23 de Julio de 2019 | 11:59
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Gestión del conocimiento

2 de Diciembre de 2009

I. ¿Necesita gestión documental?

Es como si no viéramos bien, nos negáramos a usar nuestras gafas, y viviéramos tanteando los objetos o herramientas que tenemos que utilizar. Trabajamos con muchos documentos, y nos empeñamos en no tener tiempo ni dinero para disponer de las “gafas” de la gestión documental. ¿Es esa su situación?

Mariano Siminiani,
miembro de TopTen Business Experts


Plantéese las siguientes preguntas, y deduzca de sus respuestas la prioridad de crear líneas de acción:

  • ¿Pierde mucho tiempo buscando documentos? Si es así, necesita mejorar (automatizar) su procedimiento de búsqueda.
  • ¿Emplea demasiado tiempo manejando papeles? En ese caso, le vendría bien digitalizar sus documentos en papel
  • ¿Se encuentra a menudo con montón de documentos que querría leer, pero que no son los que necesita para el trabajo que está haciendo en ese momento?, Entonces necesita adaptar los documentos a cada rol que desempeña
  • ¿Se da cuenta demasiado tarde de que está trabajando con versiones trasnochadas de documentos? Entonces necesita un control de versiones
  • ¿Le gustaría tener agrupados los mismos documentos por distintos criterios (por fechas, por clientes, por tipo de trabajo a realizar, por estado del documento, por lugar de almacenamiento, etc.)? Le conviene agregar y emplear datos adicionales (metadatos) en sus documentos
  • ¿Le desanima, le impide rendir adecuadamente, el hecho de trabajar en un entorno de caos de documentos? Sería bueno que organizara un entorno más ordenado (más relajado) con sus documentos
  • ¿Les ocurre lo mismo a muchas personas de su empresa?
  • ¿Cuánto tiempo y dinero se pierde en su empresa por todas las causas anteriores?

Portada del libro de M Siminiani Intranets, empresa y gestión documental.

Si ha considerado importantes y prioritarias algunas de las respuestas a estas preguntas, seguramente lo conviene invertir dinero y esfuerzo en gestión documental para reducir sus costes y su caos.

¿Quiere leer la segunda parte de este artículo?

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