Métodos para la gestión documental
Conseguir un buen tratamiento de nuestros documentos requiere un esfuerzo que, por ser considerable, deberemos realizar con orden:
- Debemos concretar lo más posible los tipos de expedientes, proyectos, operaciones que realizamos, y los documentos que los componen.
- Debemos crear métodos, específicos de la empresa, para clasificar los documentos en papel, de forma que se digitalicen en un orden que permita dar un nombre apropiado a los archivos de su imagen y de su texto (como hacemos al "salvar" un documento en Word).
- Si decidimos emplear metadatos, debemos determinar cuáles son los que verdaderamente son útiles para la empresa, acordar entre todas las personas implicadas las listas con los valores que se pueden asignar a cada metadato, y asegurarnos que todos entienden los mismo para cada valor
- Debemos tener métodos, propios de la empresa, para determinar e introducir en el sistema los valores de los metadatos de cada documento.
Estas acciones supondrán una carga de trabajo considerable para muchas personas, pero los beneficios que se obtienen la suelen compensan con creces en muy poco tiempo. Porque cada esfuerzo que una persona realiza una vez queda almacenado, y supondrá un beneficio para las personas de la empresa, muchas veces.
Es posible que estas operaciones se puedan ir realizando de forma distribuida en cada sitio de la intranet, y que luego se puedan realizar las búsquedas a nivel corporativo.
Necesidades para crear gestión documental
- Necesitaremos tener ideas claras en cuanto a la necesidad de disponer de documentos digitalizados y a los criterios a emplear para buscarlos.
- Necesitaremos disponer de una intranet,
- Necesitaremos que exista un cierto grado de coordinación, liderazgo y colaboración en la empresa, para realizar el esfuerzo de selección y digitalización de documentos y carga de metadatos
- Necesitaremos admitir el control de aportación y uso de documentos y las conclusiones a que dé lugar (eficacia de las personas, grado de colaboración,…)
- Será muy útil apoyar la gestión documental con otras herramientas de la intranet: alertas, noticias, foros de opinión, encuestas, zonas de trabajo, y workflow para el tratamiento de los procesos a realizar con los documentos.
