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07/02/2023. 02:28:47

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La factura electrónica, innovación y ahorro de costes fijos

Director de Marketing y Atención al Cliente de GTA Consulting

“La factura electrónica genera grandes beneficios a las empresas que la utilizan, tanto del lado del emisor como del receptor. Existen muchas razones para adoptar la factura electrónica, que van desde los puramente económicos hasta los ecológicos.”

Un hombre realizando una factura electrónica.

La era digital es ya una realidad implantada en nuestra actividad cotidiana y profesional, cada vez son más los trámites que, de forma rápida y sencilla, podemos realizar a través de internet y/o medios digitales. La factura electrónica es otro paso más a la integración y simplificación de tareas administrativas que suponen mucho tiempo de dedicación para su manipulación y coste económico;  a través de la misma estos costes quedarán muy reducidos. Actualmente no es obligatorio el uso de la factura electrónica salvo para las empresas que tengan que remitir facturas a la administración del estado tendrán que hacerlo por esta vía, puesto que según la ley de Contratos del sector público 30/2007, obliga a realizar la facturación por medios electrónicos a partir de Julio de 2010, pero a pesar de no ser obligatorio, de momento, para el resto de empresas sus ventajas de gestión y ahorro de costes son tan evidentes que su implantación es una buena inversión para cualquier negocio.

Qué es la Factura Electrónica? La Factura Electrónica es un documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva la plena validez fiscal y jurídica  con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel. Este documento es firmado digitalmente con un certificado electrónico reconocido, expedido por un prestador de servicios de certificación que cumpla lo establecido por la Directiva de Firma Electrónica.

Qué formatos son validos para la Factura Electrónica ?Las facturas electrónicas se pueden emitir en diferentes formatos ( XML, PDF, html, doc, xls, gif, o jpeg , entre otros) siempre que se respete el contenido legal exigible a cualquier factura. Los formatos más extendidos y habituales son PDF, XML  eFactura siendo este último el standard adoptado por la Agencia Tributaria.

Qué ventajas aporta la Factura Electrónica ? La factura electrónica genera grandes beneficios a las empresas que la utilizan, tanto del lado del emisor como del receptor. Existen muchas razones para adoptar la factura electrónica, que van desde los puramente económicos hasta los ecológicos.

Entre las principales ventajas podemos citar :

  • Ahorro de costes derivado de la supresión del papel, el bajo coste de los medios de comunicación electrónicos (en contraposición a los medios tradicionales de envío postal), eliminación de los gastos de franqueo, gastos derivados de la introducción manual de datos, costes de almacenaje, etc
  • Mejora de la eficiencia por la liberación de tareas administrativas, permite destinar los recursos humanos a aspectos productivos en las compañías. Un simple click desde el ERP y la factura es emitida y enviada. Desde el lado del receptor los datos se pueden introducir automáticamente en sus aplicaciones contables.
  • Obtención de información en tiempo real y reducción de los tiempos de gestión.
  • Uso eficaz de recursos financieros ya que la adopción de la factura electrónica favorece el acceso a medios de financiación como el factoring o el confirming.
  • Proyección de la imagen de la compañía como empresa puntera, moderna y avanzada, tecnológicamente, así como respetuosa con el medio ambiente.

Se consigue, en definitiva, una mayor calidad de servicio que repercute a su vez en una mayor competitividad de la empresa.

Entre las diferentes aplicaciones que nos ayudarán a la emisión y envío, Sigma Signature es una solución integral diseñada para auto-matizar las tareas de facturación electrónica:

  • Realiza la firma electrónica en los dos tipos más estándar en el ámbito de la eFactura (PDF y XML)
  • Permite añadir el sello de tiempo y el estado de revocación del Certificado en el momento de la firma.
  • Proceso Individual o por Lotes de los Documentos.
  • Envía, automáticamente, al destinatario el aviso de emisión y el documento.
  • Facilita el acceso por diferentes criterios a los documentos, incluyendo la custodia de los mismos.
  • Libera al destinatario de la instalación de un software adicional, ya que puede validar la firma del documento con Adobe Reader o bien con el Validador XML de la AEAT

Puede encontrar más información en: www.efacturacion.es

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