La incertidumbre que nos generó la abrupta llegada de la pandemia va despejando sus incógnitas. Hace un año nos preguntábamos cómo impactaría la nueva normalidad en el entorno laboral legal. Hoy, podemos hablar de lecciones aprendidas, retos y puntos de mejora, pero la inmediatez nos obliga a poner foco en el nuevo espacio de trabajo digital, herramienta básica del abogado. ¿Ha afectado el covid19 a nuestro entorno digital? Lo analizamos a continuación.
Más colaborativo
El nuevo espacio digital va a obligar a construir escenarios de colaboración más certeros y ordenados. Si antes la compartición de documentación y su clasificación era desestructurada, en esta nueva situación el sector legal corre el riesgo de caer directamente en métodos anárquicos. Será imprescindible establecer un modelo de gobierno, centralizado o no, que rija el propósito de estos espacios de colaboración y vertebre la forma de etiquetar la información asociada.
Para una correcta trazabilidad se deberán habilitar mecanismos de coedición, control de últimas versiones y verificación de cambios. Así como alertas que nos ayuden a la gestión de expedientes y contratos de forma ágil, permitiendo a los abogados manejar a primera vista la información de sus contratos y expedientes y toda la documentación asociada a sus casos.
Abierto a la Innovación interna
La pandemia nos ha obligado a ‘adoptar la tecnología’ casi a la fuerza. Y ha tocado hacerlo de forma rápida y lo más indolora posible. En muchas ocasiones, la brecha digital intergeneracional ha jugado en contra de estas urgencias. Es por eso por lo que abogados jóvenes y seniors deben ser escuchados hoy más que nunca. Los primeros, por llevar incorporada la huella digital, los más longevos, porque sus horas de vuelo convalidan cualquier bloque de unos y ceros.
Por tanto, para sumar en este mundo digital en constante cambio, habilitar canales internos de innovación donde los empleados puedan exponer sus ideas o retos constituye un paso crucial en afianzar su engagement. Estos retos se convertirán en proyectos, iniciativas o formarán parte de un roadmap estratégico para los próximos años. La voz del abogado debe tener eco.
A la medida del abogado
El abogado de los próximos 30 años ha cambiado su forma de comunicarse, ha identificado nuevas prioridades y ha desarrollado hábitos diferentes de trabajo. El Covid nos ha convertido, más si cabe, en seres digitales ávidos de un consumo rápido de la información.
El espacio digital debe ser visual y amigable. Todo debe estar a un click, o lo que más se le parezca. Se potenciarán los hubs o concentradores de apps, contenidos o acciones del día a día. Se acabó perder el tiempo con peticiones a diferentes mails (uno para reservar un billete de avión/tren, otro distinto para pedir un update del portátil…), en diferentes lugares y en diferentes plataformas.
El abogado, además, necesitará que una parte del espacio digital esté personalizado para él, que le ayude a autoevaluarse, genere recomendaciones automáticas de contenidos o le incite a formarse con paths formativos a medida, adecuándose siempre a su horario.
Más accesible y ágil
El journey del abogado ha cambiado. El trabajo remoto forzado por el Covid ha puesto en marcha hábitos que vienen para quedarse. El work anytime anywhere, la facilidad para trabajar desde cualquier lugar desde cualquier dispositivo es capital en tiempos donde el puesto de trabajo (físico, esta vez) ha adquirido un matiz itinerante.
En esta línea, disponer de herramientas que fácilmente nos permitan reservas salas, plazas de parking, espacios de trabajo o gestión de visitas asegurando el cumplimiento de los nuevos protocolos de seguridad, higiene y distanciamiento social se ha convertido en el día a día del sector.
Solucionar la ‘reunionitis’
Los abogados dedican más del 45% del tiempo a reuniones, con duración media de 1,5h. Y lo peor, el 65% no tienen ni agenda. Esto se ha agudizado en la pandemia, donde el teletrabajo ha aumentado si cabe la necesidad de ser selectivos y eficaces en las meetings. Tener asistentes que ayuden a preparar la reunión (reserva espacios, generación de agenda asistida y colaborativa, invitación a los participantes), extraer información del ‘durante’ (notas reunión, topics tratados) y marcar los next steps post-reunión (creación acta, gestión cambios en la misma, asignación responsabilidades, aviso tareas pendientes, tracking del trabajo asignado…) va a simplificar la vida del abogado, el seguimiento de las tareas y la obtención de métricas clave para convertir cada sesión en un tiempo 100% provechoso.
La era post-Covid nos hace intuir un horizonte aún desdibujado, pero evidencia trazos más que significativos de los espacios digitales modernos. ¿El paradigma ha cambiado para siempre? Como suele decirse, solo el tiempo dará la razón.
