Las firmas de abogados han optado por constituir alianzas estratégicas para satisfacer las necesidades de sus clientes, pero muchas veces no son consientes de los peligros que éstas pueden tener a largo plazo. La fuga de información es uno de los inconvenientes que presenta la colaboración entre despachos. El autor discute algunas políticas de Knowledge Management que pueden ayudarnos a evitar posibles desencuentros con nuestros socios.
Para nadie es un secreto que la globalización económica ha desencadenado cambios radicales en la forma de concebir el comercio y los negocios. El mundo es cada día más pequeño y nadie quiere quedarse atrás. La creciente movilidad de las empresas y de los particulares ha impuesto nuevos retos a los despachos de abogados, que se ven empujados a acompañar, allí donde vayan, a sus clientes, so pena de perderlos allende los mares.
Pero algunas veces el reto es demasiado exigente, incluso para las megafirmas. Parte de la solución a esta dinámica expansiva ha venido de la mano de las alianzas, donde los despachos pueden crear redes de colaboración globales, gracias a las cuales sus clientes quedan en manos de bufetes conocidos, en los asuntos donde por cualquier motivo su asesor de origen no puede acompañarlos.
Este tipo de estrategias han demostrado ser una excelente alternativa para clientes y despachos, pero no están exentas de riesgos. Uno de ellos consiste en determinar los criterios de manejo de la información con nuestros aliados. Las políticas de Knowledge Management (KM) son un elemento crítico en estos casos, ya que evitan serios malentendidos en el futuro.
Las alianzas requieren un cierto nivel de confianza empresarial, que se plasma en el intercambio de información. De nada nos sirve un socio si somos incapaces de confiar en él, o viceversa. Pero esto no debe llevaros al otro extremo, es decir, a abrir de par en par nuestro Know How. La clave está en llegar a encontrar un balance óptimo entre riesgo y eficiencia, que permita a nuestros socios acceder al conocimiento necesario para satisfacer a nuestros clientes, sin dar pie a futuras intromisiones en nuestro mercado.
El primer paso para encontrar este equilibrio es analizar las necesidades del cliente, de manera que se facilite al otro despacho la labor de servir bien a una de nuestras cuentas. Nuestro KM es una especie de gran archivador, el cual dispone de muchos cajones donde organizar nuestro Know How. La tarea prioritaria es establecer cuáles de ellos deben dejarse sin llave y cuáles no. Como es obvio, nuestras políticas de KM ya deben haber generado criterios de selección, codificación y almacenaje previos, que permitan armar este "archivador". Un bufete que no cuente con una base de datos consistente, corre un inmenso riesgo a la hora de aliarse, ya que es incapaz de controlar el flujo de información sensible que deja escapar.
Una vez fijado lo que el despacho está dispuesto a compartir, se deben poner en marcha controles para supervisar la transferencia de conocimiento.
El tema, hasta ahora, sólo lo hemos analizado desde una perspectiva sistémica, pero dista mucho de ser tan simple: hemos de tener en cuenta criterios de protección del conocimiento con respecto a las personas que ponen en marcha los canales de intercambio.
En primer lugar, los socios reunidos deben tener claras las capacidades esenciales del despacho. Es importante discernir qué tipo de información es transferible y, sobre todo, cuál es vital e intransferible. Si quienes están a la cabeza de la organización desconocen la respuesta a esta disyuntiva, lo mejor es detener el proceso.
Determinado lo compartible, se deben aprobar recursos para proteger el conocimiento y preparar a los empleados que tengan relación con el proceso de intercambio de datos a cualquier nivel. Dado que los socios deben dedicarse a otras áreas del negocio, es conveniente nombrar gestores de información: profesionales encargados por entero a las labores de cooperación con los despachos miembros de la alianza.
Estas personas deben supervisar, no sólo el conocimiento que se pone a disposición de los socios, sino también a los empleados que ejecutan ese trabajo, con el fin de que todo su equipo esté motivado y entrenado. Otra de sus funciones consiste en resolver los problemas derivados de la interpretación de las directivas establecidas.
El Know How es el patrimonio más importante de un despacho. Por tanto, el departamento de recursos humanos debe capacitar a todo el personal en el uso y protección de datos vitales. La implantación de procesos de intercambio estandarizados facilita la salvaguarda. Por ejemplo, algunas empresas exigen a su personal la redacción de informes sobre cualquier contacto que hayan mantenido con otros miembros de la alianza, en caso de considerar que existe inconsistencia en la información solicitada.
En el plano contractual, hay muchas herramientas que pueden ser utilizadas para salvaguardar el Know How. En el nivel de RRHH es viable la creación de contratos de confidencialidad, con cláusulas que penalicen, también, la entrada de uno de nuestros profesionales a una de las firmas asociadas. Los bufetes, usualmente firman contratos que previenen, por ejemplo, injerencias de uno de los socios en un mercado determinado.
Otro aspecto que realza la importancia de establecer políticas estrictas de KM, es que los despachos de abogados hagan frente a una barrera que otras industrias no tienen a la hora de defender su Know How: debido al carácter del conocimiento que manejan, la capacidad de patentar procesos es muy reducida, lo que implica que las firmas no puedan usar los mecanismo de protección de la propiedad industrial que en otros ámbitos es tan útil. Evidentemente, existen excepciones a esta regla, pero en términos generales es difícil rastrear -y eventualmente demandar a un infractor- por la información que sale debidamente de un bufete.
Por tanto, la protección de nuestro Know How debe estar presente en cada una de las políticas que emprende el despacho. Esto nos ahorrará futuros problemas y nos permitirá asociarnos con mayor facilidad, favoreciendo a nuestros clientes y garantizando nuestra presencia en un mercado que no perdona la improvisación.
