Aprovechemos el cambio de ciclo para introducir mejoras. Reforcemos lo positivo que tenemos y prestemos atención a lo que significa una debilidad en nuestro trabajo. Según Darwin las especies que sobreviven no son las más fuertes, sino las que tienen más capacidad de adaptación al cambio.
Sigue siendo novedoso hablar de este tema para los despachos. Algunas de las grandes firmas ya lo han implantado con éxito, y, como en otros casos, también los "no tan grandes" tienen oportunidad de aprovecharse de las ventajas de una gestión más profesionalizada a través de esta herramienta.
El Cuadro de Mando en sus inicios surgió de la frenética actividad investigadora, que desarrollaron las empresas de producción, enfocada en conocer con precisión milimétrica de dónde salía cada euro invertido y a qué lo destinaban de forma concreta. El afán por convertir en máxima rentabilidad todas las operaciones motivó el desarrollo de un sistema que permitiera conocer desviaciones presupuestarias por mínimas que fueran. Así surgió la idea del Cuadro de Mando Integral.
Su aplicabilidad hoy llevada al máximo aprovechamiento permite la traducción a términos concretos de la estrategia de la empresa. Términos reales, tangibles y basados en números y cifras. Ése debe ser el fin último si decidimos afrontar la inversión de ordenar la estrategia de una empresa de servicios jurídicos mediante un CMI. Como se puede intuir la tarea no es sencilla. Pero a cambio servirá para hacer una revisión exhaustiva de nuestra idea de futuro y nos orientará en caso de no disponer de un plan predeterminado.
Las perspectivas desde las que se trabaja son 4:
- Financiera
- Producción
- Marketing
- Recursos Humanos.
Cada uno de estos niveles de trabajo deberá estar directamente relacionado con el anterior. Cualquier decisión estratégica que tomemos incidirá en uno u otro aspecto en todas ellas. Pongamos un ejemplo: Si al definir la estrategia de nuestro despacho hemos decidido que queremos crecer mediante la apertura de una oficina en Barcelona, habrá que contar con el gasto que supone (finanzas), con el plan de comunicación que vamos a desarrollar para dar a conocer nuestro desembarco (marketing), con la capacidad de "producción" que necesitamos o, lo que es lo mismo, cuántos abogados llevarán la nueva carga de trabajo, y por último quiénes serán los más adecuados para formar parte del quipo (Recursos Humanos).
En el caso de los despachos, los recursos humanos, el marketing y la producción están íntimamente ligados como se puede observar. Es un elemento específico que habrá que cuidar con especial esmero a la hora de relacionar las perspectivas, ya que hay menos diferenciación entre líneas que en empresas de otros sectores.
Para lograr que sea efectivo, tendremos que definir los indicadores o "medidores". Esto no es más que establecer vías directas de cuantificación de nuestro plan. Para el caso anterior, debemos hacernos la pregunta ¿Qué coste va a suponer el incorporar a los nuevos letrados? Estableceremos el cálculo y comprobaremos en la cuenta de resultados si ha resultado exacto o ha habido desviaciones. Otra pregunta interesante es ¿Se ha conseguido comunicar a nuestros clientes de la matriz la nueva apertura? ¿A todos los que hemos definido como target? ¿Cuántos han reaccionado?
Los aspectos a medir pueden ser casi ilimitados, pero no debemos dejar a un lado la idea de que estos indicadores han de ser una ayuda, no pueden convertirse en un problema por ser demasiados en cantidad o porque aporten una información que no tenga una utilidad real. Es necesario establecer unas prioridades a la hora de elegir lo que necesitamos y queremos saber. Un número superior a 15 es excesivo. Por debajo de 7 posiblemente estemos perdiendo información valiosa. El valor real del CMI será mayor cuanto más afinemos a la hora de transcribir los objetivos estratégicos y cuanto menores sean las desviaciones que obtengamos a la hora de ejecutarlos.
En resumen, se trata de una poderosa herramienta si se sabe utilizar, que aporta una información excelente para marcar una ruta, y lo que es mejor, tener una alarma que salte cuando nos hemos desviado del camino.
