La Administración de Justicia ha decidido evolucionar. De una Justicia con una organización decimonónica estamos pasando (no sin problemas y dificultades) a otra que trata de adaptarse, en su organización y en las tecnologías empleadas, al siglo en el que estamos.
Figuras como la Nueva Oficina Judicial y el Expediente Judicial Electrónico son herramientas determinantes en esta nueva singladura.
El Expediente Judicial Electrónico, en el ámbito de la Administración de Justicia, se define como el conjunto de información que se genera durante la tramitación de un expediente judicial, tanto la emitida desde la nueva oficina judicial como la aportada por las partes durante el desarrollo del proceso o la que se deriva de los informes o aportaciones de peritos y profesionales.
Se trata de lograr que toda está información se transmita a las partes implicadas mediante las llamadas TIC (tecnologías de la información y de la comunicación)
Los medios de comunicación electrónica son más rápidos y eficientes. El uso de las redes de comunicación e Internet está a la orden del dia.
Desde el mes de mayo de 2011, en los Juzgados Centrales Administrativos de la Audiencia Nacional ya se trabaja con papel cero.
¿Cómo se va a traducir esta nueva organización judicial en el trabajo diario de los despachos profesionales?
Todos recordamos como eran los despachos de abogados de hace 20 años: Llenos de libros y archivadores dónde se iban acumulando expedientes, tanto vivos como otros ya llegados a su fin. Era el predominio absoluto del papel.
Todavía siguen existiendo este tipo de despachos pero se va imponiendo un modelo de despacho con una organización y disposición del trabajo mucho más moderna y eficaz.
– En este proceso de digitalización y modernización del despacho, la adquisición de un Software de Gestión Integral resulta decisiva para poder contar con una Gestión Documental eficiente, tanto en la generación como en la búsqueda de todo tipo de escritos.
La Abogacía está ya inmersa en la nueva era de las comunicaciones. Gracias a estos Sistemas, a Internet y a la labor autenticadora de la firma electrónica (que acredita la autoría y emisión de un documento electrónico y que sea fiel al original emitido por su autor), se permite la generación y recepción de escritos judiciales y su correcto registro en los organismos correspondientes de forma rápida y segura.
Encontramos un claro exponente de esta utilidad en Infolex Gestión Jurídica, cuyo modulo de integración con Lexnet está homologado por el Ministerio de Justicia.
Una buena herramienta de gestión debería permitir:
1 Controlar todo tipo de Expedientes. Judiciales, Extrajudiciales, Mercantiles, Societarios, Igualas… etc. con diferentes carátulas personalizadas en función de las especialidades de cada Bufete.
2 Actualizar el seguimiento de los asuntos con todas las incidencias surgidas en las diferentes fases o instancias, pudiendo codificar actuaciones, introducir tiempos o remarcar aquellas susceptibles de revisión periódica.
3 Generar todos los escritos derivados de la tramitación (demandas, escritos de trámite, informes…etc.) así como permitir el diseño de plantillas con opciones de relleno automático de datos para facilitar la emisión de las cartas y escritos más usuales.
4 Completar la Gestión Documental del expediente con la digitalización de toda la documentación proveniente de terceros.
5 Generar todo tipo de Informes y Listados.
6 Efectuar desde el expediente todas las comunicaciones necesarias: teléfono, carta, mail, fax, sms y mantener registro de las mismas y en todo caso contar con un módulo de integración con Lexnet.
7 Disponer de una Agenda que controle los plazos y señalamientos con total seguridad, con avisos automáticos y control de realización de tareas, pudiendo sincronizarla con cualquier dispositivo móvil.
8 Mantener al día la minutación del Bufete de forma sencilla, con independencia del modelo de facturación utilizado (tradicional, por tiempos, igualas…etc.) teniendo constancia en todo momento de los ingresos y pagos pendientes, en definitiva conocer el estado de la tesorería del despacho.
9 Llevar correctamente la contabilidad del despacho, ya sea profesional o sociedad mercantil y generar los modelos fiscales más habituales permitiendo su presentación telemática en la Agencia Tributaria.
10 En definitiva: Aprovecharse de las Nuevas tecnologías para contar con una organización propia del siglo XXI
Por todo ello, si los Abogados no quieren perder la senda modernizadora emprendida por la Administración de Justicia, deben incorporar a su despacho un Software de Gestión Integral lo más fiable posible. Hace poco parecía ciencia ficción, hoy es una necesidad ineludible e inaplazable.
