Siempre te preguntas si tu servicio puede mejorarse, o si puedes dedicarte a la parte que te gusta y no dedicarte a hacer facturas y gestiones administrativas. Las firmas de servicios profesionales, despachos de abogados, estudios de arquitectura, diseñadores, gabinetes de ingeniería y otros servicios profesionales, pueden aplicar sencillos métodos para reducir la burocracia y aumentar la rentabilidad. Los profesionales tienen el privilegio de tener un trabajo que les gusta y les llena, pero se saturan por todo lo demás. Si quieres estar mas tranquilo y que todo fluya, revisa las 6 Claves de gestión operativa:
1. ¿Que es un proyecto y que no? Reflexionar
Toda tarea profesional debe esta siempre relacionada con un cliente, un proyecto o un expediente. La referencia o número de proyecto es el campo clave para cualquier actividad, documento o registro. Esto nos ayuda a localizar el tiempo y los recursos que suponen un coste en el proyecto, así como lo que vamos a facturar. Con lo que tras un breve repaso podremos emitir una factura, sin largas horas revisando lo que hemos hecho.
2. ¿Qué vendemos? Reflexionar más
Nos compran por una promesa, vendemos un servicio, producimos documentos, facturamos horas.Independiente del control de presencia, tenemos que imputar todas las horas a los proyectos ya sean facturables, internas o no facturables. Para tener un procedimiento de facturación ágil y un sistema de costes fiable es necesario que todas las horas tengan un sitio donde localizarse.
3. Mejor una buena receta que un aparato de cocina nuevo. Procedimientos sencillos
Procedimientos sencillos, claros y bien implantados. Todos queremos un buen sistema, el mejor software de nuestro sector, pero si no tenemos unos procedimientos claros y bien implantados, estamos creando un monstruo que acabará con nuestra paciencia y arruinará la experiencia de usuario. Tendemos a realizar implantaciones rápidas explicando funcionalidades que quizá no tengan la utilidad prevista. También puede ser que la organización no este madura todavía para un sistema completo. En todo caso, un buen análisis de requerimientos realizado junto a TODOS los niveles de la organización ayuda a conseguir un sistema útil y fácil de manejar.
4. Un paso adelante. La importancia del Lanzamiento
La implantación y el lanzamiento son clave a la hora de obtener buenos resultados. Un fuerte liderazgo sobre la solución elegida, hará que la organización se mueva. Para ello deben preverse las preguntas y respuestas de todos, creando un equipo de personal interno y externo que este pendiente de cada cuestión en los momentos clave.
5. Después de sembrar, tiene que llover y donde no haya nacido replantar. Revisión, seguimiento y auditoría
Dicen que las organizaciones son como una goma elástica, las estiras y ceden un poco pero luego tienden a volver a su forma. Después de la implantación se realiza una revisión con todos los usuarios para reforzar la formación. A todos nos asusta una auditoría, lo asociamos con escándalos financieros, pero en los procesos es solo una forma de mejorar, ver donde hemos llegado y que tenemos que hacer para llegar a las metas que nos hemos propuesto.
6. “Si quieres resultados diferentes, no hagas siempre lo mismo” Albert Einstein. Revisar las funciones
Pequeños cambios suponen grandes efectos en nuestro bienestar como profesionales y en la rentabilidad. Contamos con la motivación, a veces pasión, por nuestro trabajo. Hay otros profesionales que les gusta la administración dejémosles a ellos que lideren esa parte. Además, ganaremos rentabilidad en uno o dos puntos, sin dedicar mas horas. Todos ganamos.
No tienes que hacerlo todo tu, para eso están los consultores. La consultoría en servicios profesionales es muy positiva ya que los recursos internos deben estar dedicados a los clientes y no es posible mantener una gran estructura en el tiempo. De hecho, en general la automatización y subcontratación de tareas repetitivas y/o administrativas o de aquellas en las que no somos expertos es muy beneficiosa para la firma en términos de flexibilidad y coste.
La visión de un experto de alto nivel, refresca la organización y aporta ese empuje necesario para lograr los objetivos y encarar la incertidumbre ¿Cuál es tu próximo desafío?
