Se ha escrito mucho acerca de cómo efectuar una fusión de despachos. Cuando llega el momento de unir dos despachos o un grupo de abogados y hacerlos trabajar como un solo equipo, lo que se piensa es “esto pasará, queremos hacerlo y lo haremos”.
Bien, esto no pasa. La integración es la fase de la fusión que la mayoría de la gente infravalora, ignora o le presta poca atención y le da menos prioridad. El proceso de integración tiene una duración máxima de vida que puede medirse en años, mientras el acuerdo por sí mismo puede llevar solo meses en concluirse.
En las firmas de abogados el problema es peor, ya que las personas clave en la elaboración del acuerdo, retornan rápidamente a la práctica de su profesión y dejan a un lado sus funciones en la integración. Mientras tanto, el personal administrativo se esfuerza para hacer todo el trabajo y desafortunadamente, el área administrativa de la integración es solamente una pieza de todo el esfuerzo de la misma.
Integración significa implementación de una fusión; envuelve una combinación administrativa, alineación de las prácticas de negocio e introducción de la cultura organizacional.
La implementación de una fusión es donde la mayoría de los acuerdos caen al suelo. Toda la energía y la atención están concentradas en cómo lo pagarán los compañeros y quiénes controlarán los clientes. Se presta poca atención a la combinación física y emocional de las compañías. Generalmente las firmas negocian por varios meses, logran un acuerdo y para establecer una fecha de entrada en vigor se toman algunas semanas más.
Es en las fases previas al acuerdo cuando las empresas deben deducir cómo convivir y trabajar juntos, combinando sistemas de archivo diferentes, sistemas telefónicos, sistemas de facturación, sistemas de contabilidad, programas de entrenamiento, asignaciones de personal auxiliar, asignaciones asociadas a la práctica, listas de clientes, programas de beneficios de empleado, programas de compensación, asignaciones de espacio y, literalmente, otros cientos de detalles que deben ser discutidos y mezclados totalmente antes de fusionar a las firmas para que puedan realmente empezar a funcionar como una sola compañía.
Aunque las negociaciones normalmente duran menos de doce meses, la implementación puede durar entre 18 y 36 meses. La planeación, organización, cooperación, comunicación y paciencia son primordiales durante esta fase. Todos deben re-educarse como "miembros" de una nueva entidad fusionada. Hay 4 amplias categorías de actividades en la implementación:
- Integrar la prestación de servicios legales, donde abogados y no abogados se organizarán y trabajarán juntos.
- Construir una sola estructura administrativa y de apoyo.
- Unir dos culturas en una.
- Comunicar al mercado.
Planeación
La mejor aplicación de este tipo de programas es, obviamente, aquella que se concibe bien. Los resultados son planeados y alcanzados mediante una serie de actividades. Los recursos están compuestos por las personas y el dinero que se asigna de acuerdo a los costes de realizar el acuerdo.
En una contabilidad estricta, estos costes pueden ser capitalizados y amortizados en un largo período de tiempo, como los beneficios de las inversiones que se han realizado, aunque esto no es la base de efectivo para la mayoría de los despachos de abogados.
Se supervisan los programas de implementación buenos y las correcciones se hacen en el tiempo real requerido.
Comunicación
Después de la planeación, el atributo más importante en una integración exitosa involucra la comunicación continua. Crear un boletín informativo posteriormente a la fusión (o una página especial sobre la fusión en la Intranet) y tener a un líder entregando estos boletines semanalmente por un período de 6 meses para informar a toda la empresa del estado de los asuntos relacionados con la fusión. Regularmente pasee por los pasillos de la empresa y converse con los nuevos trabajadores.
Si lo permite la geografía, reestablezca el despacho y las asignaciones de espacio del área de trabajo para evitar la separación física continuada de miembros de las empresas recientemente unificadas. Sostenga reuniones de departamento mensualmente con el estado de la fusión como una parte importante de la agenda. Reúnase trimestralmente con el personal de la compañía donde los gerentes reporten el estado de la fusión y de la empresa en general. Los abogados responsables podrían reunirse con los abogados asignados para discutir los problemas y las oportunidades que puedan presentarse como resultados de la fusión.
Finalmente, sostener numerosos eventos sociales informales. Estas actividades crean interacción social que rompe barreras, disminuye el stress y construye relaciones laborales. Educar a los empleados de la compañía, ayuda a luchar contra falsos rumores y reduce el miedo y la incertidumbre.
