Antes del verano fui a visitar un despacho de un joven abogado penalista que acaba de cambiar radicalmente el aspecto del despacho familiar y con ello daba el pistoletazo para transformar un sólido bufete familiar en empresa.
"Quiero ampliar el despacho, convertirlo en una referencia en el sector", me explicaba el emprendedor legal sus planes. Muy sorprendido me quedé cuando me explicaba como lo quería hacer. "Quiero que me ayudes a establecer procesos, un organigrama y unos protocolos, que pueden ser la base para un crecimiento sostenido," me reclamaba.
Lo que el joven abogado pedía como sólida base para su proyecto es nada más y nada menos que un Sistema de Gestión, que garantiza el buen funcionamiento de cualquier empresa, también de los despachos profesionales.
Si éste Sistema de Gestión se basa en los procesos definidos internacionalmente a través de normas ISO, el premio al esfuerzo no sólo será un perfecto funcionamiento del despacho, con orientación hacia la satisfacción de los clientes y una mejora continua de la organización, sino también el sello de una certificadora, que hace visible de forma gráfica a clientes y proveedores que el despacho profesional tiene un sistema de trabajo con garantías.
Las ventajas de la certificación son múltiples:
- Eficacia de la organización
- Definición de los procesos
- Definición clara de puestos y servicios
- Orientación hacia el cliente
- Mejora continua y optimización constante
- Buen gobierno de la organización
Sin embargo los sellos pueden aportar valor añadido dentro de una cadena de producción de servicios, donde los despachos de abogados cada vez forman más parte. En un proceso de licitación de servicios un sello de calidad mejora la puntuación y las posibilidades de adjudicación.
El sello también es una clara garantía para clientes y futuros clientes de calidad y por ende un importante instrumento de Marketing para la firma.
Si bien sabemos que el sector legal es algo lento y no muy dado a innovaciones, la certificación puede significar en los momentos actuales donde el mercado cada vez es más competitivo un argumento de mucho peso.
"Me vais a cambiar toda mi forma de trabajo y paralizar el despacho durante mucho rato," me espetaba hace poco un socio-director de una firma y amigo personal. Y con ello expresaba el miedo de muchos despachos cuya evolución se había producido sin muchos planificaciones ya que el día a día imponía su ley.
"Primero creo que estás haciendo muchas cosas muy bien en tu despacho, y segundo no se paralizará la actividad en ningún momento," le conteste. "Además puedes elegir que normas quieres certificar, ya que existe un abanico amplio para diferentes necesidades."
Entre las normas más importantes siempre destacamos la ya famosa ISO 9001 sobre calidad de servicio y satisfacción de cliente. Una base sólida para cualquier sistema de gestión de una firma de servicios profesionales.
Pero las normas relacionadas con la gestión documental, la ISO 30301, que nació con una gran aportación española, la de ISO 27001 sobre seguridad de la información, son en algunos despachos elementales por razones obvias.
Las normas sobre gestión medioambiental como la ISO 14000 o la norma sobre Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS 18001 también aportan ventajas para cualquier organización.
Y finalmente en el sector legal adquiere una especial relevancia la certificación de la Responsabilidad Social, ISO 26000, para aquellas actividades pro bono y para las fundaciones que diferentes despachos han creado.
