Los contratos colaborativos buscan alinear intereses de los distintos intervinientes en una obra, aprovechando los conocimientos y capacidades de todos, para con ello optimizar los resultados (en diseño, fabricación o construcción) y reducir los costes y plazos y evitar conflictos que dinamitan una buena ejecución.
Los contratos colaborativos se distinguen por incentivar la colaboración, no por medio de declaraciones de buena voluntad que puedan hacer las partes, sino por los procedimientos y métodos específicos que incentiven el alineamiento intereses para mejorar la eficacia y rendimiento.
Sin embargo, la implantación de estos contratos novedosos y más complejos, implica importantes barreras y desafíos que sortear para poder aplicar con éxito el esquema de contratación colaborativo. La regulación y seguimiento contractual ha de facilitar hacer frente a esas barreras y desafíos.
Este tipo de contratos carece de regulación legal, por lo que las partes gozan de libertad de pacto, siempre con pleno respeto a la legalidad. Las partes deberán dotarse de una regulación contractual suficientemente experta y detallada, definiendo y deslindando adecuadamente los derechos, obligaciones y responsabilidades de cada uno de los intervinientes. Es decir no por facilitar la colaboración entre todas las partes, suscribamos contratos de contenido “etéreo” que nos lleven al conflicto en su interpretación.
La confianza entre las partes es esencial para garantizar el éxito de este procedimiento de ejecución de obra. La falta de confianza dificultará la creación de valor, pues no se aprovechan todos los recursos de que las partes disponen. La confianza deberá existir desde inicio, previa a suscribir el contrato y debe ir ahondando a medida que la obra se ejecuta, con la interrelación personal y en cumplimiento de los procedimientos convenidos. Esta confianza se verá fomentada con un adecuado flujo de información que garantice que la información es “simétrica” (“open book”) y el buen funcionamiento de los órganos o comités de seguimiento. Fruto de la confianza surgen relaciones de largo plazo, con recurrencia en la contratación de las mismas empresas y equipos profesionales con las que se ha creado sinergias.
Otro riesgo que hay que conjurar, es el de la complejidad derivada de la fragmentación en los proyectos de construcción, de modo que en lugar de tener una sola organización entregando un proyecto, los proyectos son diseñados y construidos con la aportación e intervención una multitud de partes.
Es indispensable que los intereses de cada uno de los agentes este claramente identificado para que estos se alineen adecuadamente y crear una “organización virtual” entre todos los equipos del proyecto, de modo que todos trabajen como un solo equipo. Para favorecer esta adecuada integración, la intensa involucración del promotor y la existencia de la figura del Contract Manager es clave. Este último tendrá que contar con conocimiento y autoridad suficientes y si es el contratista general con una remuneración específica para esta tarea. Igualmente, los comités de seguimiento integrados por las personas idóneas, con reuniones periódicas con agendas concretas, actas detalladas que no se quedan en “papel mojado” contribuyen a que todos los actores funciones como uno solo.
Destacamos ahora algunos factores esenciales para poder llevar a cabo con éxito un proceso de contratación de obra colaborativa.
- Colaboración desde el inicio (“Early Contractor Involvement”)
Se trata de que el equipo de diseño trabaje con el equipo encargado de la construcción, para que este último puedan aportar valor al diseño y mejorar costes sino también reducir las deficiencias o inexactitudes de diseño derivadas de que no ha fluido adecuadamente la información.
El “Early Contractor Involvement” (ECI) implica que la contratación se lleva a cabo en dos fases: la fase de pre-construcción y la fase de construcción. En la fase de pre-construcción, el propietario escoge condicionalmente al contratista y lo llama a integrarse con el equipo de diseño. El contratista, a su vez, puede llamar a sus principales sub-contratistas y proveedores que tenga un conocimiento especial que puede aportar en esa fase.
Si se alcanzan los objetivos de diseño y presupuesto de la fase de pre-construcción, el propietario confirma la participación del contratista en la fase de construcción.
- Uso de incentivos
El propietario quiere que su proyecto sea ejecutado dentro del plazo establecido y respetando el precio y los requerimientos de calidad. El contratista persigue maximizar su beneficio. Estos intereses no tienen por qué ser contradictorios. Con los incentivos correctos, es posible alinear los intereses de las partes.
Respecto al precio. Los habituales contratos de “precio cerrado” o “precios unitarios (por unidades de obra)”) no contribuyen a alinear objetivos. Por ejemplo, el “precio cerrado” da certeza al propietario pero el contratista reclamará incrementos de precio o rebajas de calidad cuando se disparen sus costes de forma imprevista. Con el sistema de precios unitarios no hay certeza del precio y no existen incentivos para generar ahorros.
En los contratos colaborativos se fija un Precio Objetivo (PO) de modo que si se produce ahorros respecto de ese PO ambas partes se puedan beneficiar de ellos, y por el contrario, si se excede ese PO, ambas partes participen de dichos sobrecostes (sistema “pain/gain”), en ambos casos, en los porcentajes pactados
- Gestión contractual
Los beneficios que ofrecen los contratos colaborativos solo podrán ser alcanzados con una gestión mucho más intensa que aquella que normalmente se hace en contratos que no tienen incentivos, que incluye mayor involucración del promotor y mayor dedicación del resto, particularmente del Contract Manager.
La aplicación de procesos y herramientas compartidas facilita y a la vez complejiza la gestión contractual. El seguimiento de los indicadores de desempeño exige una gestión intensa y experta. La existencia de un Precio Objetivo requiere constante justificación de cómo se va ejecutando el presupuesto, pues solo se imputarán al PO y pagarán los costes incurridos en forma diligente.
- Transparencia (sistema “open Book”)
Lo anterior implica trabajar bajo criterios de transparencia mutua de forma que la información sea actualizada y simétrica (open book), lo que es indispensable para hacer posible la labor de supervisión y verificación de costes.
En conclusión, para poder llevar a cabo con éxito un proceso de contratación de obra colaborativa es preciso una adecuada selección de contratista, que la colaboración se genere desde el inicio, haya trasparencia en la información (sistema de “open book”) y en la medida posible reine el consenso.
