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Los trámites internos del despacho, ¿en triciclo o en bólido?

23 de Abril de 2010

Hay abogados que mantienen que con la crisis el trabajo se ha vuelto un poco “follonero”. Todo se quiere más rápido, más perfecto, y todo se discute más. Quizá antes se trabajaba con más desdén, o quizá lo de ahora es exagerado; ahí tiene que responder cada uno. La cuestión es que la rapidez y la transparencia que pide ahora el cliente es mucho mayor, y dentro de lo posible hay que brindarlas. Traemos aquí un caso estadounidense de cómo un despacho mediano mejoró gracias a una herramienta de despacho de Thomson Reuters, ProLaw. Vamos a verlo.

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La gestión documental es algo que puede facilitarnos la vida hasta niveles de cambiar nuestras dinámicas diarias en el despacho, aunque trabajemos solos y no tengamos un gran volumen de negocio. Ahora, además, con el aumento de la actividad en los juzgados -hemos pasado de evitar el juicio a toda cosa a contemplarlo como una posibilidad viable- las necesidades de racionalizar el flujo de documentos se han multiplicado.

Case & Roberts, un despacho estadounidense con veinte empleados y dos oficinas en Kansas City y St. Louis, lleva sobre todo pleitos civiles. El gerente, John Travers, cuenta que "el sector de la abogacía es perennemente acusado por parte de los clientes por lentitud y falta de comunicación. No sólo queremos una solución para cubrir nuestras necesidades en el futuro, sino también ayudar a responder a las necesidades de la clientela con la mayor precisión y rapidez posible, y ayudar a cambiar la percepción negativa de los bufetes de abogados".

Travers quería encontrar para el despacho una plataforma tecnológica a la última. Quería algo con las características del Outlook pero que integrase, por ejemplo, facturación.

Después de un período de evaluación metódica que incluyó contemplar soluciones de otros proveedores, ProLaw se impuso.

El software de ProLaw está diseñado para automatizar tanto la práctica jurídica como las labores internas del despacho como negocio. Simplifica, racionaliza y coordina la labor de los abogados y el personal tanto en los departamentos jurídicos de empresas pequeñas y medianas como en la Administración. Es posible el acceso remoto a través de Outlook.

Creado desde abajo hacia arriba sobre una base de datos unificada, ProLaw combina el caso concreto con la materia donde se encuadra, el tiempo que se dedica a cada cosa, la contabilidad y la facturación.

La estabilidad de Thomson Reuters, el estar integrado ProLaw con Westlaw y las buenas referencias de otros clientes del producto decantaron la compra. "ProLaw es una excelente herramienta, pero las empresas necesitan adaptar el sistema a su negocio con el fin de sacar el mayor provecho", dice Travers.

Gracias a las tareas que desarrolla como gestor documental, el despacho desarrolló un valioso almacén de documentos y formularios clasificados por orden. "Con un sofisticado sistema, hemos sido capaces de desarrollar políticas específicas que determinaron los pasos necesarios para desarrollar y almacenar documentos. Ahora, cada documento se inicia en ProLaw se le asigna un número y se almacena con el resto", explica Travers. También hizo posible el desarrollo de un lenguaje coherente para tratar de cada tipo de caso, cada cliente o cada documento de los expedientes. Además, el servicio de confección de facturas -la mayor parte de ellas ya e-factura- permite al despacho adaptarse a cada cliente  con el formato que prefiere.

Pero los máximos beneficiados son los clientes: "ha mejorado sensiblemente nuestro tiempo de respuesta. Cuando un cliente llama para ponerse al corriente de cómo está un caso, cualquier miembro del personal puede mirar el número de referencia de la materia y saber de un golpe la  situación y los antecedentes del caso. Manejar los datos inmediatamente tiene un impacto enorme en las comunicaciones del cliente ", razona John Travers.

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