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04/10/2022. 14:19:23

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La información del despacho: cuídala, mímala y, sobre todo, mantenla segura

Director de Marketing y Atención al Cliente de GTA Consulting

La información es, junto a los profesionales que lo forman, el principal activo de un despacho profesional, es el Know-How, la representación tangible de un servicio “intangible”, la materia prima, sin ella no puede funcionar.

Un ejecutivo leyendo un informe.

La proliferación de internet y las comunicaciones vía red permiten un total acercamiento entre usuarios y compañías y ponen a nuestra disposición un extenso abanico de herramientas y recursos que facilitan el trabajo diario, pero también abren muchos canales por donde los sistemas informáticos se vuelven vulnerables a multitud de contingencias que pueden poner en peligro  nuestro trabajo y la información que hemos ido almacenando durante el mismo.

Ante está situación hemos de tomar consciencia que debemos de, sobretodo en los despachos más modestos, otorgar a la informática la importancia que requiere:

Piense por un momento en la siguiente situación: Lunes 9 de la mañana llegas a la oficina enciendes el ordenador y en la pantalla negra de tú ordenador aparece el siguiente mensaje "Disk boot failure" ¡¡horror!! … se termina el plazo para presentar aquellas alegaciones, tengo que enviar un correo electrónico al despacho de Barcelona para cerrar la firma del contrato, en definitiva, multitud de inconvenientes que convierten nuestro inicio de semana en una tragedia griega de proporciones y repercusiones impredecibles que puede ser incluso mayor si este fallo afecta a nuestro servidor central.

El servidor central de un despacho profesional se podría definir como el corazón encargado de bombear y distribuir la sangre (la información) que el despacho necesita para funcionar (vivir), por tanto, debe de ser nuestro principal objetivo a la hora de garantizar su funcionamiento y la seguridad de la información que contiene. Para ello es recomendable que este ubicado en una sala bien refrigerada, a unos18ºC, de acceso limitado solo a personal autorizado y, sobretodo, que no sea utilizado como ordenador de sobremesa de ningún empleado.

Para proteger y salvaguardar de forma eficaz nuestra información debemos de redactar un protocolo de Seguridad que asigne un responsable y unas pautas de trabajo y de actuación que garanticen la:  

Disponibilidad de la información.-  los errores de accesos y fallos informáticos suponen múltiples pérdidas económicas a las empresas a causa del tiempo que se pierde en repararlos, por tanto, el responsable asignado deberá de trabajar para minimizar al máximo esas interrupciones y permitir que los usuarios pueden acceder a la información en el tiempo y forma que necesitan. Disponer de, al menos,  un equipo "de reserva"  configurado y listo para funcionar es una buena solución.  

Recuperación.- un sistema de copias de seguridad diario que sea revisado de forma periódica para garantizar que las mismas se realizan sin problemas. Es muy recomendable, también, realizar copias de seguridad a servidores externos (back-up on-line).

Confidencialidad.- la red de trabajo interna del despacho debe de estar protegida para que los profesionales solo puedan acceder a la información relativa a sus intervenciones para garantizar la confidencialidad de nuestros clientes y evitar intromisiones innecesarias.

Comunicación On-line.- hay que contratar un servicio que nos garantice un buen y rápido acceso a internet y un servicio técnico ágil y de calidad. Es aconsejable disponer de una línea adsl alternativa o de otro tipo de conexión, 3G por ejemplo, que nos permita el acceso a internet en caso de avería en la línea principal.

En definitiva, a la hora de realizar nuestro presupuesto de gastos debemos de incluir una partida económica que garantice el mantenimiento y la seguridad de nuestra información y, por tanto, de nuestro proyecto empresarial. 

En próximos artículos desarrollaremos la Gestión de Activos de Software (SAM), una metodología que nos permite gestionar y rentabilizar nuestros recursos informáticos.

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