de estos indicadores como metas que impulsen al equipo de gestión documental.

Resumen

En resumen, debemos integrar corporativamente los documentos convenientes, y acelerar su búsqueda y gestión porque el caos en los documentos de la empresa (repeticiones, distintas versiones, clasificación inadecuada o descoordinada,...) es causa grandes pérdidas y de enormes ineficiencias.

Estableciendo y gestionando un plan para satisfacer la gestión documental necesaria corporativamente, y obteniendo e implantando los métodos y herramientas necesarios, ganaremos tiempo, dinero y posibilidades en el manejo de nuestros documentos. "Usaremos nuestras gafas" y no iremos a tientas por esos mundos de nuestro trabajo.

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