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CADA VEZ MÁS BUFETES SE PASAN A LAS COLECCIONES DE E-BOOKS

La revolución digital de las bibliotecas jurídicas

26 de Octubre de 2017

Cuando Marta Hernández, que dirige el Centro de Información Jurídica de Cuatrecasas (un bufete de abogados con más de 900 abogados repartidos en 26 oficinas en España y con varias oficinas por todo el mundo), decidió que el bufete empezara a abandonar los libros jurídicos impresos en favor de sus versiones digitalizadas en línea, se llevó una sorpresa.

  • Los libros digitales tienen muchas ventajas para los responsables de los servicios bibliotecarios de varios despachos: menos costes administrativos, disponibilidad sin tener que gestionar un sistema de préstamos, ahorro en fotocopias y gestión de licencias
  • Los principales bufetes de abogados de España se han sumado a esta iniciativa con rapidez y entusiasmo
Gregg Wirth, Marta Hernández Alvardo y Jennifer McNenly

No hubo quejas por parte de los abogados. "Sabíamos  que la biblioteca digital sería bien recibida por nuestros abogados más jóvenes, pero pensábamos que los no tan jóvenes podrían tener problemas con la plataforma", dice Marta Hernández. "Sobre todo porque estos mismos ya se habían quejado antes de empezar a utilizar la plataforma, diciendo que preferían los libros en papel. Pero finalmente no recibimos  ninguna queja".

Thomson Reuters ProviewTM 

Cuatrecasas, firma de abogados líder en España y Portugal, trabaja desde hace tres años con la plataforma Thomson Reuters ProviewTM con las revistas especializadas y el fondo editorial íntegro (cerca de 300 obras al año) que Thomson Reuters publica bajo los sellos Aranzadi, Civitas y Lex-Nova. Cuatrecasas no es el único bufete de abogados que se está pasando a las bibliotecas digitales, ya que los recursos económicos, el espacio físico y el personal necesarios para la creación y el mantenimiento de una biblioteca jurídica de calidad pueden resultar cada vez más abrumadores, incluso para los bufetes de mayor tamaño. Para los bufetes pequeños puede ser todavía más complicado satisfacer sus necesidades de contenido jurídico, puesto que, independientemente de su tamaño, siguen requiriendo  el acceso a la información de esos libros.

Y  aquí  entran  en  escena,  por  supuesto,  las  bibliotecas digitales y los e-Books, una forma de acceder a gran parte de esa misma información de manera más eficiente y económica, ahorrando espacio y eliminando las mesas  de madera de roble y el polvo acumulado.

Curiosamente, los principales bufetes de abogados de España se han sumado a esta iniciativa con rapidez y entusiasmo; Cuatrecasas lideró el paso a las bibliotecas digitales, que se produjo hace aproximadamente tres años. Marta Hernández explica que participó en todos los aspectos de este proceso, desde la decisión de qué contenidos digitalizar hasta cómo conseguir la participación de socios, algo vital para que la conversión digital fuera una  realidad. "Antes  de  decidirnos  a  adoptar  las  bibliotecas digitales, hablé con muchos compañeros de otros bufetes", afirma. "Muchos de ellos lo consideraban una decisión arriesgada, ya que no creían que el mercado estuviera preparado, y había muchas dudas acerca de las condiciones de  los  acuerdos  digitales".

Desde el otro lado del Atlántico

Pero cuando Cuatrecasas dio el salto al mundo digital, es probable que otros bufetes perdieran el miedo. No tardaron mucho en seguir también el camino digital. Jennifer McNenly es directora de Servicios Bibliotecarios  y de Información de Fasken Martineau, un bufete de abogados mundial con más de 700 abogados y con sede en Toronto, Canadá. Afirma que, cuando entró hace tres años, también le pidieron que hiciera de la biblioteca un recurso  mucho  más  digital.  Su  plan  también  incluía  unir la  biblioteca  digital  a  los  grupos  de  prácticas  del  bufete, con el fin de aumentar considerablemente la eficiencia a la hora de encontrar los recursos que necesitan y conseguir el material oportuno cuando lo necesitan. "Siempre hemos seguido la filosofía de que se trataba de una solución justo a tiempo", dice McNenly.

A pesar del entusiasmo inicial, McNenly tuvo que evaluar cada uno de los despachos de su bufete, para determinar cuáles estaban preparados para los libros digitales (como el despacho de Toronto) y cuáles seguían aferrados al  libro impreso (Ottawa). "En todos los despachos había personas que querían continuar con los libros en papel", dice. "Por tanto, en algunos casos hemos mantenido los libros  impresos,  aunque  seguimos  ofreciendo  las  versiones electrónicas para el resto de los abogados. Es solo cuestión de tiempo; creo que al final adoptaremos por completo las versiones digital".

Aunque la facilidad para el usuario final (el abogado) es uno de los grandes factores que motivan el paso de los bufetes a las bibliotecas digitales, este cambio también comporta enormes beneficios en otros aspectos. "Hemos comprobado que los libros digitales tienen muchas  ventajas para los responsables de los servicios bibliotecarios de varios despachos: menos costes administrativos, disponibilidad sin tener que gestionar un sistema de préstamos, ahorro en fotocopias y gestión de licencias", dice Marta Hernández. "Al final era más una cuestión de gestión que de conocimiento".

En efecto, otra ventaja clave de la conversión de los bufetes es la uniformidad del acceso de investigación y de la formación de los abogados que puede darse en las bibliotecas digitales repartidas por los muchos despachos de un bufete. "Uno de los argumentos más atractivos para nuestra administración interna era que la información disponible en todos los despachos de Cuatrecasas sería la misma", comenta Marta Hernández.

McNenly añade que, a medida que su bufete profundizaba en la plataforma de bibliotecas digitales, se hacían patentes otras ventajas, como la capacidad de búsqueda del nuevo sistema, mucho más avanzada en comparación con los libros. "Nuestros abogados pueden realizar búsquedas en el texto completo de todos los libros, lo que resulta muy útil", explica McNenly, añadiendo que en un libro impreso no es posible buscar una expresión o un ejemplo exactos. Otras ventajas de su plataforma son los hipervínculos que permiten acceder a otros materiales secundarios o anotados, e incluso la posibilidad de crear notas electrónicas propias en los libros. "El libro deja de ser un objeto estático actualizado por el editor y nos permite añadir nuestro propio capital intelectual".

McNenly dice que también es posible crear páginas personalizadas de prácticas e industria, que enlazan  a recursos de la biblioteca como noticias, artículos, libros o citas de jurisprudencia. Se pueden personalizar estas páginas para adaptarlas a las prácticas de los abogados o al grupo de industria al que están vinculados.

Una de las ventajas de las bibliotecas digitales que más entusiasma a los bufetes de abogados, aunque sea una ventaja a largo plazo, es la posibilidad de disponer nuevamente de gran parte de los metros cuadrados en los que antes se guardaban todos esos volúmenes impresos. Marta Hernández nos advierte de que no se trata de un efecto inmediato. "Más del 50 % de nuestras adquisiciones de libros todavía son en papel, en su mayoría de editores extranjeros, pero uno de los objetivos para nuestras nuevas oficinas es que se conviertan en despachos sin papel", afirma, y predice que dentro de cinco años "el espacio destinado a la biblioteca empezará a reducirse".

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