Uno de los colectivos clave de nuestro sistema judicial es, sin duda, el de los secretarios judiciales, por eso nos hemos querido asomar a su realidad conversando con su presidente, Rafael Lara Hernández.
En un período de crisis económica, nuevo gobierno y quizá inicio de proceso de reforma de la Administración de Justicia, ¿Qué tiene en la cabeza el Presidente del Colegio Nacional de Secretarios Judiciales?
Indudablemente, la sostenibilidad de nuestro sistema judicial. Sostenibilidad entendida en su doble acepción, pues la Justicia, como servicio público esencial, debe no solo contribuir a la sostenibilidad de nuestro Estado social y democrático de Derecho, sino ser en si misma sostenible, pues solo así, servirá como factor de progreso social y económico.
Una justicia que dote de seguridad jurídica a las relaciones sociales y al tráfico económico, ágil en la declaración y muy especialmente en la ejecución, muchas veces la gran olvidad de las reformas, aportará recursos rápidamente al tráfico económico.
La Justicia es sin dudarlo, y ante todo, un servicio público esencial, y debe también contribuir a la sociedad como motor de progreso, sin irresponsables costes; para ello, es necesario una modernización de la misma igualmente sostenible, basada en una planificación realista y costeable, en el consenso, con liderazgo suficiente de nuestro Ministerio y un firme cambio de perspectiva por parte de todos.
Pero, ¿Cuál debe ser el camino para alcanzar ese objetivo?
El elemento básico para establecer un marco de sostenibilidad, es el de OPTIMIZACIÓN de recursos, ideas y personas.
La Justicia ha sido ejemplo de derroche cuando la única respuesta ante el incremento de demanda era gastar millones en nuevos juzgados, que como unidades absolutamente desconectadas entre sí, con nulo aprovechamiento de las capacidades y el talento de sus componentes, un dimesionamiento erróneo absolutamente en muchas ocasiones, y con unos viejos procesos de trabajo considerados ritos inamovibles era todo lo contrario a un sistema de optimización eficaz y eficiente. Por más juzgados que se han ido creando no se ha mejorado la respuesta y sin embargo el coste económico y de tiempo ha sido brutal (tarda al menos un año en su realización, devora recursos y clona la opción más ineficiente), en definitiva una opción lenta, cara e ineficiente, cuando el futuro está en otro modelo.
La solución pasa por optimizar al mínimo coste, con una nueva perspectiva de GESTION lo que llevará consigo y exigirá oficinas judiciales mayores que dirigidas profesionalmente por secretarios judiciales, centralicen las tareas que se repiten, compartan información, mejoren la gestión y puedan especializar equipos con flexibilidad de estructuras para atender las necesidades cambiantes. (Un ejemplo: si la pequeña empresa o el autónomo, precisa cobrar sus créditos ágilmente para sobrevivir, la Justicia debe poder flexiblemente dedicar recursos con agilidad a esas demandas, y la rigidez del sistema actual no lo permite).
Está es una reforma obvia, y tiene su base esencial en la reforma que se efectuó de la LOPJ el 2003, no hay otro camino, los principios de la llamada Nueva Oficina Judicial.
La flexibilidad, eficacia y eficiencia de ese diseño permite rápidamente organizar los recursos disponibles en el entorno de una oficina mayor y mejor gestionada. Ello unido a los Tribunales de instancia, permitirá aunar esfuerzos y mejorar la respuesta. Pero los éstos, no tendrán sentido sin la NOJ. Si colegiamos el Tribunal, habrá que colegiar igualmente la oficina que le da soporte con el diseño del 2003, y viceversa. Están indisolublemente unidos o se fracasará.
Debemos por ello, aprovechar lo bien hecho de la experiencia adquirida en las ciudades de implantación NOJ, y mejorar los defectos de esa implantación que tenemos muy claros y así lo hemos dicho repetidas veces y desde hace tiempo; debemos hacer un esfuerzo coordinado y conjugar las nuevas tecnologías con la eliminación progresiva del papel y la unificación del sistema informático; y todo ello con una administración moderna de los recursos humanos, para que los mejores afloren sin las ataduras de una organización del siglo XIX, y con la simplificación de procesos, ahorrando y redistribuyendo trámites y tareas. Todo esto puede hacerse con los previsibles escasos recursos públicos y se puede ser sostenibles, e incluso rentables, utilizando el mejor recurso de todos: el factor humano.
