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25/09/2022. 09:22:31

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¿Mucho silencio en el despacho? Los abogados y su asignatura pendiente de la comunicación interna

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Si la incomunicación puede ser y de hecho es uno de los problemas que vive la sociedad, los abogados no iban a ser menos: en parte a causa de la complejidad del trabajo que se hace, en parte para no dar elementos a la competencia, y en parte porque somos una profesión un poco secretista en lo cotidiano, los abogados nos solemos…callar. La discreción es una virtud, pero ¿y cuando lo que se crea son silencios en las relaciones profesionales dentro del despacho? Eso es un problema que se ha metido en casa.

Conjunto de sillas vacías

"La comunicación interna sirve de canal de comunicación entre los miembros de la empresa y, a través de ella, se genera un flujo de información que fluye en todos los sentidos para informar y ser informado. Sin embargo, esa necesidad de informarse y de conocer no siempre se establece por canales reglados internamente (comunicación formal), sino que puede darse de manera autónoma a partir de las relaciones informales (comunicación informal)", como dice Noelia Algaba desde Ceca Magán abogados.

Formal o informal, la comunicación interna en el despacho que puede y debe incluir objetivos a corto, medio y largo plazo, tendencias y novedades legislativas, tendencias y novedades jurisprudenciales, incidencias significativas con determinado cliente, protocolo de comportamiento a seguir frente a citas inesperadas o llamadas del abogado de la parte contraria o directamente de la parte contraria, estrategias negociadoras, apoyo en reuniones con clientes, etc.

Y es que todos hemos vivido malentendidos con los clientes, consultas de jurisprudencia o legislación hechas dos veces porque nadie nos dijo que ya estaba lista la información, negociaciones estancadas, comunicaciones del juzgado no archivadas etc. sólo porque los miembros del despacho -legales y paralegales-…no se han comunicado. Tal y como reseña el abogado y autor de Abogados: Gestión y Servicio  (Thomson Reuters Aranzadi) Óscar Fernández León hablando del informe "Cómo aprovechar una comunicación eficaz", la audacia, la innovación y la disciplina en todos los aspectos relativos a la comunicación ayudan  a impulsar el desempeño de la empresa, especialmente durante períodos económicos difíciles.

Una comunicación interna eficaz hace que el despacho trabaje más y mejor. De un caso puede salir otro, pero si no estamos atentos para que un compañero pueda asesorar en ese siguiente caso que surge del que estamos llevando nosotros ese caso no surgirá. Si hacemos una búsqueda de jurisprudencia o legislación que ya esté hecha estamos sustrayendo tiempo que podemos usar para pensar, para escribir una demanda o para comunicar algo por teléfono a un cliente (o para descansar unos minutos). Si no sabemos que determinado cliente se está "quemando" con el despacho podemos hacer que se vaya a buscar otros abogados por una tonta palabra dicha en mal momento, y tantos ejemplos que se pueden poner.

¿Qué hay que comunicar? En los despachos grandes se comunica, porque suele haber personas que se dedican a ello. Pero, ¿qué se comunica? la comunicación de aquello que importa suele brillar por su ausencia: las individualidades y la construcción de la marca personal suele llevar aparejada una compactación de qué asuntos lleva, su know how -que en general se puede comunicar y no se sufre robo del cliente- y su estrategia. Asumiendo que esto es normal y hasta forma parte de la fascinación de los despachos grandes, el llevarlo al extremo puede perjudicar la unidad del despacho y crear dinámicas internas que se alejen de las prácticas profesionales que hacen funcionar una colectividad.

En los despachos pequeños la marea del día a día puede bloquear toda buena intención de compartir información que ayude a todos a trabajar mejor y a dar una imagen compacta a los clientes. No se tiene personal de apoyo o no se tiene el suficiente, los miembros del despacho prácticamente ni se ven, y los casos que llevan son dispares: parece que no hay nada que comunicar.

La comunicación interna en el despacho no es extroversión, ni espontaneidad, ni implica relaciones personales entre las personas que allí trabajan. Tampoco se hace "según se va viendo", aunque sea informal. Tampoco es "información", es decir, transmisión fría de datos sin una sustancia que lo apoye o un por qué; ya que caerá en el vacío.

Tal y como comenta la consultora de gestión para despachos de abogados Lidia Zommer, "no se trata de tecnología sino de cultura, por ello uno de los canales preferidos para ser informados y expresarse sigue siendo el diálogo sincero cara a cara con el jefe inmediato. La comunicación interna debe estar protagonizada por los socios, como parte del cargo de gestor del equipo, con ayuda de un sistema de formación directiva orientado al desarrollo de habilidades de comunicación si es necesario. Es importante tener siempre presente que los profesionales de la comunicación tienen la función de facilitadores, pero no sustituyen a la dirección de la firma".

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