En general, dar consejos -y sobre todo recibirlos- es enojoso, así que le pedimos que se tome esto como una música de fondo a la que puede prestar atención o no: hemos leído de nuevo a Ilya Pozin, fundador de Ciplex, una empresa de imagen, diseño y marketing on line, y una vez más creemos que dice cosas que, expuestas una tras otra, pueden encender alguna luz en nuestros lectores abogados al ser una profesión come tiempo como pocas.
Cerrar objetivos cortos, y trabajar mentalmente de atrás hacia delante: pensar a largo plazo de un modo estable crea, en la práctica, una ineficiencia estructural. Esto para la abogacía puede ser poco aplicable, pero piense ¿cuántas veces le ha pillado el toro de los plazos?, ¿cuántas veces ha llegado el cliente pesado y ha tenido que afrontar la reunión desprevenido, de modo que le ha machacado una mañana? A estas cosas nos referimos.
Dejar de hacer varias cosas a la vez, y tomárselo en serio. Saltar de una tarea a otra de golpe no funciona. De hecho, el cambio de tareas de más de 10 veces en un día consigue que sea la cabeza la que da tumbos. Cuando uno trabaja de ese modo, el coeficiente intelectual se reduce en cinco puntos. Al realizar múltiples tareas, la calidad de los resultados se reducen considerablemente. Para ello tenemos que apoyarnos fuertemente en una persona fundamental en el despacho: la secretaria.
Exagere eliminando distracciones: cierre la puerta, ponga un cartel, apague el teléfono, no mire el correo y ponga bajo llave el smartphone. En definitiva, vaya a un lugar tranquilo tanto física como psicológicamente. Estos lugares existen.
Ponga un horario a su correo electrónico. Escoja dos o tres veces durante el día en que va a consultar el correo. Revisar su correo electrónico constantemente durante todo el día crea mucha inquietud y mata la productividad. Iolanda Guiu, socia de Domínguez & Guiu, SL, consultora de marketing y organización para despachos de abogados al respecto dice que el mejor consejo es éste: "programe su gestor de correo para que se descargue dos veces por la mañana y dos por la tarde. Hay una ley no escrita en cuanto al correo: los mensajes deberían contestarse durante las 24 horas siguientes a su recepción. Fíjese: 24 horas, no cinco minutos. ¿Quién impone el ritmo, usted o los demás? Sea severo en este apartado. Dedique dos períodos de 30 minutos al mediodía y por la tarde para responder los mensajes".
Hable por teléfono: el email no se usa para conversaciones, así que no responda más de dos veces a un mail. A la tercera, hable. Si no se creará un embrollo de correos en el que lo más fácil será perder el hilo.
Obedezca a su propia agenda. No permita que otra cosa se meta en su día. La mayoría de la gente va directa a ver lo que le "manda" su correo electrónico y termina loco. Si obedece a su correo pondrá la bandeja a cero, pero al final del día no habrá terminado nada…y prácticamente las cosas que habrá empezado las habrá acometido en un modo no útil. Iolanda Guiu comenta al respecto que "Cuando se quieren abordar distintas tareas al mismo tiempo, la mente se dispersa y ninguna de ellas es realizada correctamente. En cambio, si seguimos un orden comprobaremos que al final de la jornada hemos podido, por lo menos, con lo imprescindible de ella. ¿Qué hacer con los imprevistos? La mayoría pueden esperar. Los realmente urgentes serán atendidos, teniendo en cuenta que alguna tarea se quedará en el tintero y no por ello debemos sentirnos menos eficientes".
Trabaje en intervalos de entre 60 a 90 minutos. La actividad cerebral usa y necesita glucosa más que cualquier otra. Por lo general consume la mayor parte de 60-90 minutos. (Es por eso que se siente tan agotado después de largas reuniones.) Así que tomar un descanso: Levántese, de unos pasos tome un aperitivo. Eso significa que necesita una hora adicional para las pausas, sin incluir el almuerzo. De ese modo, si usted está obligado a sacar ocho horas de trabajo cada día, calcule nueve horas y media o diez.
