- Los proyectos de transformación e innovación digital se asientan mejor si el proceso básico del negocio está bien implementado
- El tiempo es el bien más escaso, siendo un deber utilizar la tecnología, invertir en recursos y tiempo inicialmente, para ganar tiempo después.
Hay algo en todo esto de la innovación digital, que a veces creo que se nos va de las manos: la innovación debe servir para resolver problemas, no para crearlos (y lo digo yo, siendo tecnólogo). A veces, es como si la complejidad fuera un plus de calidad. Es cierto que evolucionamos, que nos hacemos más receptivos a la tecnología y que podemos manejar soluciones más complejas. Los despachos son receptivos a lo que se mueve en el mundo, y la mayoría posiblemente conocen las últimas tendencias tecnológicas, sobre todo si son una oportunidad para tenerlo en cuenta en el negocio, temas como Inteligencia Artificial, Big Data, Block-Chain, establecer un modelo de servicios on-line… sin embargo, para que la adopción de estos nuevos modelos no quiebre, debemos tener lo fundamental, lo básico bien construido. Es muy importante construir sobre una base firme.
¿Qué es tener “lo básico” digitalmente?
El proceso básico del negocio del despacho debe estar bien construido organizativa y digitalmente. Éste debe de ser el primero a consolidar de forma eficiente y productiva.
Hablo de tener la tecnología y organización capacitadas para que sus profesionales accedan a sus bibliotecas de documentación por materia, por cliente, por presupuesto, por expediente, a sus modelos, publicaciones técnicas internas y externas, y les permita almacenar/enviar esta documentación desde el correo electrónico o el procesador de textos sin diferencia alguna entre trabajar en la oficina o a distancia.
Es básico además tener un sistema digital común para todos, donde esté centralizada la información y documentación clave del negocio. Las fichas de los clientes -con el grado de cumplimiento requerido-, los presupuestos y expedientes activos, y claro, tener tecnología adecuada para que no sea dramático realizar las imputaciones de actividades realizadas o los gastos incurridos, con objeto que la facturación y el cobro sea eficiente. Es conveniente tener toda esta información con la suficiente precisión para analizar después los indicadores clave, evitando construirlos cada vez ad-hoc, para saber por ejemplo, cuanto se ha contratado, facturado y cual ha sido la rentabilidad por cada asunto, por cada cliente.
La cantidad de tecnologías a utilizar para “lo básico”, es conveniente que sea un número discreto, porque todos los profesionales tenemos un límite a la hora de aprender cosas nuevas para gobernar nuestro día a día. Todo se puede aprender, pero para hacer una tarea básica (por ejemplo, almacenar un documento pdf, word en un expediente desde el correo) no es conveniente tener varias tecnologías donde tengamos que elegir entre todas las formas posibles de hacerlo, tantas, que hasta podemos dudar.
Los proyectos de transformación digital ayudan a implantar este proceso básico del negocio. Necesita de ayuda con experiencia contrastada, un dimensionamiento adecuado de recursos y de tiempo para la adaptación. Y esto es lo difícil, porque el tiempo en un despacho es el bien más escaso.
La tecnología debe ayudar a que ese tiempo sea el más eficiente posible pero el modelo de organización respecto a la responsabilidad sobre la información, con sus roles, funciones, debe estar absolutamente alineado con los objetivos del negocio del despacho y con los procedimientos internos convenientes a cumplir. Un modelo de gobierno que permita que el cambio sea posible donde la cúpula directiva esté implicada.
Los tecnólogos o agentes de cambio, deben estar orientados a guiar en ese proceso de cambio con la suficiente “compasión digital” orientando su labor desde el respeto hacia la cultura y madurez digital existente en la firma. El proceso de cambio debe respetar el pasado para construir el presente y futuro. Sobre esa base bien implantada, se pueden hacer todas las innovaciones en el negocio que se deseen, con un coste/beneficio más alineado con los resultados obtenidos.
Posiblemente esto ya está realizado en muchas firmas, sobre todo en las de mayor tamaño o internacionales es su ABC, pero para el resto que no lo hayan hecho todavía, puede ser vital para mejorar su productividad y competitividad para adaptarse a los retos actuales.
En resumen, los proyectos de transformación digital no tratan simplemente de comprar ordenadores más potentes, almacenar datos en la nube o instalar el software más novedoso. La transformación digital implica un cambio en la mentalidad de los directivos y los profesionales de las organizaciones. Es una apuesta de futuro que incluye nuevos métodos de trabajo para aprovechar todo el potencial de la tecnología orientado a la mejora global de la organización. La peor frase que nos podemos permitir es “hemos hecho una fuerte inversión en tecnología que nadie usa”. El coche debe estar en la puerta, pero debe ser conducido de forma eficiente. Esto no va de “herramientas”. La tecnología no es un fin en si mismo, es el soporte del cambio que ahora, con todos los acontecimientos que tenemos, se ha vuelto imprescindible.
Es un reto, pero otras organizaciones de servicios profesionales de otros sectores, por ejemplo, las empresas de consultoría, ya pasaron por él cuando el mercado se hizo más competitivo y necesitó realizar su camino de transformación. Sin miedo, sin prisa, pero sin pausa.
