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29/03/2024. 15:11:18

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El derecho de acceso en la normativa sobre protección de datos

Mediante el derecho de acceso el interesado puede dirigirse a nuestra entidad para conocer los datos que sobre él tenemos registrados. En la práctica es mediante este derecho como el afectado obtiene, o debe obtener, una información exacta y veraz sobre sus datos de carácter personal que se encuentran en el fichero de nuestra entidad o, en su caso, información sobre que el fichero no contiene ningún dato de carácter personal sobre él mismo.

Una mujer mirando a través de una lupa.

En este sentido, indica el apartado primero del artículo 15 de la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD), que "el afectado tendrá derecho a solicitar y obtener gratuitamente información de sus datos de carácter personal sometidos a tratamiento, el origen de dichos datos así como las comunicaciones realizadas o que se prevén hacer de los mismos".

Este derecho puede ser ejercido por el interesado en intervalos no inferiores a doce meses, esto es, solamente lo podrá ejercer una vez cada doce meses, excepto que exista causa justificada (interés legítimo, dice la LOPD), que indique una periodicidad menor, o por la cual el afectado pueda ejercer en períodos de tiempo inferiores su derecho de acceso.

Indica el Real Decreto 1720/2007 (el reglamento de la LOPD), que al ejercitar el derecho de acceso, el afectado podrá optar por recibir la información a través de uno o varios de los siguientes sistemas de consulta del fichero:

  • Visualización en pantalla.
  • Escrito, copia o fotocopia remitida por correo, certificado o no.
  • Telecopia.
  • Correo electrónico u otros sistemas de comunicaciones electrónicas.
  • Cualquier otro sistema que sea adecuado a la configuración o implantación material del fichero o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por el responsable.

Si el responsable del fichero ofreciera un determinado sistema para hacer efectivo el derecho de acceso y el afectado lo rechazase, aquél no responderá por los posibles riesgos que para la seguridad de la información pudieran derivarse de la elección.

Del mismo modo, si el responsable ofreciera un procedimiento para hacer efectivo el derecho de acceso y el afectado exigiese que el mismo se materializase a través de un procedimiento que implique un coste desproporcionado, surtiendo el mismo efecto y garantizando la misma seguridad el procedimiento ofrecido por el responsable, serán de cuenta del afectado los gastos derivados de su elección.

Respecto al otorgamiento del acceso, señala el Reglamento que el responsable del fichero resolverá sobre la solicitud de acceso en el plazo máximo de un mes a contar desde la recepción de la solicitud y que en el caso de que no disponga de datos de carácter personal de los afectados deberá igualmente comunicárselo en el mismo plazo.

La información que se proporcione, cualquiera que sea el soporte en que fuere facilitada, se dará en forma legible e inteligible, sin utilizar claves o códigos que requieran el uso de dispositivos mecánicos específicos.

Dicha información comprenderá todos los datos de base del afectado, los resultantes de cualquier elaboración o proceso informático, así como la información disponible sobre el origen de los datos, los cesionarios de los mismos y la especificación de los concretos usos y finalidades para los que se almacenaron los datos.

Se podrá denegar el acceso por el responsable del fichero o tratamiento cuando el derecho ya se haya ejercitado en los doce meses anteriores a la solicitud, salvo que se acredite un interés legítimo al efecto.

Podrá también denegarse el acceso en los supuestos en que así lo prevea una Ley o una norma de derecho comunitario de aplicación directa o cuando éstas impidan al responsable del tratamiento revelar a los afectados el tratamiento de los datos a los que se refiera el acceso.

En ocasiones surge la duda de si, alegando el derecho de acceso,el interesado puede obtener una copia y llevársela de cualquier documento o informe que contenga datos personales sobre él. La respuesta es no. Mediante el derecho de acceso se podrán conocer, como indica el reglamento de la LOPD, los datos de base del afectado, los resultantes de cualquier elaboración o proceso informático, así como la información disponible sobre el origen de los datos, los cesionarios de los mismos y la especificación de los concretos usos y finalidades para los que se almacenaron los datos. El original y las copias de cualquier documento y su custodia con las correspondientes medidas de seguridad, es responsabilidad de la entidad titular del fichero y el conocimiento de sus datos por el interesado que le otorga la normativa sobre protección de datos no comprende el derecho a llevarse una copia del documento con base en esta normativa.

En todo caso, el responsable del fichero, si denegara el derecho de acceso o el interesado no estuviera conforme con la respuesta, le debe informar de su derecho a recabar la tutela de la Agencia Española de Protección de Datos o, en su caso, de las autoridades de control de las Comunidades Autónomas.

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