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Gestión del conocimiento

22 de Diciembre de 2016

‘Enterprise Search’, otra forma de conocimiento

  • Las técnicas disponibles para estimular la creación de nuevos conocimientos a partir de colecciones de información aún no han sido ampliamente reconocidas ni desarrolladas

En la actualidad, el aumento de los registros digitales ha llevado a gestionar cantidades ingentes de información. Las intranets han crecido para incluir redes sociales, sistemas de recursos humanos y muchas aplicaciones más.

Mercedes Hurtado,
Responsable Knowledge Management
Hogan Lovells


También son la base de la evolución de los puestos de trabajo digitales que incluyen las funciones de su intranet para proporcionar todas las herramientas digitales que los profesionales necesitan para realizar su trabajo. La productividad, cuando se trata del lugar de trabajo digital y la colaboración social, significa que los empleados pueden producir más, más rápido, con menos, porque la información es democratizada y fácilmente accesible.

Sin embargo, hoy en día, los motores de búsqueda de las empresas ofrecen inevitablemente más páginas de resultados que las que la mayoría de nosotros, posiblemente, puede absorber. Antes de los años 90, el foco del profesional de la gestión del conocimiento era principalmente buscar y encontrar información sobre alguna cuestión en concreto. El enfoque ahora se dirige, principalmente, al filtrado y la selección, ya que es relativamente fácil encontrar información sobre prácticamente cualquier tema.

Los síntomas de esta sobrecarga de información incluyen desde una mayor tolerancia al error, una falsa sensación de seguridad debido a la reducción de la incertidumbre o el exceso de confianza, hasta el estrés y la incapacidad de usar la información de manera efectiva para la toma de decisiones.

Motores de búsqueda corporativos

Los usuarios esperan legítimamente resultados relevantes de los motores de búsqueda corporativos -Enterprise Search-, una expectativa dada por sus experiencias con la búsqueda en Internet y en el comercio electrónico, en Google o Amazon.

El lamento generalizado, -¿por qué la búsqueda dentro de la empresa no puede ser tan buena como la búsqueda en Internet?-, proviene de una falta de comprensión de cómo se crea el contenido para cada uno de estos entornos.

Las personas visitan páginas web que utilizan como herramientas que se usan para comprar, reservar vacaciones o encontrar entretenimiento. Lo que todas ellas tienen en común es que son los metadatos los que impulsan esta experiencia.

Un conjunto claro y consistentemente aplicado de metadatos hará más que cualquier otro factor para aumentar la satisfacción del usuario con Enterprise Search. Proporciona a los usuarios una "hoja de ruta" que pueden utilizar para navegar a través de las complejidades de los diversos tipos de contenido.

Los algoritmos de Google dependen de supuestos contextuales que sólo se aplican en Internet: procesos a gran escala de referenciación voluntaria y toda una industria dedicada a la indexación, etiquetado y procesos para optimizar la visibilidad de los sitios web.

Puesto que ninguno de éstos está presente dentro de los recintos internos del contenido de la firma, la tecnología para encontrar el contenido relevante no resulta de aplicación.

La utilización de sofisticados algoritmos a miles de millones de consultas de búsqueda por día permite a las aplicaciones de búsqueda comerciales como Google establecer un estándar muy alto en comparación con los resultados que se pueden esperar de la búsqueda en el contenido empresarial.

En cualquier caso, las compañías están revisando sus plataformas para evocar, en la medida de lo posible, las experiencias digitales que los empleados comparten fuera del trabajo. Aunque hay grandes diferencias entre la búsqueda en Internet y en el comercio electrónico en comparación con la Enterprise Search, existen lecciones y procesos que pueden aplicarse en cada caso para lograr una precisión en los resultados.

Además, tanto la aplicación de metadatos como la de algoritmos pueden originar la creación de nuevos conocimientos.  Para que la búsqueda sea "Enterprise", ésta debe ser el único punto de acceso para todo el contenido que los usuarios necesitan. Esto les permite centrarse en lo que necesitan y no preocuparse de dónde se almacena.  

La riqueza del texto no estructurado contenido en la mayoría de las organizaciones ofrece el potencial para el descubrimiento de información y construcción de nuevos conocimientos. Las principales consultas del motor de búsqueda proporcionan asimismo una información valiosa sobre las necesidades de la firma.

Las técnicas disponibles para estimular la creación de nuevos conocimientos a partir de colecciones de información aún no han sido ampliamente reconocidas ni desarrolladas. Esto puede representar una oportunidad para que los profesionales de la información y la gestión del conocimiento exploten aún más su activo informativo.

A medida que el sector crece y la tecnología está forzando el cambio, las principales firmas de abogados se están dando cuenta de que están en el negocio del conocimiento, con una enorme oportunidad de ofrecer valor a los clientes, facilitando la creación de productos jurídicos y haciendo al despacho más competitivo.

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