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19/08/2022. 06:32:59

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¿Cómo podemos mejorar la organización interna del despacho?

Abogada y psicóloga. Burnout y productividad del sector legal

¿Tu despacho de abogados empieza a dar pérdidas y no sabes por qué? ¿Ves mucha carga de trabajo y pocos resultados? La respuesta a estas preguntas debe enfocarse desde la consultoría estratégica del despacho, algo impensable hace algunos años cuando la mayoría de los bufetes se aferraban a los procesos de trabajo “arcaicos” alejados de fórmulas ágiles y de la optimización de recursos humanos, materiales y de tiempo.

En buena medida, la crisis del coronavirus ha evidenciado todavía más la delicada situación por la que pasan los despachos de abogados: desbordamiento de casos, aplazamiento de asuntos debido a una mala gestión del tiempo, clientes insistentes y, por supuesto, algo que vemos cada vez más es una fuga de abogados millennials hacia las asesorías de empresa.

La situación es crítica. Por eso, algunos despachos quieren retener a sus abogados con subidas de sueldo, incentivos o teletrabajo. Sin embargo, ¿estamos resolviendo el problema? Esto no es más que poner parches a una cuestión que ha salido por fin a la luz desde la irrupción de la pandemia.

Estos abogados millennials tienen una visión menos tradicional con respecto a los abogados nacidos en los años 60-70. Antes se veía mal no estar trabajando las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Muchos abogados nacidos en esa época lo siguen haciendo.

No obstante, otros despachos de abogados están dándose cuenta del verdadero valor que aportan las personas, es decir, sus trabajadores. Y, es necesario y obligatorio desconectar del despacho y conciliar de forma efectiva vida profesional y familiar. Por ello, vemos cómo a diario estos jóvenes millennials deciden buscar entornos donde se sientan realizados tanto a nivel profesional como personal.

No se trata de trabajar muchas horas, sino de trabajar mejor, optimizando los recursos. La consultoría estratégica de gestión se impone para los despachos de todo tamaño. Algo que era inaccesible a los pequeños bufetes, está ahora al alcance de todos.

Hacia la optimización de recursos humanos, materiales y de tiempo

Los despachos de abogados actuales se están parando a ver cómo pueden distribuir mejor la carga de trabajo, decidir si se trata de delegar, qué personal necesita el despacho para conseguir sus objetivos. Mientras los despachos “de toda la vida” no invierten en las personas, los actuales apuestan por ésta. Solo de esta manera, podremos competir mejor en un mercado altamente saturado y jugar mejor nuestras cartas en el sector legal. Esto se traduce en buena reputación de marca y más clientes.

El nuevo entorno post pandemia nos obliga a replantearnos no solo nuestro trabajo sino nuestra forma de relacionarnos con los demás.

Para ello, los nuevos despachos reclaman con más frecuencia una consultoría estratégica sustentada en 3 pilares que suelo trabajar con ellos:

  • Detección de carencias: como consultora y abogada, detecto las carencias actuales de los despachos cuando tienen un problema, normalmente de gestión del tiempo o de productividad del equipo y no saben cómo arreglarlo. Escucho cada caso, los examino, analizo, utilizo las herramientas pertinentes y les acompaño hasta dar con las respuestas. Para ello, es fundamental hacer un diagnóstico del despacho con un posterior informe detallado de la situación donde he identificado el problema y ofrezco 1 o varias soluciones, según el caso. A veces la palabra consultoría suena a gran inversión de tiempo y dinero, pero desde una jornada intensiva en el despacho, podemos emitir un informe con los planes de acción que han de ponerse en marcha para el consiguiente ahorro de recursos y mejora de la productividad.
  • Desarrollo de la nueva estrategia: según el despacho y sus necesidades volcaremos nuestros esfuerzos en una u otra estrategia, de marketing, ventas, recursos humanos, finanzas… Una vez que el titular y los demás abogados me han expuesto sus ideas y necesidades les traslado un plan con acciones que posteriormente monitorizo con ellos para ver los resultados y corregimos (si se diera el caso) para ver si verdaderamente hemos optimizado todos los recursos.
  • Check in general: implementada la estrategia y evaluada tomamos notas del sector, empresa así como novedades que pueden resultar de interés para el despacho.

Estos 3 pilares definidos siguen un plan que denominamos en consultoría Plan 360º adaptado a las necesidades de cada despacho:

1 Definición de objetivos

2 Análisis de la situación

3 Estrategia a implementar (definir la misión)

4 Operaciones (plan de acción y recursos)

5 Retorno de Inversión (ROI)

6 Optimización, formación y seguimiento (recursos humanos, materiales y gestión del tiempo)

“Ablandarnos” en el trabajo para mejorar la organización

Para poder desarrollar esta consultoría toca “ablandarse” un poco en el trabajo. Es decir, poner en funcionamiento las “soft skills” o “habilidades blandas”. Uno de los puntos de nuestra estrategia anterior se centraba en medir el ROI. Éste no solo se mide mediante las habilidades técnicas o duras, es necesario al mismo tiempo una implementación de habilidades blandas que potencie la resolución de problemas, la toma de decisiones para incrementar la productividad y lograr que las tareas más complejas se vuelvan más eficientes mejorando además la asistencia de los empleados.

Es más, según Stanford Research Institute International el 75% del éxito a largo plazo en un puesto de trabajo concreto está basado en el dominio de las “soft skills” y solo el 25% de dicho éxito proviene de estas habilidades blandas. Como puedes comprobar, no solo son suficientes los títulos, los certificados, los exámenes o pruebas prácticas.

Lo fundamental de las habilidades blandas es que, además de otras características, tienen su epicentro en las personas y por ello son más difíciles de alcanzar y evaluar en el tiempo. La comunicación, la resolución de conflictos o la captación de nuevos clientes están estrechamente relacionados con este tipo de habilidades y con ese 25% de éxito que comentábamos antes.

De esta manera, en cada consultoría estratégica trabajamos tanto en las habilidades técnicas como en las soft skills,  cubriendo todos los aspectos que necesita el despacho, sean gestión de los recursos humanos, técnicos, de tiempo, habilidades sociales, psicológicas o enfocadas a resolver problemas y alcanzar metas o potenciar la creatividad del equipo.

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