- La creciente carga de tareas operativas limita la capacidad de los perfiles jurídicos expertos para centrarse en el análisis, el riesgo y la toma de decisiones
Esta entrevista ha sido publicada en el número 1030 de Actualidad Jurídica Aranzadi (AJA), regístrarte una vez en este enlace y recibirás una comunicación con cada número desde la que podrás acceder a la revista en Legalteca.
Durante años, la función jurídica ha estado principalmente centrada en el asesoramiento, garantizando el cumplimiento normativo y apoyando la toma de decisiones con impacto regulatorio. Este rol sigue siendo esencial para las organizaciones, si bien el contexto en el que operan los equipos legales ha cambiado de forma significativa en los últimos años.
La creciente complejidad regulatoria, junto con el aumento del volumen de la actividad, ha provocado que los departamentos legales asuman cada vez más trabajo de carácter operativo. A esto se suma la necesidad de las organizaciones de ganar en eficiencia, trazabilidad y capacidad de escalabilidad en sus procesos internos.
En este entorno, el área legal ya no solo debe aportar criterio jurídico, sino también ser capaz de gestionar de forma eficiente la ejecución operativa derivada del trabajo legal, combinando conocimiento técnico con capacidades organizativas, tecnológicas y de gestión.
Retos estructurales en la gestión operativa
Este cambio de contexto ha puesto de manifiesto una serie de desafíos que dificultan la eficiencia de los equipos jurídicos.
En primer lugar, el incremento de procesos de alto volumen, como la gestión de quejas y reclamaciones o la gestión operativa de contratos. Estas actividades, aunque necesarias, consumen una parte muy relevante del tiempo de perfiles jurídicos especializados.
En segundo lugar, existe una alta carga de tareas administrativas derivadas de la actividad legal, como la facturación de letrados y procuradores, la gestión documental o el seguimiento de expedientes de quejas o reclamaciones. Estas tareas suelen ejecutarse de forma manual y poco estructurada, lo que incrementa el riesgo de errores e ineficiencias.
Adicionalmente, existe un bajo grado de estandarización en procesos, criterios y herramientas, lo que genera una elevada variabilidad en la forma en que se ejecuta la operativa, dificultando la consistencia y afectando directamente la calidad del servicio.
Por último, la ausencia de métricas operativas impide medir adecuadamente cuestiones clave como tiempos de resolución (TMOs), cargas de trabajo o niveles de servicio, limitando la mejora continua y la toma de decisiones basada en datos.
Como consecuencia, gran parte de los perfiles con conocimiento jurídico experto se ven absorbidos por tareas administrativas, reduciendo el tiempo disponible para actividades que requieren de un alto conocimiento jurídico, como la gestión del riesgo, el cumplimiento normativo o el apoyo a decisiones de negocio.
Modelos estructurados para una ejecución operativa optimizada
Para dar respuesta a estos retos, es necesario evolucionar hacia un modelo que estructure y optimice la ejecución operativa del área legal, permitiendo gestionar de forma eficiente grandes volúmenes de actividad. Este modelo se basa en varios pilares fundamentales.
En primer lugar, la definición y estandarización de procesos end-to-end, que permitan transformar actividades recurrentes en flujos estructurados y medibles. Esto resulta especialmente relevante en procesos masivos, como la gestión de reclamaciones o el mantenimiento de entidades jurídicas.
En segundo lugar, la incorporación de métricas operativas (KPIs y SLAs) que aporten visibilidad sobre el rendimiento, permitan identificar cuellos de botella y faciliten la mejora continua.
En tercer lugar, el uso de herramientas tecnológicas como sistemas CLM, soluciones de automatización documental o herramientas de Inteligencia Artificial, que faciliten una gestión más ágil, eficiente y escalable de la actividad.
Otro elemento clave es la separación de funciones entre el trabajo jurídico de alto valor y la ejecución operativa, permitiendo que las tareas operativas sean gestionadas bajo modelos más industrializados, liberando así capacidad de los equipos legales.
Adicionalmente, en un contexto en el que la productividad y la capacidad de escalar la operación adquieren un papel clave, cobran especial relevancia los modelos organizativos centralizados, como los Centros de Servicios Compartidos (CSC) o los Centros de Excelencia (CoE). Estos modelos permiten concentrar la ejecución de procesos masivos como la facturación legal, la gestión de reclamaciones o el control presupuestario de las áreas jurídicas en equipos especializados, que operan bajo criterios homogéneos y aplicando las best practices de mercado.
Los datos del mercado reflejan una adopción creciente de este enfoque: actualmente, alrededor del 29% de los recursos legales ya operan en modelos centralizados, lo que evidencia una tendencia claramente al alza y, al mismo tiempo, un amplio margen de desarrollo si se compara con otras funciones con mayor grado de madurez, como la financiera, donde este tipo de modelos alcanza aproximadamente el 50%.
Además, estos modelos han demostrado un impacto directo en la eficiencia operativa, con reducciones de costes superiores al 20%, impulsadas por su capacidad para gestionar grandes volúmenes de trabajo.
Eficiencia operativa como palanca de transformación jurídica
La evolución de la función jurídica responde a una necesidad clara: identificar nuevas formas más eficientes de gestionar la creciente carga administrativa de las áreas legales sin comprometer la calidad del asesoramiento.
En este nuevo contexto, la capacidad de diseñar procesos, definir y operar modelos eficientes y apoyarse en la tecnología se convierte en un elemento diferencial. Este enfoque permite potenciar el conocimiento jurídico de los equipos, enfocándolo hacia aquellas actividades donde realmente genera valor.
En definitiva, las organizaciones que sean capaces de industrializar la gestión del volumen legal mediante procesos, tecnología y modelos organizativos adecuados no solo lograrán mejorar su eficiencia operativa, sino que situarán al área jurídica en una posición más estratégica dentro de la compañía, como un verdadero habilitador de negocio y gestión del riesgo.
