La información es uno de los activos más valiosos de una empresa. Puede estar presente en el Know-How de los trabajadores, en la forma de organizarse, o en documentos formales e informales, ya sea en formato papel o digital.
Los motivos de un despacho profesional para conservar
información pueden ser muy diversos: obligación legal, consulta técnica, o
incluso por motivos históricos. En cualquiera de estos casos, la conservación
de la información es siempre un problema. ¿Cómo almacenarla, conservarla y
acceder de manera segura?
El Know-How es difícil de formalizar, y para ayudar en estas tareas están los
llamados 'Knowledge Systems', que ofrecen soluciones de conservación y difusión
de los conocimientos de la empresa.
En cuanto a los documentos, la mayoría de despachos profesionales
conocen y utilizan los servicios internalizados de hosting de documentación
digital. Lo que no es tan conocido y paradójicamente es más seguro, es la externalización
de la custodia documental.
Tener servidores redundantes, protegidos y accesibles para guardar la
información digital de la empresa no es más caro que tener armarios ignífugos,
protegidos contra el agua y con control de acceso, pero así como las empresas
suelen tener la información digital bien protegida y con copias de seguridad,
la documentación física en muchos casos carece de los mínimos criterios de
seguridad.
Cuando un despacho profesional, por motivos de espacio o de costes, no puede tener su documentación segura, la externalización es una opción.
Un buen almacén de custodia documental debe garantizar lo siguiente:
- La documentación debe estar en estantes, nunca apilada en palés. Cuando se apila la documentación no se puede comprobar el estado de las cajas inferiores, y podría ser que sean siendo devoradas por insectos sin que nos demos cuenta.
- El almacén debe tener alarma, control de accesos y cámaras de videovigilancia. Son los requisitos mínimos de seguridad contra las intrusiones.
- El almacén debe estar protegido contra el fuego y el agua que puedan venir del exterior.
- El almacén dispondrá de una zona de consulta en la que se pueda trabajar en condiciones (con un ordenador con acceso a la red), para poder hacer inventarios o búsquedas sobre el archivo sin necesidad de trasladarlo.
- Es necesario disponer también de un servicio de consulta para que se pueda pedir una caja o un documento concreto, y recibirlo en 24 horas en las instalaciones del cliente.
- Al contrario de lo que se puede pensar, externalizar la custodia a un almacén que cumpla estos requisitos resulta en muchos casos más económico, además de más seguro, que conservar la documentación dentro de la empresa.
El servicio de custodia documental es un servicio a medida de cada cliente, como complemento a un proceso de gestión documental y administrativa, o como almacenamiento seguro de la documentación. Un servicio tanto para clientes que tienen un pequeño archivo, como aquellos en el que el archivo ocupa toda una planta de oficina.
