Las Entidades Locales son las administraciones más cercanas a los ciudadanos, tanto a nivel de sus representantes, Alcaldes, Concejales, como en los servicios que se prestan a los vecinos de la localidad, y es la entrada al “sistema” de todos los ciudadanos mediante el empadronamiento en nuestro lugar de residencia.
Por estas razones, se ha dedicado un apartado al "Mundo de los Ayuntamientos", en el Libro "La protección de datos personales y sus mundos" en el que se han recogido algunas de las cuestiones de mayor dificultad en el día a día de las Entidades Locales.
El tratamiento de los datos personales forma parte de las tareas habituales de sus trabajadores y para poder realizar un tratamiento leal y legal de los datos de carácter personal se ha de tener en consideración la normativa relativa a la Protección de Datos Personales. Esta normativa, que de una forma transversal está presente en todos los procedimientos administrativos, o de los servicios que se prestan desde las Entidades Locales, y debe ser tenida en cuenta en el momento de decidir la creación de un determinado fichero que sirve para prestar un servicio que implanta el Ayuntamiento, o en las peticiones de datos personales, y la consiguiente cesión de los datos a terceros, y un largo etcétera que nos llevaría a recorrer los procedimientos de trabajo de las Entidades Locales.
Uno de los supuestos que suscita mayor conflicto es el derecho de acceso de los concejales a los datos personales, está ha sido una cuestión que se ha planteado en el libro, y se ha tenido en consideración el principio de calidad, recogido en el artículo 4 de la Ley de Protección de Datos Personales, se ha de valorar la finalidad para que necesitan acceder a dicha información y aplicar el criterio de proporcionalidad para dilucidar esta cuestión, así mismo se han de tener presentes las funciones de control y fiscalización que han de ejercer si quieren realizar su trabajo dentro de la Entidad Local, para la que han sido elegidos por los ciudadanos.
El uso y la cesión de datos del Padrón Municipal de Habitantes ha dado lugar a muchos informes e intervenciones de las diferentes Agencias, tanto de la Agencia Española de Protección de Datos como de las Agencias Autonómicas, y no siempre se han mantenido criterios unánimes entre ellas, lo que lleva a la necesidad de ser prudentes en el uso de los datos de dicho fichero por parte de la propia entidad local que es responsable del mismo, y tener en cuenta que es necesario valorar el uso de los datos contenidos en el Padrón Municipal para el ejercicio de las competencias propias de la Entidad Local.
Las nuevas tecnologías nos han permitido acortar tiempos de espera, nos permiten evitar traslados para conocer los servicios que nos presta nuestro Ayuntamiento, tener los impresos necesarios para poder hacer la solicitud correspondiente, sin tener que esperar colas para que nos atiendan, e incluso las nuevas tecnologías nos permiten o nos permitirán en breve realizar las gestiones completas desde nuestra casa a la hora que nos resulte más oportuno; y en todos estos trámites se recogen datos de carácter personal y se lleva a cabo un tratamiento de los mismo; los buscadores de Internet son un motor de búsqueda tan potente que nos puede llevar a detectar suficientes datos personales de alguien que nos permita hacer una evaluación de su persona sin que tenga conocimiento de ello y sin que, por supuesto, nos haya dado su consentimiento.
Las Entidades Locales han de tener en consideración los principios que rigen en materia de Protección de Datos personales a la hora de hacer sus publicaciones tanto en el correspondiente Boletín Oficial como en sus páginas Web, publicaciones que se corresponden con diferentes actuaciones de la administración, bien por tratarse de una notificación de un acto administrativo, que no ha podido ser notificado; bien por ser un procedimiento de concurrencia competitiva que debe ser conocido por los interesados, pero que no es necesario que esté a disposición de terceros ajenos al procedimiento, o por tratarse de cualquier otra actuación de la administración.
Es habitual que en las organizaciones no se tenga capacidad para realizar todas las gestiones que conlleva el mantenimiento de la misma y el cumplimiento con todas las obligaciones fiscales, laborales, o de las diferentes Administraciones, por ello tanto en la empresa privada, como en las Entidades Locales se cuenta con prestadores de servicios que resuelven algunas de estas gestiones, el ejemplo más habitual es el de las asesorías laborales, que elaboran las nóminas de los trabajadores, y en el mundo de las Entidades locales suele aparecer la empresa encargada de hacer el mantenimiento del catastro municipal.
Estas empresas necesitan acceder a datos personales para prestar su servicio y por ello es imprescindible que se firme un contrato que recoja los requisitos del artículo 12 de la Ley de Protección de Datos Personales y se tenga en consideración el llamado Estatuto de los encargados de tratamiento que está definido en el Real Decreto 1720/2007. Las Entidades Locales, en el supuesto de contratos que tienen, para su contratación, los correspondientes pliegos administrativos y técnicos, este será el momento para incorporar los requisitos del artículo 12 de la LOPD, y en el caso de los llamados contratos menores, se deberá firmar un contrato que los recoja, con ello se evitará la cesión de los datos sin el consentimiento de los interesados.
