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25/09/2022. 07:48:26

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Organización, planificación y gestión del tiempo II

socia de Barton Consultants, SL, consultora de marketing y organización para despachos de abogados (www.burton-consultants.com)

“No tengo tiempo”. ¿Cuántas veces repite al día esta frase? Si algo es inamovible es el tiempo. Es una magnitud que no podemos alargar o encoger. Una hora es una hora, aquí y en el resto del mundo. Así pues ¿por qué hay personas, profesionales en este caso, a los que el tiempo da para mucho y a otros para muy poco? La diferencia no está en la magnitud, obviamente, sino en la utilización de ella que cada uno de nosotros hacemos.

Organización, planificación y gestión del tiempo II

Una vez más, la organización y la planificación tienen un peso muy importante en la gestión del tiempo. Quien no se organiza no puede dominar el tiempo. El reloj le domina a él.

En los tiempos en que vivimos la palabra urgente se ha convertido en una palabra demasiado común. "Todo es para ayer", me dice un cliente. Pero no. Lo de ayer era para ayer, lo de hoy para hoy y lo de mañana para mañana. En realidad, hay muy pocas cosas urgentes, y bien ordenadas todas tienen cabida en "nuestro tiempo". La óptima gestión del tiempo es la piedra angular de la eficacia.

Pero, ¿cómo controlar el tiempo? La respuesta es obvia: con un reloj y un calendario, lo cual en el mundo laboral se traduce en la utilización de una agenda. Este instrumento es primordial. En papel o en versión digital, lo anotaremos todo en ella y seguiremos escrupulosamente el orden establecido.

Al principio de la semana, echaremos una ojeada a la agenda. Una vez más, los colores (subrayadores de colores, p.e., o las negritas) nos serán útiles para señalar aquello que es prioritario. Le aconsejo orden, tanto al anotar como al ejecutar.

Cuando se quieren abordar distintas tareas al mismo tiempo, la mente se dispersa y ninguna de ellas es realizada correctamente. En cambio, si seguimos un orden comprobaremos que al final de la jornada hemos podido, por lo menos, con lo imprescindible de ella.

¿Qué hacer con los imprevistos? La mayoría pueden esperar. Los realmente urgentes serán atendidos, teniendo en cuenta que alguna tarea se quedará en el tintero y no por ello debemos sentirnos menos eficientes.

En definitiva, si hace lo verdaderamente importante primero, se sentirá más tranquilo durante el resto de la jornada, lo cual se traduce en la posibilidad de tener mejores ideas.

Existen muchos ladrones del tiempo: el teléfono, el correo electrónico, las visitas imprevistas… 

Hablemos del correo. No lo consulte cada cinco minutos. Programe su gestor de correo para que se descargue dos veces por la mañana y dos por la tarde. Hay una ley no escrita en cuanto al correo: los mensajes deberían contestarse durante las 24 horas siguientes a su recepción. Fíjese, 24 horas, no cinco minutos.

¿Quién impone el ritmo, usted o los demás? Sea severo en este apartado. Dedique dos períodos de 30 minutos al mediodía y por la tarde para responder los mensajes.

Eduque a sus clientes. Comuníqueles que estará disponible para ellos en un par de franjas diarias para atender sus llamadas. Del mismo modo que sus clientes se acostumbran a otros horarios, se acostumbrarán a los suyos. Explíqueles que aplica esta norma para poder trabajar mejor y más eficientemente para ellos. Lo entenderán. El resto del tiempo concéntrese.

Y para ser consecuente, por hoy, no le entretengo más. Seguiremos en la próxima edición.

Artículo publicado en la Tribuna del Derecho

¿Quiere leer la Parte I de 'Organización, planificación y gestión del tiempo'?

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