En la actualidad vivimos en la era de la tecnología y esto hace que todos utilicemos nuestro teléfono móvil para cualquier gestión rutinaria, desde realizar labores comerciales hasta realizar importantes transacciones. Ello nos lleva a la gran pregunta, ¿Hasta qué punto los medios electrónicos sirven para realizar comunicaciones formales?
Cierto es que actualmente las comunicaciones vía e-mail son reconocidas como prueba documental en procedimientos judiciales, y que los mensajes que se realizan vía WhatsApp están abriéndose paso como medio de comunicación y notificación. Tal es así, que los notarios están empezando a protocolarizar conversaciones de WhatsApp otorgándoles la suficiente validez como para llegar a entenderse como prueba en un procedimiento judicial.
Sobre este aspecto nos surgen preguntas como, ¿Podemos utilizar WhatsApp para todo tipo de comunicaciones? ¿Hasta qué punto se entiende comunicada la otra persona? ¿Es fiable este tipo de aplicación?
Si nos centramos en el ámbito societario, y concretamente en la convocatoria a los socios de una Junta General, es lógico preguntarse si son admisibles en derecho este tipo de comunicaciones. El primer aspecto a tener en cuenta es lo establecido en los estatutos sociales, pues son estos los que determinan la forma de comunicar/convocar una junta a los socios de una sociedad.
Los Estatutos pueden contemplar una única forma de convocatoria o, por el contrario, formas de comunicación más amplias. En cualquier caso, se debe atender especialmente a lo establecido en los estatutos puesto que, si posteriormente queremos inscribir en el Registro Civil el acuerdo adoptado en junta, el mismo solo será inscribible si se cumple con lo estipulado en los estatutos. Sobre este aspecto, los registradores siguen una política restrictiva y solo aceptan formas de convocatorias recogidas por los Estatutos de la sociedad. Del mismo modo, si un socio no estuviese conforme al acuerdo adoptado en junta y esta no se hubiese convocado correctamente el acuerdo podría ser objeto de impugnación en un procedimiento judicial.
Así las cosas, después de un primer vistazo parece complicado que una Junta General se convoque mediante WhatsApp, sin embargo, esta opción es viable y totalmente posible siempre y cuando se cumplan una determinada premisa.
Este aspecto esencial no es otro que en los Estatutos Sociales se recoja tal posibilidad incluyendo una cláusula o un apartado que establezca que “se podrá realizar la convocatoria a los socios mediante comunicaciones electrónicas”; “se podrá comunicar a los socios por medios electrónicos siempre que se acredite su recepción”; o la más directa “se podrá convocar a los socios a la junta general mediante una comunicación de WhatsApp”.
Todas estas opciones dan pie a poder convocar a los socios mediante un simple WhatsApp evitando así las tediosas comunicaciones vía Burofax o Carta Certificada. Asimismo, la opción que brinda más posibilidades es la primera puesto que le permite al administrador de la sociedad convocar la junta tanto vía WhatsApp como mediante un E-mail, cuya opción puede resultar más conveniente.
Se debe recalcar en este punto que esta opción todavía no está del todo extendida en la práctica, sin embargo, cada vez con mayor frecuencia los administradores societarios están utilizando estos medios para convocar Juntas de socios puesto que a veces es complicado localizar a un socio que viva en el extranjero, o incluso que reciba a tiempo el correo certificado. Lo más importante y crucial en este aspecto es atender a lo que establecen los estatutos sociales, puesto que los registradores hacen una interpretación restrictiva sobre este aspecto y no dan pie a la utilización de estos medios a menos que así vengan recogidos de forma expresa.
En conclusión, aunque el legislador actualmente no recoja las comunicaciones electrónicas como medio certificado de convocatoria de una junta general, dicha posibilidad sí que existe en el marco actual. La inclusión en los estatutos sociales de una cláusula que posibilite las comunicaciones electrónicas brinda la oportunidad al administrador de poder utilizar formas electrónicas de convocatoria que desde luego son más económicas y rápidas que el envío de cartas certificadas. Así, la utilización de medios electrónicos, y concretamente la utilización de aplicación de WhatsApp llega para quedarse, siendo cada vez más usual en la vida societaria actual.