Pero la nueva oficina judicial no parece estar dando los resultados esperados.
Se ha convertido en un lugar común la idea de que la oficina judicial implantada en las ciudades piloto, como Burgos o Murcia, es un fracaso. Pero hemos de bajar a la realidad de los datos, y superar la idea aparente de fracaso que se propaga sin base suficiente para ello. Utilizando un símil informático, no hay que tirar el ordenador, hay que pasarle el antivirus y ponerlo de nuevo en marcha, mejorado.
Muchos de los datos estadísticos publicados por el CGPJ de las experiencias piloto de NOJ, nos muestran que servicios comunes como los generales y los de ejecución están cumpliendo a satisfacción, frente a otros que no están corriendo la misma suerte. Precisamente el servicio común de ordenación del proceso no está alcanzando los niveles esperados, pero hemos de buscar los motivos, ¿cómo puede funcionar un servicio al que se ha dedicado en la RPT el 15% del personal global para atender una carga de trabajo cercana al 50%?, ¿cómo puede funcionar si el elemento tecnológico ha fallado, o si la gran virtud del esquema de la nueva oficina que era la flexibilidad de estructuras y a la que antes he hecho referencia, ha sido dinamitado con el modelo implantado?
Dijimos que había que volver al modelo organizativo previsto en el 2003, reintroducir la flexibilidad como virtud esencial de la organización, adaptar las RPT a cada orden jurisdiccional, la dotación básica de las UPAD, mejorar la tecnología, simplificar los procesos y mejorar la gestión de los recursos humanos, mantener lo bien hecho y solucionar los errores cometidos, pero no eliminar la esperanza de progreso. Así lo hemos denunciado muchas veces, y las últimas acciones y declaraciones de los responsables ministeriales que están examinando la NOJ, nos dan la razón.
Colectivos profesionales del Derecho como los Graduados Sociales, los Notarios o los Registradores han entablado conversaciones con el Ministro de Justicia, Alberto Ruiz-Gallardón, a fin de obtener más competencias o al menos más presencia objetiva en Justicia. Si abrimos la agenda de los Secretarios Judiciales, ¿encontramos reuniones en el Ministerio?
Simultáneamente a ser recibidos estos colectivos por el Ministro, no se olvidó de los secretarios judiciales. Yo mismo compartí a primeros de febrero una entrevista (posiblemente la primera concedida a una asociación del ámbito de la Justicia) tremendamente fructífera y cordial, que me permitió transmitirle todas nuestras inquietudes y propuestas, nuestra visión de los problemas de la Justicia y de la NOJ, que compartió con nosotros. Fue una oportunidad y un gesto trascendental para nosotros, por parte de nuestro Ministro.
Tras ella se han producido otras con todo el resto del equipo que nos han reafirmado en el afán reformador y la consiente perspectiva en la que se mueve este Ministerio.
La Fundación Firma ha sido pensada y creada para desarrollar actividades que propicien el reconocimiento y la formación de calidad del Cuerpo Superior de Secretarios Judiciales. ¿Puede decirnos qué actividades tiene programadas para los próximos meses y con qué instituciones públicas y privadas han concertado colaboraciones?
La Fundación se constituyó por el Colegio que presido como un instrumento de futuro para nuestro cuerpo y la Justicia en general, y creo está cada vez más dando sus frutos. Tenemos previsto la realización de sucesivas ediciones de los Foros para una Justicia en calidad en los que buscaremos aunar las aportaciones y visiones de todos los colectivos de dentro y fuera de la justicia, las Jornadas de perspectivas de trasformación tecnológica de la Justicia que ya venimos desarrollando, los encuentro en Universidades de prestigio como la UIMP, seminarios, libros y publicaciones, (uno con Aranzadi sobre el proceso civil a punto de salir) y un sin fin de actividades que entendemos necesarias. Y todo ello gracias a tantas entidades públicas y privadas que creen en nosotros y nuestros proyectos.
El Abogado pasa muchas horas dentro de las sedes judiciales, y la mayor parte de las veces el Secretario es su interlocutor más eficiente ¿Cómo son las relaciones entre el colectivo de los Secretarios Judiciales y la Abogacía?
