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09/08/2022. 07:14:41

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Los despachos de abogados, gestionan «proyectos»: dirección de proyectos y multiproyectos en los despachos de abogados

Consultor de Pérez + Partners Consultants

En un despacho de abogados, como en cualquier firma de servicios profesionales, aunque no seamos conscientes de ello, se están «gestionando proyectos» y las responsabilidades de un socio, o encargado de un asunto, son las mismas que las de un project manager (director de proyectos).

Dos abogados en un despacho

En un despacho de abogados se gestionan proyectos, evidentemente lo normal es que sean proyectos pequeños, pero no por ello las técnicas, elementos y necesidades son distintas.
La técnica de project manager está muy extendida en otros ámbitos y sectores, y solo desde hace unos pocos años se está implantando en los servicios jurídicos. Si bien la introducción y asunción de esta herramienta y técnicas está siendo vertiginosa en multitud de despachos internacionales, sean grandes, hipergrandes o pequeños.
Un proyecto es un comportamiento temporal llevado a cabo para crear un producto o prestar un servicio único.
Temporal significa que cada proyecto tiene un principio y fin definitivo.
Único significa que el producto o servicio es diferente, de alguna forma, a todos los productos o servicios restantes.
Los proyectos pueden ser muy diferentes, pueden comprender a toda la empresa o solo a una persona, requerir unas horas o cientos de horas, necesitar recursos externos y colaboradores o no, ser proyectos internos o externos, etc.
Como expresa el PMBOK, gestionar un proyecto es «la aplicación del conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para conseguir o exceder las necesidades de los responsables y expectativas del proyecto»
Esto es, lograr que el proyecto salga adelante y se acabe en plazo y a satisfacción.
Y es en ese papel de gestor de proyectos donde ha de encuadrarse la figura del encargado de un despacho de abogados, de que las «cosas» salgan, en plazo, a satisfacción del cliente y con rentabilidad para la firma.
Gestionar un proyecto implica gestionar o encargarse de forma completa o integral de los siguientes elementos: de su alcance (objeto, definición del encargo, y descomponer las tareas, WBS), del tiempo, de los costes, de las personas involucradas, de la comunicación a los interesados, del control de los riesgos y de la obtención de los recursos necesarios para su correcta elaboración (suele introducirse también como elemento la «calidad», si bien lo considero desfasado y no aplicable a servicios profesionales).
Todos los elementos anteriores son fácilmente extrapolables a un despacho de abogados, entendiendo cada expediente, o asunto encargado como un «proyecto». Aunque pueda parecer gravoso o tedioso, será necesario al inicio de cada encargo su tratamiento como proyecto completo, y durante su ejecución deberá controlarse. Con una buena gestión del proyecto, obtendremos mayor rentabilidad, menores problemas y control de posibles riesgos, invertiremos solo el tiempo necesario, las relaciones con los clientes se favorecerán, lo cual nos evitará roces, sobre todo al definir claramente el alcance, el objeto del encargo, aliviará la comunicación, producirá fluidez y facilitará el cobro.
Solo por la previsión del tiempo que nos llevará un asunto, así como la correcta descomposición de las fases y partes de un asunto, y su correcta asignación a cada miembro del despacho, la rentabilidad de ese asunto debería aumentar, y será muy fácil reducir el coste interno de cada expediente. Si esto lo conseguimos en todos y cada uno de los expedientes, reducir al menos un 5-10% del tiempo, por una mejor gestión, definición del alcance y asignación, el impacto en beneficio, o en rate será enorme.
No obstante, la cuestión se complica, pues en los despachos de abogados, debido a que los proyectos son muchos, variados y de pequeña envergadura, hay que mantener varios gestiones simultáneas. El abogado con esta responsabilidad actúa como un jefe de circo de un circo con varias pistas, o incluso como un «malabarista».
Han de aplicarse, pues, técnicas de gestión de multiproyectos, que consiste en la gestión simultánea de múltiples proyectos de pequeño tamaño o entidad. Cada uno de los miniproyectos es un proyecto en sí, con los elementos y necesidades que hemos estudiado anteriormente: 7 elementos; pero deben ser gestionados de forma simultánea, con miembros de equipos cruzados, con clientes muy distintos, con tamaños y duración distintos, y sobre todo con una aleatoriedad de la necesidad de producción extraordinaria, y con hitos o vencimientos superpuestos. Normalmente se gestionan de forma muy intuitiva o a impulso de «vencimiento».
Las claves para la gestión de multiproyectos son dos: la gestión de proyectos, como tal, y la gestión de tareas en el tiempo. (Simultánea que no multitarea, concepto mal entendido.)
La gestión de proyectos en un despacho requerirá un cambio cultural y de comportamiento. Hasta ahora la mayoría de la profesión realizaba sus tareas de forma muy intuitiva y poco estructurada, pero esto servía en los tiempos del «todo vale», y quizás hoy el entorno, también haya cambiado para esto. Es necesario aportar valor al cliente, y no generar problemas en la gestión. Hoy en día se espera de los abogados no solo que resuelvan el asunto encargado, sino que lo hagan con el menor coste para el cliente posible (incluido el de los honorarios), y esto solo se consigue implantando en el despacho una cultura acorde a la «gestión de proyectos».
Cada despacho, cada abogado, deberá escoger la forma, o manera en la que más cómodo se encuentre, o mejor le resulte (habrá firmas que incluso crearán la figura del project manager, e incluso la del «program manager»). No hay una única respuesta correcta. Cada despacho deberá buscar cuál es la mejor forma de implantar un sistema de gestión de proyectos adecuado a su tamaño, a su cultura, a sus experiencias. Lo que sí parece ser correcto es que «no hacer nada» no es una buena opción. Quedarse quieto no parece lo más correcto cuando otros despachos ya están aportando un nuevo valor a sus clientes (y a los tuyos…).
Las obligaciones, de un Encargado, Responsable o Jefe de un Despacho de Abogados (Project Manager) son las siguientes:

 

 

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