Cuando un despacho detecta problemas de productividad, organización o coordinación, la reacción de algún responsable suele ser inmediata: “Necesitamos una nueva herramienta”. Y no es de extrañar, porque la oferta en el mercado es tan vasta y tanta gente habla de aplicaciones o de herramientas de IA, que es fácil caer en creer que no tenemos la herramienta adecuada.
A partir de esa conclusión (que veremos más adelante que seguramente es errónea) comienza un proceso de búsqueda de un nuevo programa, otra plataforma, un plugin adicional, de conseguir más licencias, otorgar más accesos… En definitiva, de complicar la infraestructura tecnológica actual. Sin embargo, escribo este artículo porque, en la mayoría de los casos, la empresa no suele necesitar más software. Entonces, te preguntarás: ¿qué necesita?
Los técnicos lo descubrimos con facilidad: mejorar las conexiones en el trabajo diario.
El error de acumular herramientas
Como introducía, esta es una situación muy común. Y es que, con el tiempo, las empresas van incorporando soluciones para resolver necesidades concretas. Por ejemplo, un software de facturación electrónica, otro para la gestión documental de los casos, una plataforma de comunicación, por supuesto, un CRM, y alguna que otra herramienta interna más. Es muy probable que todas estas sean buenos aliados para trabajar, pero, y aquí radica el problema, son buenos por separado, no se comunican entre sí.
Cuando trabajamos con distintas aplicaciones que no se comunican correctamente, aparecen incidencias. Algunas, seguramente, las identifiques en tu día a día:
- Datos duplicados.
- Tareas que se repiten de forma manual.
- Información desactualizada en algún que otro caso.
- Errores entre sistemas.
Todo ello conduce, irremediablemente, a una pérdida constante de tiempo y a algo más llamativo, el bufete acaba adaptándose a las herramientas, en lugar de que las herramientas se adapten a la empresa.
Más software no siempre significa más productividad
Si creías que más tecnología equivale a mayor eficiencia, es probable que a continuación, descubras que no es así para la mayoría de las empresas. Es más, en la práctica suele ocurrir lo contrario. Cuantas más herramientas o plataformas aisladas, más esfuerzo necesitas en términos de: más pasos que dar, más cualificación para el equipo, más esfuerzo en control y por ende, más fricciones entre compañeros.
La revolución que estamos viviendo en la era digital tiene un reto claro: la integración entre aplicaciones y procesos para facilitar las tareas y mejorar la productividad. Así deberíamos entender todos la digitalización, como una forma de simplificar y no complicar.
El problema no radica en el funcionamiento de la tecnología, sino en el carácter independiente de cada aplicación. Una infraestructura óptima contempla un CRM que se conecte con el programa de facturación, que los documentos se sincronicen, que no tengamos que intercambiar información importante por correo para después copiar datos.
Si te paras a pensar en las herramientas que has usado hoy, quizás detectes que la información que manejas en cada una es útil pero que, entre ellas, no fluye esa información. A esto lo denominamos técnicamente “pérdida de productividad invisible”.
Ecosistemas tecnológicos
La solución es diseñar ecosistemas tecnológicos a la medida de cada empresa, teniendo en cuenta la metodología y protocolos de trabajo internos. Para ello, la clave está en los programas que utilices y cómo se conectan entre sí.
¿Qué debe permitirte un buen ecosistema digital?
Por ejemplo: compartir información automáticamente, evitar archivos duplicados, automatizar procesos, reducir errores derivados del trabajo manual y ser más ágiles.
No ignores la interoperabilidad
Aunque suene a vocablo técnico, la interoperabilidad no es más que el hecho de que diferentes sistemas puedan entenderse y trabajar juntos. Cualquier infraestructura tecnológica actual debe contemplarla. ¿Sabes por qué? Sencillamente porque es esencial para aumentar la productividad reduciendo costes y simplificar gestiones. Es decir, optimizar la eficiencia.
¿Cómo detectar si en tu despacho necesitáis actualizar vuestra infraestructura tecnológica?
Recomiendo realizar un cuestionario con las siguientes preguntas:
¿Nuestros sistemas comparten información correctamente?
¿Tenemos herramientas duplicadas?
¿Qué y cuántas tareas seguimos resolviendo manualmente?
¿Estamos usando más software del que realmente necesitamos?
Cuando una infraestructura tecnológica está bien diseñada es simple, permite la conexión y resulta eficiente. Es decir: es fácil localizar datos e información, los procesos fluyen y el equipo no resta tiempo a su labor primordial.
No acumules software innecesariamente. Es buen momento para revisar tu ecosistema tecnológico y valorar cómo funciona.