De evidente colaboración. Creo que siempre ha habido un respeto, colaboración y comprensión mutua en el ejercicio por ambos colectivos de nuestras responsabilidades; y ciertamente cada uno desde su posición ha podido comprobar y encontrar en el otro un interlocutor esencial en el devenir diario. Además, en su conjunto y como colectivo, la abogacía es un factor humano de evidente trascendencia cuyas aportaciones no pueden ser desaprovechadas, y como organizaciones mantenemos magníficas relaciones.
¿Cómo puede contribuir el Cuerpo de Secretarios Judiciales en la mejora de la imagen pública de la Administración de Justicia?
De manera fundamental. Somos un elemento dinamizador de la Justicia y así empieza a ser percibido por el ciudadano y el profesional. Creo que estamos empezando a salir del anonimato con nuestro tesón y trabajo demostrados, aunque aún quedan rémoras históricas que nos minusvaloran socialmente sin fundamento real pues, a pesar de la denominación del Cuerpo, nada acorde con nuestras funciones, y frente a las que debemos seguir porfiando, ofrecemos nivel profesional, eficacia, valor, modernidad y vocación de servicio.
Pero la mejora de la Justicia es cosa de todos los colectivos. ¿Propuestas de futuro para mejorar la Justicia?, tenemos muchas, pero tal vez la más radical por su índole y la segura eficacia de la que dotaría a la Justicia es la implementación de sistemas MULTITRACK y MULTIDOOR.
Hablamos de un esquema de figuras exitosas en otros sistemas judiciales, tales como el de entrada del proceso, o sistema "multipuerta" o el de proceso flexible o el de la justicia preventiva (hablamos del "MULTITRACK" o el del "PRETRIAL") especialmente a través de una Audiencia Previa dirigida por Secretarios Judiciales, en los que orientar al ciudadano en el mecanismo procesal más adecuado a utilizar, e incluso derivar a mediación, o en los contenciosos que hayan de plantearse, generar un proceso a medida y no encorsetado en los trámites predeterminados en las leyes que muchas veces resultan innecesarios al fin que se persigue y ralentiza la respuesta debida. Con estos sistemas, se podría permitir, como en otros países de nuestro entorno, que sólo un tanto por ciento muy reducido de los litigios llegaran a juicio -caso, por ejemplo, de Inglaterra, en donde sólo el 5% de las demandas llegan a juicio-
Así, el papel que podría desempeñar el secretario judicial, un papel fundamental, permitiría con esos sistemas un logro de evitación y reordenación procesal de los conflictos, que agilizara y mejorara el sistema de Justicia. Es lo que a mi me gusta llamar un sistema de ATENCIÓN TEMPRANA en la Justicia, en la que podamos orientar al ciudadano en la mejor manera y más eficiente para su satisfacción y al menor coste para el servicio.
Es una propuesta en la que estamos trabajando y pronto podremos presentar a los responsables públicos.
Parece que sería profundizando en la línea de la profunda reforma normativa de mayo de 2010 que cambió los rumbos del proceso judicial al encomendar la entera gestión de los litigios al Secretario. ¿En qué medida ha cambiado la realidad del ciudadano que se ve envuelto en un juicio a partir de dicha reforma?
Una pieza fundamental de la reforma y modernización de la Justicia fue el elemento instrumental, los procesos de trabajo. Los proceso de gestión de la oficina judicial han de mejorarse continuamente, aplicando criterios de gestión de calidad, pero fundamental es el elemento más jurídico procesal, los procesos judiciales.
Aquí efectivamente se produjo la reforma que entró en vigor en el 2010 y que se ha mostrado un éxito incontestable. Pues la gestión del proceso que hemos asumido los secretarios judiciales ha sido un factor ágil y eficaz que ha permitido que se resuelvan muchos y más procesos con los mismos recursos humanos y los mismos jueces.
El éxito de esta reforma hace palpable que una mínima mejora en la gestión puede dar resultados con iguales medios. Hay que profundizar en ella.
¿Ha cambiado la dinámica de trabajo de los abogados y procuradores en los procesos judiciales a partir de dicha reforma?
Creo que la relación de confianza mutua que antes existía con estos colectivos se ha profundizado con el ejercicio de las nuevas competencias que hemos asumido.
