Los beneficios prácticos y económicos que supone tener un modelo de gestión en un despacho de abogados son muchos, pero quizá el más importante de todos sea la mejora de la productividad interna y el servicio al cliente.
Cuando hablamos de un modelo de gestión nos referimos a poner por escrito lo que vamos a hacer, cómo lo vamos a hacer, y de qué forma vamos a comprobar si lo estamos haciendo bien o no. Dicho así, cualquiera puede pensar que eso es algo sencillo que se puede hacer en un momento. Sin embargo, la experiencia contrastada demuestra que es necesario seguir una metodología especializada en despachos de abogados para conseguir los resultados deseados. ¿Por qué? Pues, sencillamente, porque hay que diseñar los diferentes procesos del despacho jurídico estableciendo los trámites y responsables de cada uno de ellos, los diferentes modelos de negocio, así como los indicadores que nos permitan ver si se están cumpliendo los objetivos y en su caso, detectar los errores.
Qué ventajas concretas conlleva el desarrollar un modelo de gestión para un despacho de abogados. Las respuestas son numerosas, pero las principales se podrían resumir en estos puntos:
- Planifica mejor (no se quedan asuntos olvidados o dormidos)
- Revisa mejor (tiene datos para poder comprobar si lo estamos haciendo bien)
- Detecta fallos.
- Optimiza recursos (ahorra tiempo en archivo, en papel)
- Mejora cargas y tiempos de trabajo
- Facilita sustituciones y suplencias (si falta un compañero cualquiera del despacho puede sustituirle).
Todo esto, indudablemente, se refleja a la larga en un mejor servicio al cliente y en la imagen que proyectamos al exterior como despacho de abogados porque mejora su satisfacción, tiene comunicación con el cliente, se diferencia de la competencia y gana prestigio.
Hoy en día es obligatorio que un despacho de abogados transmita una imagen profesional, una experiencia y unas herramientas diferenciadoras. Las grandes firmas profesionales, y también algunas medianas, están invirtiendo cada vez más dinero y recursos en implantar sistemas de innovación que permitan reinventar servicios y que a la vez les ayuden a anticiparse a las necesidades de sus clientes y del mercado.
Al final todo gira alrededor de las siguientes cuatro o cinco preguntas "mágicas": ¿Qué quieren los clientes? ¿Cómo quieren relacionarse con el despacho y con sus profesionales? ¿El entorno y el mercado jurídico, hacia dónde evoluciona? ¿Cómo nos ven los clientes al despacho?
Decimos que son preguntas mágicas, porque muchas veces conocer las respuestas implica mucho esfuerzo y muchos años de dedicación en orientar nuestro negocio hacia dichas recomendaciones o necesidades que nos plantean los clientes. Hace años, todos en el sector jurídico, prácticamente sin excepciones, se atrevían a afirmar que sabían lo que querían los clientes. Hoy en día la situación ha dado un giro de 180º, pues la crisis económica y la globalización lo ha cambiado todo. Las reglas de juego de antaño de poco sirven, de ahí viene que las grandes firmas inviertan en formación para orientar a sus directivos hacia la innovación, apoyándose en asesores que en son especialistas en otros campos (redes sociales, tendencias de consumo, nuevas tecnologías, marketing…etc.). Se buscan otras opiniones y experiencias rupturistas que ayuden a ver el negocio y los servicios del despacho de otro modo.
Hoy más que nunca el modelo de gestión de un despacho de abogados, sea pequeño o grande, pasa por intentar descifrar lo que quieren sus clientes y su entorno. Quizá sea el momento de hacer un esfuerzoy observar el contexto en el que los clientes utilizan los servicios de un despacho de abogados.
