La transformación digital y AUREN SPAIN han logrado ir de la mano durante la situación de crisis que ha provocado la COVID-19. Así lo manifiesta Daniel Sánchez Castro, quien da muestra del grado de preparación de la firma en este sentido.
¿Estabais preparados para afrontar una situación tan disruptiva como esta?
Sin duda, pero no hemos estado exentos de tener que readaptar continuamente nuestro Plan de Contingencia a cada nueva circunstancia que se iba produciendo y que tenía incidencia en nuestro proceso productivo y/o en nuestra organización.
Cuando se declaró el estado de alarma, pocos se atrevieron a augurar que duraría casi 100 días y que, durante todo ese tiempo, sería necesaria la reorganización de los procesos, potenciar el teletrabajo como único medio de garantizar la producción y aprender a gestionar equipos, personas y clientes mediante una nueva forma de colaboración que, en general, no estaba plenamente consolidada.
En definitiva, de la noche a la mañana, nos vimos obligados a convertir un sistema de organización alternativo y residual, en principal y exclusivo.
Hemos puesto a prueba todos nuestros sistemas informáticos. Afortunadamente, nuestro departamento de informática ha sabido dar solución adecuada a cada incidencia en tiempo récord, reforzando nuestros niveles de seguridad y protección.
¿Cambiará la forma en cómo se prestan los servicios legales?
Si, cambiará, pero seguramente de forma menos prominente que en otros sectores de actividad. Por ejemplo, nadie discute que en el sector de la educación el uso de las nuevas tecnologías, las clases no presenciales y los exámenes virtuales han venido para quedarse y perdurarán en el tiempo de forma concomitante con la educación tradicional.
En el sector de la abogacía, mucho más tradicional, quizás no perduren todos los cambios a los que forzosamente nos hemos tenido que adaptar a raíz del Covid. Un ejemplo de ello es la celebración de los juicios y vistas por medios telemáticos. La propia norma que ha pretendido destacarlos y hacer preferente su uso nace sin vocación de perpetuidad y trata de hacerse extensiva únicamente durante los tres meses posteriores al levantamiento del estado de alarma. Esperemos, no obstante, que la experiencia y los recursos que las administraciones y profesionales estamos invirtiendo para habilitar la celebración telemática de vistas durante tan exiguo periodo de tiempo no caiga en saco roto y algo de esta efímera experiencia pueda perpetuarse, al menos, con determinados procedimientos de escasa o baja complejidad. Los beneficios son indudables.
La experiencia nos dice que los cambios vividos e implementados en estos días únicamente se perpetuarán en el sector de los servicios legales si vienen impuestos por las administraciones y/o legislación, como es el caso de los juicios por videoconferencia a los que nos hemos referido anteriormente, o vengan impuestos por el mercado y/o la competencia, como ocurre con los modelos alternativos de prestación de servicios jurídicos de reciente aparición en España o, finalmente y, si cabe, más importante aún, si los cambios son exigidos por los clientes destinatarios de dichos servicios legales.
Es pronto aún para augurar qué medidas, de las forzosamente adoptadas, se perpetuarán en el sector legal. Sin duda, el teletrabajo, del que seguidamente hablaremos, será una de esas medidas. Ahora bien, el cambio tecnológico, la innovación y la transformación digital de los despachos de abogados seguirá extendiéndose y perpetuándose pues esta crisis nos ha hecho ser conscientes de la imposibilidad material de afrontar una situación tan disruptiva como la vivida sin la tecnología adecuada y ha situado a ésta en el primer escalafón de las firmas profesionales.
¿Cuál es el mayor reto que ha derivado y derivará el teletrabajo?
Saber gestionarlo adecuadamente. El teletrabajo no debe ser comparado con la experiencia que hemos vivido estos días y que, obligatoriamente, hemos tenido que gestionar a nivel de Firma para solventar la situación de crisis y garantizar la producción en niveles óptimos. No debemos confundirlo.
El teletrabajo debe encajar dentro de la organización asumiendo la auto responsabilidad de los diferentes miembros del equipo y diferenciarlos atendiendo a su diferente grado madurez. No todas las organizaciones y/o equipos tienen el grado de madurez necesario para implementar el teletrabajo como sistema de organización. Hay que aceptar la flexibilidad horaria, la modificación de la forma de organizar y tramitar los asuntos y de relacionarse con los clientes. Sin duda, debe preverse un sistema que garantice la desconexión digital y procurar un trabajo por objetivos huyendo del concepto de presencialismo, tan común en nuestro sector. Por ello se exige una mayor implicación de los responsables de la empresa de invertir más tiempo en la adecuada gestión, participación y formación de sus equipos.
Lo recursos dejan de estar disponibles a simple demanda y deben priorizarse las tareas que se asignan. El legal project management adquiere una importancia vital.
Son muchos los retos a los que nos enfrentemos para convertir el teletrabajo en un sistema plenamente compatible con la organización de una empresa. El principal, desde nuestro punto de vista, es que su implantación no ponga en riesgo, ni los valores, ni la cultura de la organización. Por ello, la prestación presencial y el teletrabajo han de convivir en términos equivalentes permitiendo que los equipos se formen y contribuyan a implementar dichos valores y la necesaria cultura de la organización.
¿Qué aprendizajes os habéis llevado de esta situación?
En primer lugar, la importancia de poder contar con unos equipos con un alto grado de responsabilidad, madurez y compromiso. De no haber sido así, la organización se hubiera visto resentida de algún modo.
En segundo lugar, aprender a relacionarnos con los clientes en un entorno digital, totalmente diferente al que tradicionalmente veníamos usando. En mi opinión, hemos sido capaces de, aun estando lejos, sentirnos cerca de nuestros clientes para atender todas y cada una de sus necesidades, sin que el confinamiento haya representado impedimento alguno a ese firme propósito.
Y, por último, la necesidad de seguir apostando por las nuevas tecnologías, la transformación digital e implantar el teletrabajo como modo normal de organización del trabajo.