En su primera comparecencia parlamentaria el Ministro de Justicia, Alberto Ruiz-Gallardón, afirmó que quiere "encontrar fórmulas que contribuyan a disminuir de forma razonable el elevado índice de litigios que anualmente se acumulan en juzgados y tribunales". ¿Qué reflexiones se pueden plantear ante esta afirmación?
La reducción de la litigiosidad debe ser un eje fundamental de la nueva realidad del sistema judicial. Y se puede alcanzar no solo sacando tareas de los juzgados, (como despenalizando muchas faltas, promocionando la avenencia, potenciando el monitorio en su modelo alemán, …) sino redistribuyendo las competencias para una mejor gestión de las mismas, como esa justicia de atención temprana a la que antes he hecho referencia.
Evidentemente, se precisan reformas, las precisas para reafirmar la modernización de nuestro sistema judicial. Y muchas nuevas competencias pueden ver en el secretario judicial su destinatario. No hablo solo del Registro civil que nos espera para dentro de pocos años cuando entre en vigor la ley que lo regula, y que esperamos asumir con diligencia, sino de la JURISDICCIÓN VOLUNTARIA que creo que en alternatividad con otros colectivos, y por experiencia propia del nuestro en su llevanza y previsión competencial en la legislación orgánica nos coloca en idóneas condiciones de ejercicio de la misma en pro de prestar un servicio público a todos los ciudadanos y generando competitividad, precisamente por esa alternatividad de ejecución por otros profesionales, con lo que permitirá descargar de trabajo a los juzgados y mejorar la calidad.
Pero también, pienso en otras reformas por venir y que deben agilizar los procesos judiciales, profundizando en la reforma procesal del 2010 en la línea que marcó de concentrar en nuestro colectivo la gestión del proceso, pues en la configuración de la nueva estructura organizativa, deben evitarse los viajes incesantes de expedientes. Ya lo dijimos en su día, hace años, el proceso judicial debe diseñarse por fases y atribuir cada una a un solo profesional, ello contribuirá a la seguridad jurídica procesal precisa, permitirá manteniéndose ese esquema de distribución procesal, poder diseñar estructuras y organizaciones, ser previsibles en la planificación, y óptimos en su desarrollo y aplicación y mejora.
Y con todo ello otras muchas propuestas del Colegio nacional de Secretarios judiciales que ya algunas fueron sacadas a la luz en el Foro para una Justicia en calidad que celebramos a primeros de mes, como la actualización de muchos procesos anticuados o complejos, y su simplificación mediante medidas concretas, coherentes y efectivas de agilización procesal, entre las cuales pueden proponerse, el incremento del principio de oralidad, concentración de trámites, la extensión del sistema de los pleitos testigo o la extensión de los efectos de sentencias, el carácter vinculante de pruebas periciales previas, el archivo de procesos de ejecución en casos de insolvencia… etc.
Los costes de la justicia deben tenerse en cuenta no sólo en la gestión de la administración de justicia, sino también en la tramitación y admisión de los procesos judiciales, y por ello, debe valorarse la introducción de sistemas de contribución al coste de la justicia, garantizando la tutela judicial de la primera decisión, o la fijación de cuantías mínimas (no máximas como hasta ahora) para la interposición de demandas o recursos estableciendo una tasa para la que no lo supere; la limitación, especialmente en el ámbito civil, de determinados medios de prueba por antieconómicos; la regulación de los conceptos de la condena en costas, y de los gastos y costas procesales, …
¿La solución de los defectos de la Administración de Justicia estriba en dotar más plazas de Jueces y Magistrados?
Es innegable la necesidad de más jueces, pero igualmente serán necesarios más secretarios judiciales. La virtud estará en dotarnos de un sistema procesal distribuido competencialmente y en base a él, establecer la dotación precisa de, principalmente, el elemento decisor, juez y secretario judicial. Solo teniendo claros los esquemas procesales, podremos prever el número del factor humano preciso para llevarlo a acabo. Y no como ahora que hay una evidente desproporción. Por ello, cada vez que se hiciese una reforma procesal debería valorarse el impacto en este factor, el humano.
