Seguramente ya estés al tanto de la normativa que establece la obligatoriedad de implementar los sistemas tecnológicos de facturación. Pero ¿sabes qué es una factura electrónica?
Hoy en día, escanear facturas y enviarlas por correo electrónico es una práctica muy común. Con este gesto estamos digitalizando la factura; pasando del papel al formato digital. Sin embargo, esto no es usar la factura electrónica.
¿En qué consiste la facturación electrónica?
Básicamente se trata de emitir, recibir y tramitar las facturas a través de una aplicación informática. Este proceso permite la legibilidad de los datos de forma automatizada y, además, debe ser aprobado por el receptor de la factura.
Además de ser un sistema que permite mayor control y evita el fraude fiscal y la morosidad, conlleva otras muchas ventajas para ti y para tu empresa.
Ventajas de la Factura Electrónica
Lejos de percibir que la nueva normativa para la presentación de facturas pueda ser perjudicial, en este artículo quiero trasladarte el hecho de que no sólo es ventajoso para la Administración Pública. La realidad es que la mayoría de los autónomos y emprendedores pagan religiosamente sus impuestos, así que todo lo que suponga una mejora en el proceso, debe ser bien recibido.
Partiendo de que la factura electrónica es más cómoda y ayuda a optimizar la contabilidad de cada empresa, también implica un ahorro y mayor seguridad.
Por un lado, ahorramos tiempo y dinero si comparamos con su contrapartida en papel. En el sistema de facturación electrónica ya disponemos de datos que no tendríamos que buscar, evitamos errores y tiempo de generación y envío. Esto supone al cabo del año un considerable ahorro en horas de gestión. Ya podemos ir olvidando esas montañas de papeles y la pérdida de facturas de gastos que, en ocasiones, ni presentamos por despiste. Aparte del coste de impresión en papel y tinta, claro. En la nube podemos almacenar sin límites.
La seguridad es otro aspecto relevante que nos debe animar a apostar por un sistema de facturación digital cuanto antes. Cualquier operación relacionada con la facturación electrónica, queda registrada gracias a la huella digital. Es decir, en cualquier momento podemos acceder a la trazabilidad de nuestras facturas desde que se emitieron.
Los programas, entornos y servidores de la AEAT garantizan las gestiones seguras entre emisores y receptores que tienen que validar la factura recibida, pero, además, evitamos muchos errores. Al tener preestablecidos los datos, no podemos equivocarnos por ejemplo con la cuantía de IVA a aplicar. Si así fuera, el sistema rechaza la factura de forma automática para que la corrijamos al momento. Cuando tramitamos en papel, todo se hace más tedioso y lento. En este sentido, también descubrimos otra ventaja: la agilidad en la gestión.
Y ¿qué me dices cuando necesitas recuperar una factura de meses atrás para hacer una consulta? Con los sistemas de facturación electrónica, tenemos acceso inmediato al histórico de facturas, en cualquier momento y desde el dispositivo que tengas a mano.
Una última ventaja que comentar, implementar tu sistema de facturación electrónica puede salirte gratis. Las ayudas del KIT DIGITAL están vigentes ahora para todo tipo de empresas y autónomos, y entre los servicios de los que te puedes beneficiar está la factura electrónica. Así que puedes solicitarla para dar un paso más en la digitalización y adelantarte a las disposiciones legales relativas a la obligatoriedad del uso de la factura electrónica en los próximos meses.
¿Qué requisitos debe cumplir tu sistema de facturación electrónica?
Si vas a aprovechar las subvenciones asegúrate que tu agente digitalizador cumple con estos requisitos del pack de configuración de herramientas de facturación electrónica para posibilitar emitir, almacenar y gestionar las facturas de tus clientes ahorrando costes:
- Facturas en formato estructurado (Factura-e)
- Facturas, clientes y servicios ilimitados
- Envío de facturas directamente por correo electrónico
- Copias de Seguridad periódicas
- 1GB de almacenamiento para histórico de facturas
- Control del vencimiento de las facturas
- Garantizar el cumplimiento de la normativa aplicable
Por último, tan sólo nos queda recordar los plazos. Las empresas que superen los ocho millones de euros anuales en su facturación están obligados a implementar los medios necesarios para realizar los trámites online en un plazo no superior al año desde la publicación de la ley en el BOE (29 de septiembre de 2022). El resto de entidades y autónomos disponen de un plazo de hasta tres años para aplicar la normativa.
Adelántate a la normativa y aprovecha las ventajas de la digitalización.
