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30/09/2023. 07:27:46

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Las ventajas de medir el trabajo

¿Cómo sabes qué debes mejorar si no lo mides?

El nivel de autoexigencia nos lleva a querer ser mejores cada día y eso está bien, pero detengámonos un momento, ¿te has parado a pensar en qué deberías o podrías ser mejor?

La única manera de saberlo es midiendo y estableciendo objetivos claros y alcanzables. Además, si medimos lo que hacemos, probablemente ahorremos tiempo y tomemos buenas decisiones.

Debido quizás a mi vocación y formación ésta es una de mis citas de cabecera: “Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre”. Lord William Thomson Kelvin

Medir implica analizar

Hasta aquí parece fácil el planteamiento, pero ¿qué debes medir?

En general, las tareas que ocupan a diario la mayor parte de tu tiempo. De este modo, podrás saber si dedicas demasiadas horas a la semana a labores intrascendentes y qué dedicación necesitan las que son fundamentales. En vez de cuestionarte por dónde se te escapa tu valioso tiempo, plantéate medirlo.

Con ello vas a conseguir reforzar los casos que necesitan más atención, y dedicar menos esfuerzo a las tareas “sumidero” que te aportan poco. Así, el crecimiento personal es posible y la optimización de tu rendimiento, también.

Hacer números es sin duda la mejor manera de salir de dudas si quieres saber si algo compensa o no. Después, podrás asignar más o menos valor a esas cifras, pero teniendo por seguro que no dejan de ser datos objetivos que te ayudan a entender mejor cómo trabajar y en qué debes mejorar.  

Si trabajas con más profesionales o asignas tareas por equipo, es muy interesante saber qué tiempo dedica cada uno a qué tareas y con una rápida visualización gráfica, obtener información útil. Por ejemplo, sobre qué labores se terminan antes y con menos incidencias. En cuanto a organización interna, esto supone una ventaja, la lectura de los datos te va a ayudar a organizar y planificar mejor el trabajo en tu despacho. Piensa, por ejemplo, en la coordinación de turnos, bajas o periodos vacacionales, con una herramienta de medición puedes obtener la información que necesitas para administrar toda la actividad de tu bufete para que afecte lo menos posible a la producción.

Aunque también, si mides teniendo en cuenta cómo se realizan ciertas tareas, saldrá a la palestra la conveniencia de usar unos u otros programas y de cómo están implementados en tu empresa. Números, necesitas números. 

¿Cómo puedes obtener esos números?

Conociendo ya un poquito mi trayectoria profesional sabrás que voy a recomendarte utilizar herramientas informáticas. Pues sí, además de la operatividad de las aplicaciones que están a disposición de todos, suponen una ventaja bastante significativa frente a la competencia. Con un buen uso de estas vamos a obtener tener datos fehacientes del coste promedio de una tarea, caso o proyecto. Y no sólo eso, veamos algunas ventajas más:

  • Conocer el tiempo real dedicado a cada tarea para tomar decisiones sobre responsabilidades y posibilidad de delegar algunas.
  • Utilizar los datos en hojas de cálculo que puedes exportar con facilidad.
  • Obtener porcentajes de dedicación a los casos en curso.
  • Saber si las personas asignadas para ejecutar cada labor es el despacho son las idóneas para aprovechar la cualificación de cada y destrea en una u otra tarea para asignarlas con más acierto.
  • Planificar mejor y ahorrar tiempo. Por ejemplo, prever calendarios de trabajo con el equipo, ajustar el sistema de citas y reuniones…
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Y si no te parecen suficientes, añade que seguramente que puedas evitar problemas y preocupaciones de tu equipo y de tus clientes.

En cuanto a las herramientas digitales para medir existen muchas en el mercado de la tecnología, la elección de alguna de ellas estriba en dos aspectos: su interfaz y facilidad de uso por un lado, y por otro, las prestaciones y funcionalidades que incluya. Algunas de ellas muy populares son totalmente gratuitas, y disponen de versión web pero también de propias apps tanto para iOS como para Android. Imagina qué cómodo puede ser acceder a tu software de medición desde tu móvil, porque al tratarse de herramientas actuales, la mayoría utilizan la nube para que tengas toda la información disponible donde la necesites.

Para medir, puedes encontrar herramientas digitales muy versátiles que presentan capacidad de adaptación a las necesidades particulares de una oficina. La función principal en todas estas es la propia medición del tiempo por tareas y proyectos (casos), aunque como decíamos, también pueden integrar multitud de utilidades para generar informes, elaborar calendarios, controlar los gastos e incluso, seguimiento del proceso de facturación.

Una última recomendación, antes de ponerte a medir valora cómo te gustaría optimizar tu tiempo y clasifica tus tareas. ¿Estarías dispuesto a delegar algunas y a jerarquizar responsabilidades?

Cuando obtengas mediciones objetivas de la productividad, tendrás que tomar decisiones y establecer, quizás, nuevos protocolos para evitar cuellos de botella o parones que merman la productividad.

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