Hace poco usted obtuvo el compromiso de Alberto Ruiz-Gallardón de aumentar la especialización y las competencias de los Secretarios Judiciales. En esta materia, si usted pudiera pedir un deseo con la certeza de ser cumplido, ¿cuál sería?
Una pieza fundamental como digo es el elemento humano, la valoración del desempeño, la motivación, la formación continua, incluso la simplificación de cuerpos debe presidir la acción futura.
Y por supuesto, estoy convencido del potencial del Cuerpo superior jurídico de Secretarios judiciales, en la gestión, y en el proceso y la decisión, en nuestra ambivalente naturaleza de directivo y personal de naturaleza judicial que debe incidir en nuestro estatuto, y la necesidad de una verdadera carrera profesional para los Secretarios Judiciales.
Se nos ha pedido un gran esfuerzo y lo hemos dado, con generosa dedicación y con escasos elementos humanos, y sabemos que podemos seguir en este camino asumiendo la responsable dedicación que podemos ofrecer. Sabemos que no son tiempos de pedir, y esperamos que vengan los tiempos en los que se pueda ver recompensado tanto esfuerzo, así vendrá el tiempo del reconocimiento a todos los niveles; pero aun conscientes de ello, un elemental principio de gestión de los recursos humanos exige que ya hoy se atiendan muchas necesidades mínimas del trato estatutario que se nos adeuda y en los que estamos trabajando con el Ministerio. Confiamos plenamente que los olvidos del pasado puedan verse solventados en el presente.
Uno de los deseos del colectivo gira en torno a la creación de la figura del Secretario de Adscripción Territorial al Ministerio de Justicia. ¿Podría explicarnos qué mejora significaría en el funcionamiento de los juzgados?
No fue tanto un deseo, como una figura que se propugno en su día por el Colegio sobre la base de a creación de los jueces de adscripción. Y lo que parecía una frivolidad tenía su sentido, el de evitar la concentración de esfuerzos económicos en la creación de plazas de juez en olvido de los secretarios judiciales, lo que podría causar un evidente cuello de botella en la gestión del proceso y una sobrecarga de trabajo para nuestro colectivo.
Tristemente así ha ocurrido, pues el ritmo de creación ha quedado evidentemente ralentizado en perjuicio de nuestro colectivo y del propio sistema de trabajo de la Administración de Justicia, y si no hay creación de plazas de nuestro cuerpo, el sistema corre el riesgo de colapsar. Ya lo estamos sufriendo y hay que solucionarlo.
Un Secretario Judicial medio, ¿está familiarizado con las Nuevas Tecnologías?¿A qué recursos tecnológicos recurre de modo cotidiano un Secretario Judicial?
Lo estamos, y creo que somos uno de los colectivos más tecnológicamente adaptados. Tanto a los sistemas de trabajo y gestión procesal, que precisan una evidente mejora, y ahí tenemos mucho que decir por evidente cercanía y conocimiento, como en las bases de datos de jurisprudencia y legislación, necesaria para el ejercicio de nuestras funciones, y que por cierto nos costeamos nosotros mismos, aún siendo una herramienta de trabajo.
¿Qué necesidades tecnológicas tiene un Secretario Judicial que aún no han sido colmadas?
Una pieza básica y fundamental como ya indiqué para la reforma de la Justicia, es la tecnológica, y aquí, sin coordinación de los recursos de todas las Administraciones, seguiremos haciendo esfuerzos baldíos. Las aplicaciones informáticas deben revisarse y diseñarse para el destino al que están llamadas escuchando a los usuarios, y deben coordinarse las inversiones de las diferentes administraciones y organismos evitando duplicidad de aportaciones, y se deben igualmente uniformar y homogeneizar. Deben caminar juntos y por la misma senda el Ministerio, las CCAA y el CGPJ.
Debemos hacer un esfuerzo coordinado y conjugar las nuevas tecnologías con la eliminación progresiva del papel y la unificación del sistema informático. Agradeciendo los servicios prestados a muchos de los sistemas actualmente en uso y planificando uno nuevo que supere la brecha tecnológica entre Administraciones y con los ciudadanos y los profesionales, y que sea de vocación universal, e integral en sus prestaciones, con sistemas single sign on, y plenamente interoperable. Este ha sido uno de los lastres de la oficina judicial como advertimos, y el Ministerio ya ha declarado que debe solucionarse.
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