Es como si no viéramos bien, nos negáramos a usar nuestras gafas, y viviéramos tanteando los objetos o herramientas que tenemos que utilizar. Trabajamos con muchos documentos, y nos empeñamos en no tener tiempo ni dinero para disponer de las “gafas” de la gestión documental. ¿Es esa su situación?
Plantéese las siguientes preguntas, y deduzca de sus respuestas la prioridad de crear líneas de acción:
- ¿Pierde mucho tiempo buscando documentos? Si es así, necesita mejorar (automatizar) su procedimiento de búsqueda.
- ¿Emplea demasiado tiempo manejando papeles? En ese caso, le vendría bien digitalizar sus documentos en papel
- ¿Se encuentra a menudo con montón de documentos que querría leer, pero que no son los que necesita para el trabajo que está haciendo en ese momento?, Entonces necesita adaptar los documentos a cada rol que desempeña
- ¿Se da cuenta demasiado tarde de que está trabajando con versiones trasnochadas de documentos? Entonces necesita un control de versiones
- ¿Le gustaría tener agrupados los mismos documentos por distintos criterios (por fechas, por clientes, por tipo de trabajo a realizar, por estado del documento, por lugar de almacenamiento, etc.)? Le conviene agregar y emplear datos adicionales (metadatos) en sus documentos
- ¿Le desanima, le impide rendir adecuadamente, el hecho de trabajar en un entorno de caos de documentos? Sería bueno que organizara un entorno más ordenado (más relajado) con sus documentos
- ¿Les ocurre lo mismo a muchas personas de su empresa?
- ¿Cuánto tiempo y dinero se pierde en su empresa por todas las causas anteriores?
Portada del libro de M Siminiani Intranets, empresa y gestión documental.
Si ha considerado importantes y prioritarias algunas de las respuestas a estas preguntas, seguramente lo conviene invertir dinero y esfuerzo en gestión documental para reducir sus costes y su caos.
